Garantir a autenticidade do documento, assim como a sua integridade, são consideradas duas das principais regras para a assinatura de documentos que validam diferentes processos empresariais, seja para legitimar acordos financeiros, para autenticar contratações de pessoal ou mesmo para confirmar o recebimento de advertências.
No entanto, não é incomum ter dúvidas a respeito de como utilizar esse recurso, especialmente, no que é permitido legalmente para que ela seja considerada válida em diferentes situações.
Na leitura a seguir, você descobre quais são as principais regras da assinatura para documentos empresariais. Confira!
Quais são as principais regras para assinatura de documentos de empresa?
As determinações de assinatura estão ligadas à validade jurídica dos documentos. Logo, conhecê-las é fundamental para garantir segurança em suas atividades como também melhorar os procedimentos de autenticação.
As principais foram elencadas a seguir!
Só os signatários definidos no papel podem assinar o documento
A assinatura de documentos deve ser realizada por pessoas com poderes legais de representação, seja da empresa – no caso de sócios, diretores ou pessoas com procuração específica conforme estabelecido no contrato social, estatuto ou procuração – ou dos funcionários.
No caso da assinatura manuscrita, a identidade de quem assina é confirmada através do reconhecimento de firma, enquanto as rubricas eletrônicas precisam ser feitas por meio de plataformas validadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas brasileira (ICP-Brasil).
O conteúdo não pode sofrer alterações depois de assinado
Depois que cada parte deixou sua rubrica no papel, ele não pode sofrer nenhuma alteração. A regra é a mesma para as assinaturas eletrônicas, que protegem o documento de qualquer modificação através da criptografia dos dados.
Todas as partes devem estar de acordo com o que consta no papel
Todos os envolvidos devem concordar com o conteúdo do documento no momento da rubrica, por isso é importante que todos tenham acesso previamente às informações contidas.
Alguns documentos precisam de reconhecimento de firma
Alguns tipos de contratos e procurações precisam ser autenticados em cartório, exigindo reconhecimento de firma para ter validade jurídica. Isso porque a rubrica manual é a principal forma de autenticação de documentos físicos e, nesse processo, a autenticação ocorre pela comparação entre a rubrica no documento e a registrada previamente em cartório.
E por falar em validade jurídica…
A assinatura eletrônica tem validade jurídica?
Sim, a assinatura eletrônica tem validade jurídica e, inclusive, é assegurada por lei nos textos da Medida Provisória 2.200-2/2001 e na Lei da Assinatura Eletrônica (nº 14.063/2020), que determinam a instituição da Infraestrutura de Chaves Públicas brasileira (ICP-Brasil) e as regras para uso da rubrica digital, garantindo que ela tenha o mesmo valor de uma manual.
E, embora apenas a confirmação manuscrita com reconhecimento de firma pudesse ser considerada para empresas antigamente, o surgimento de leis, como as citadas acima, facilitaram a rotina de gestores no país inteiro, já que a versão eletrônica passou a ser uma possibilidade.
Quais são os tipos de assinaturas que podem ser usadas nas empresas?
Existem dois tipos de assinatura que podem ser usadas nas empresas: a manuscrita e a eletrônica.
Entenda como cada uma funciona a seguir.
Assinatura manuscrita
É o formato tradicional, no qual o signatário escreve o seu nome no documento à mão. Ele é utilizado para documentos físicos, como informes, contratos e até advertências no trabalho, e, como você leu anteriormente, pode precisar de reconhecimento de firma em casos mais sérios, embora não seja necessário ir até o cartório em situações menos formais.
Assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica é um meio que usa um certificado digital – no caso das assinaturas digitais – ou tokens como mecanismo de identificação para autenticar qualquer documento online, e pode ser usada não apenas para contratos financeiros, mas também para a contratação de pessoas, porque simplifica processos e reduz burocracias – e custos! –, permitindo que negócios sejam fechados de forma online.
Não à toa, as melhores plataformas para profissionais de RH do mercado disponibilizam recursos como a assinatura eletrônica de holerites, contratos e folhas de ponto.
E as regras para assinatura eletrônica de documentos não diferem muito daquelas para as rubricas tradicionais: há apenas a exigência de que as plataformas usadas armazenem os arquivos assinados em nuvem para futura auditoria e respeitem a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) – além da MP 2.200-2/2001 e da Lei da Assinatura Eletrônica.
No fim das contas, ter em mente esses detalhes é crucial para proteger sua empresa de possíveis ações trabalhistas e também para manter a conformidade com a legislação, seja para confirmar uma contratação ou para distribuir holerites.
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