Como fazer admissão de funcionários na carteira digital?

Para fazer a admissão dos seus funcionários com carteira digital, basta estar registrado no eSocial e ter em mãos o Cadastro de Pessoa Física (CPF) de cada um dos colaboradores da empresa.

Embora o processo seja simples, cumprindo com o objetivo proposto, se essa for a sua primeira vez admitindo seus novos contratados através da carteira digital, será necessário aprender como preencher as informações requisitadas e como orientar seus colaboradores neste período de transição.

Afinal de contas, desde fevereiro de 2020 a carteira de trabalho impressa parou de ser emitida, sendo substituída, exclusivamente, pela carteira de trabalho digital.

A mudança foi uma iniciativa do Ministério da Economia e busca desburocratizar o serviço público. Assim, tanto empregado quanto empregador deverão se adaptar à nova maneira de admitir, registrar, alimentar e consultar as informações da carteira de trabalho, agora digital e disponível via web e app.

Como fazer admissão com carteira digital?

O primeiro passo para admitir seus funcionários em carteira digital é realizar o cadastro no eSocial, migrando assim, da carteira de trabalho física para a digital. Lembrando que o prazo para essa mudança já passou, sendo necessário pagar uma multa para regularizar a situação, ok?

O eSocial é o nome fantasia para “Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas”, o sistema foi criado com a intenção de facilitar o envio das informações de cada um dos empregados brasileiros ao governo.

Depois do cadastro realizado, será necessário reunir o CPF de cada um dos funcionários, tanto dos novos contratados quanto dos colaboradores que entraram na empresa antes do momento da migração da carteira de trabalho digital.

Como registrar funcionário com carteira digital?

Depois do cadastro no eSocial feito e o número do CPF de cada um dos novos funcionários em mãos, basta inseri-los na plataforma em até cinco dias úteis contados a partir da admissão do profissional.

Os outros funcionários da empresa deverão ser registrados na plataforma conforme a disponibilidade da equipe encarregada — geralmente, o setor de Recursos Humanos.

No entanto, lembre-se de fazer dessa transição uma prioridade, pois quanto mais cedo sua empresa estiver de acordo com as novas regulamentações trabalhistas, melhor.

A partir desse registro, todas as informações que dizem respeito à carteira de trabalho do funcionário devem ser registradas eletronicamente. Tendo isso como premissa, eventos como alteração salarial, férias e desligamento devem ser sinalizadas através do eSocial.

Além disso, o prazo para preenchimento dessas informações pelo empregador é até o dia 15 do mês subsequente ao da ocorrência da maioria dos eventos trabalhistas. A exceção acontece quando o funcionário é desligado. Nesse caso, em até 10 dias o ocorrido deve ser sinalizado no site.

Outros prazos importantes, instituídos pela Portaria nº 1.195/2019, que regulamentariza o registro de empregados e anotações na CTPS digital, são:

• Até o dia anterior ao início das atividades do trabalhador, será necessário anotar na CTPS digital o número no Cadastro de Pessoa Física – CPF; data de nascimento; data de admissão; matrícula do empregado; categoria do trabalhador; natureza da atividade (urbano/rural); código da Classificação Brasileira de Ocupações – CBO; valor do salário contratual; e tipo de contrato de trabalho em relação ao seu prazo, com a indicação do término quando se tratar de contrato por prazo determinado.
• Até o dia 15 do mês seguinte ao mês em que o empregado foi admitido, será preciso informar nome completo, sexo, grau de instrução, endereço e nacionalidade; descrição do cargo e/ou função; descrição do salário variável, quando for o caso; nome e dados cadastrais dos dependentes; horário de trabalho ou informação de enquadramento no art. 62 da CLT; local de trabalho e identificação do estabelecimento/empresa onde ocorre a prestação de serviço; informação de empregado com deficiência ou reabilitado, devidamente constatado em exame médico, assim como se está sendo computado na cota de pessoa com deficiência; indicação do empregador para o qual a contratação de aprendiz por entidade sem fins lucrativos está sendo computada no cumprimento da respectiva cota identificação do alvará judicial em caso de contratação de trabalhadores com idade inferior à legalmente permitida; data de opção do empregado pelo Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS, nos casos de admissão anterior a 1º de outubro de 2015 para empregados domésticos ou anterior a 5 de outubro de 1988 para os demais empregados; e informação relativa a registro sob ação fiscal ou por força de decisão judicial, quando for o caso.
• Até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência, será necessário informar, quando houver, alterações cadastrais e contratuais; gozo de férias; afastamento por acidente ou doença relacionada ao trabalho, com duração não superior a 15 dias; afastamentos temporários; dados de desligamento cujo motivo não gera direito ao saque do FGTS; informações relativas ao monitoramento da saúde do trabalhador; informações relativas às condições ambientais de trabalho; transferência de empregados entre empresas do mesmo grupo econômico, consórcio, ou por motivo de sucessão, fusão, incorporação ou cisão de empresas; e reintegração ao emprego.
• Informar no 16º dia do afastamento, por acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com duração superior a 15 dias; e por acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com qualquer duração, que ocorrerem dentro do prazo de 60 dias pela mesma doença e tiverem em sua totalidade duração superior a 15 dias.
• Informar de imediato o acidente de trabalho ou doença profissional que resulte morte; e afastamento por acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com qualquer duração, quando ocorrer dentro do prazo de 60 dias do retorno de afastamento anterior pela mesma doença, que tenha gerado recebimento de auxílio-doença.
• Até o primeiro dia útil seguinte ao da sua ocorrência, informar o acidente de trabalho que não resulte em morte, ou doença profissional.
• Até o 10º dia seguinte ao da sua ocorrência, apontar os dados de desligamento cujo motivo gera direito a saque do FGTS.

Como preencher os campos da CTPS digital?

• Número da carteira de trabalho: insira os sete primeiros dígitos do CPF do colaborador.
• Série da carteira de trabalho: informe os quatro últimos dígitos do CPF do trabalhador.
• UF da carteira de trabalho: insira a Unidade de Federação do colaborador ou da empresa.
• No campo “Data de Emissão” da CTPS utilize a data do dia do atendimento.
• Se os funcionários possuírem a CTPS física, os campos acima deverão ser preenchidos com os dados da Carteira física do trabalhador.

Como orientar os colaboradores nesse período de transição?

Embora o registro seja feito pelo sistema eSocial, o acesso dos empregados é feito por meio de um site ou aplicativo disponibilizado pelo Ministério da Economia.

É através dele que o seu colaborador terá acesso a todas as informações relacionadas à sua carteira de trabalho, direitos trabalhistas e previdenciários.

Caso o trabalhador já possua cadastro no sistema acesso.gov.br, ele poderá acessar o site utilizando os mesmos dados de login e senha. Caso contrário, ele deverá criar seu cadastro na própria página do Ministério da Economia, como mencionamos acima.

O seu acesso é fácil e rápido, basta que o colaborador:

1. Acesse o site.
2. Aperte em “Quero me cadastrar”.
3. Preencha o formulário com seus dados pessoais.
4. Clique em “não sou um robô”, “aceito os termos e condições” e “continuar”, respectivamente.
5. Acesse a carteira de trabalho digital e confira os registros do seu emprego atual e de todos os contratos da sua vida laboral.

Pronto: agora você já sabe como registrar funcionários com carteira digital e instruí-los a acessá-la através de seu computador ou celular!

Ah, lembre-se, caso você tenha qualquer dúvida entre em contato com a nossa equipe Coalize. Teremos prazer em resolvê-la, ok?