Para poder fazer uma boa administração de empresa, o empreendedor precisa entender como funciona o cálculo folha de pagamento. Afinal, em algum momento será necessário fazer a contratação de funcionário para ajudar a empresa a crescer cada vez mais. E é bastante importante aprender a fazer esse cálculo o quanto antes possível já que ele é uma despesa fixa.
Tem algumas coisas que você precisa saber para aprender como calcular folha de pagamento, como, por exemplo, quais são os vencimentos (os elementos que somam a remuneração bruta), como funciona o FGTS, como calcular o imposto de renda na fonte e quais os benefícios concedidos aos empregados que impactam na folha de pagamento.
Conhecida por holerite ou contracheque, a folha de pagamento também se trata de um documento obrigatório por lei. Além de ser importante para a empresa, o trabalhador também precisa dessa documentação para garantir a aposentadoria, financiamentos e consórcios.
Por conta disso, o ideal é que o cálculo folha de pagamento seja feito por um especialista de RH na área de legislação trabalhista - dessa maneira, a chance de haver erros na folha são minimizados. Apesar disso, você pode aprender a fazer você mesmo, confira a seguir como calcular folha de pagamento passo a passo.
Controle de ponto
O ponto faz o controle dos horários do trabalhador, ou seja, a hora que chega na empresa, a hora que sai pro almoço, quando volta para o próximo turno, a hora que vai embora e as horas extras. Todas essas informações são importantes para fazer o cálculo correto do salário de cada funcionário.
Salário (bruto e líquido)
O cálculo do salário é feito de acordo com as horas trabalhadas, por isso ressaltamos no tópico anterior que fazer o controle do ponto de cada funcionário é tão importante. Então, qual a diferença entre salário bruto e líquido? O bruto é considerado o valor do salário líquido sem descontos.
Dessa maneira, o salário líquido é o valor total que o trabalhador recebe. Para tornar o salário horista em mensalista, basta multiplicar o valor do horário por 220.
INSS
O INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) é uma contribuição previdenciária obrigatória que equivale ao pagamento de aposentadorias e auxílios (doença, maternidade e acidentes, por exemplo).
Os valores variam entre 7,5% e 14%, de acordo com o salário bruto de cada trabalhador. Dessa maneira, alguém que recebe até R$ 1.212,00 por mês terá 7,5% descontado para o INSS; quem recebe entre R$ 1.212,01 e R$ 2.427,35 terá 9% de desconto; entre R$ 2.427,36 e R$ 3.641,03 o desconto será de 12%. Acima deste valor, o desconto terá o valor de R$ 642,34.
NOVA TABELA DE ALÍQUOTA DO INSS - ATUALIZADA 2022
Foi publicado no Diário Oficial da União, em 17/01/2022, a portaria MTP/ME Nº 12 que reajusta os benefícios pagos pelo INSS bem como a tabela dos salários de contribuição para o presente ano.
| Salário de Contribuição (R$) | Alíquota para fins de recolhimento |
| Até 1.212,00 | 7,5% |
| De R$ 1.212,01 até R$ 2.427,35 | 9% |
| De R$ 2.427,36 até R$ 3.641,03 | 12% |
| De 3.641,04 até R$ 7.087,22 | 14% |
FGTS
O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço é um programa criado pelo governo para dar ao trabalhador uma garantia do tempo de serviço prestado dentro da empresa. O cálculo é de 8% em cima do valor total dos vencimentos do empregado, ou seja, se o funcionário recebe R$ 3.000 terá R$ 240 a recolher.
Além disso, esse é um valor não descontado em folha, ou seja, o empregador faz o depósito direto em conta específica do empregado.
IRRF
Se você quer saber como calcular IRRF na folha de pagamento, então a principal coisa que você precisa saber é que a base de cálculo do Imposto de Renda retido na fonte é a mesma do INSS, mas aqui não há desconto da contribuição previdenciária. Assim como também não há descontos para os dependentes do trabalhador, ou seja, R$ 159,59 por pessoa dependente.
Salários de até R$ 1.903,98 não há dedução do IR; entre R$ 1.903,99 até R$ 2.826,65 a dedução do Imposto de Renda é de R$ 142,80; entre R$ 2.826,66 até R$ 3.751,05 a dedução do Imposto de Renda é de R$ 354,80; entre R$ 3.751,06 e R$ 4.664,68 o Imposto de Renda terá dedução de R$ 636,13 e acima de R$ 4.664,68 a dedução será de R$ 869,36, conforme a tabela abaixo.
Hora extra
Visto que a jornada de trabalho pode variar entre 120 e 220 horas mensais, sendo de 4 a 8 horas diárias, o cálculo das horas extras será feito de acordo com a jornada específica de cada trabalhador.
Por exemplo, se o funcionário trabalha 4 horas diárias, então o valor será feito em cima de cada hora além disso. O adicional fica entre 50 e 90% de segunda a sábado e de 100% em domingos e feriados.
Descanso semanal remunerado
De acordo com a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), domingos e feriados são considerados dias de descanso, mas ainda assim devem ser remunerados. O valor para esses dias irá variar de acordo com cada mês, já que alguns tem mais feriados, outros menos.
Assim, para fazer o cálculo folha de pagamento do descanso semanal remunerado, você precisa começar contando o número de domingos e feriados no mês. Após isso, subtrair esse número de 30, dividir pelo resultado e multiplicar por 100. Na prática, se um mês tem 4 domingos e 1 feriado:
- 30 - 5 = 25
- 5 : 25 = 0.2
- 0.2 x 100 = 20%
Adicional noturno
O horário noturno de trabalho é considerado entre 22h e 5h, se o trabalhador faz expediente dentro dessas horas, então ele deve receber um adicional noturno de 20% por cada hora feita dentro desse determinado período. Se o indivíduo recebe R$ 15 por hora trabalhada, então o valor do adicional noturno será de R$ 3 para cada hora trabalhada após as 22h.
Benefícios
Há muitos benefícios para o empregado que podem ser descontados em folha, mas vamos mencionar aqui apenas os dois principais, mais utilizados: o vale-transporte e o vale-alimentação. Para o primeiro, o empregador tem o direito de descontar até 6% do salário bruto do trabalhador, independentemente do valor total gasto com transporte.
Basta que o funcionário declare o valor que irá ser gasto no momento da contratação. Já o vale-alimentação pode ser descontado até 20% do salário bruto.
Vale lembrar que o vale-transporte é um benefício obrigatório enquanto que o vale-alimentação é fornecido de acordo com a vontade da empresa.
Faltas e atrasos
Se o empregado não apresentar justificativas para suas faltas e atrasos, a empresa pode descontar do salário. Em relação às faltas, o cálculo deve considerar também o valor do descanso semanal remunerado.
Por exemplo, se o valor do descanso é de R$ 400 no mês e o valor do total de faltas foi de R$ 200, então o desconto no salário será de R$ 600 no total.
O cálculo dos atrasos será feito de acordo com o tempo de cada atraso - mais uma vez mostrando a importância de ter um sistema de ponto para controlar os horários de cada funcionário. Para saber quanto descontar, faça o somatório de todos os atrasos no mês e o proporcional equivalente ao valor pago por hora.
Por exemplo, se a hora vale R$ 15 e o trabalhador teve um total de 45 minutos de atrasos, então será descontado um total de R$ 11,25.
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