O PDCA é um ciclo de melhoria contínua baseado em quatro pilares: plan, do, check e act ou, no bom e velho português, planejar, fazer, checar e agir, basicamente um processo cíclico e sem fim, sempre em aperfeiçoamento.
Ele pode ser utilizado por qualquer empresa, seja para resolver um problema pontual (uma reclamação específica de um cliente, por exemplo) ou para manter seus processos, produtos e serviços “redondinhos”.
Continue a leitura para conseguir colocar a metodologia PDCA em prática aí na sua empresa e nunca mais parar de refinar o que você entrega aos seus clientes!
O que é o ciclo PDCA?
O ciclo PDCA (plan, do, check and act) é um método centenário utilizado para resolver a causa de um problema ou aprimorar um processo, logo, não é uma ferramenta estática, pelo contrário, o processo é algo contínuo e que traz resultados diferentes ou complementares a cada uso.
Isso porque ele age no núcleo do problema ou da oportunidade, fazendo com que não seja um método que trata ou ameniza consequências, mas a causa do erro, do equívoco, da avaliação negativa e das vendas baixas, por exemplo.
Só que nada impede que o PDCA seja usado para tirar do papel ideias novas, aliás, ele é até indicado para essas situações, já que há mais chances de sucesso logo de cara.
E como o método PDCA pode otimizar a gestão empresarial?
O método PDCA otimiza a gestão empresarial à medida que busca uma melhoria contínua dos processos, produtos e serviços da sua empresa, proporcionando eficiência e flexibilidade operacional ao negócio.
Por estar embasada em um processo consolidado, repleto de dados e verificação de etapas, a gestão empresarial que trabalha nesse modelo é mais estruturada, estratégica e adaptável às necessidades do mercado e, por isso, mais eficiente e lucrativa.
PDCA, SDCA e CAPDo: qual a diferença?
PDCA, SDCA e CAPDo são três métodos de melhoria contínua, mas são aplicados de maneiras diferentes. Também está perdido(a) nessa sopa de letrinhas? Calma, a explicação está logo abaixo!
- PDCA ou Plan-Do-Check-Act: é um ciclo de melhoria contínua que tem uma ordem sequencial de resolução do problema, passando pelo planejamento, execução, verificação e, mais uma vez, ação.
- SDCA ou Standardize-Do-Check-Act: foca na padronização e manutenção de processos já estabelecidos em uma empresa, garantindo a continuidade da execução de padrões de qualidade e desempenho.
- CAPDo ou Check-Action-Plan-Do: ao contrário do PDCA, o CAPDo inicia com uma análise da situação e parte para ações corretivas imediatas e, depois, passa pelo planejamento e implementação da solução final.
Por mais que o foco de cada uma seja diferente, todas essas metodologias têm um objetivo similar: melhorar a qualidade da sua gestão empresarial!
Quem criou o ciclo PDCA?
O ciclo de melhoria contínua foi desenvolvido na década de 1920 pelo físico, engenheiro e estatístico estadunidense Walter Andrew Shewhart, também conhecido como o pai do controle estatístico de qualidade.
Mas foi só por volta da década de 1950, graças ao professor e teórico de qualidade William Edwards Deming, que o termo se popularizou e começou a ser aplicado em diversas indústrias, principalmente no Japão. É por isso que o PDCA é frequentemente chamado de ciclo Deming, inclusive!
Agora, independentemente do nome, as fases do ciclo são sempre as mesmas.
Quais são as 4 etapas do ciclo PDCA?
O ciclo PDCA é composto por quatro etapas fundamentais: plan, do, check e act, sendo cada uma delas uma evolução da etapa anterior.
- Plan/planejar: identificando, observando e analisando o problema e, aí sim, elaborando um plano de ação para resolvê-lo.
- Do/fazer: executando o plano de ação criado na etapa anterior.
- Check/checar: verificando o que foi executado e resultados obtidos.
- Act/agir: retomando o processo se os resultados esperados não foram obtidos ou padronizando o que deu certo durante a aplicação do método.
Precisa de uma imagem do ciclo PDCA para motivar sua equipe a encarar essa jornada e otimizar sua gestão empresarial? Aí vai!
Imprima a imagem acima junto com as anotações para pôr a mão na massa com as dicas que você confere no próximo tópico.
Como fazer o ciclo PDCA?
Para colher os frutos maduros do método PDCA no seu negócio, você precisa pôr em prática cada uma das etapas do ciclo de melhoria contínua. Primeiro, planejar e fazer e, depois, verificar e agir de acordo com os resultados encontrados durante o processo.
Não é difícil, mas também não é algo que possa ser feito dentro de apenas uma semana, no “susto”. É preciso dispor de tempo, dedicação e até mesmo recursos financeiros, se necessário, sobretudo na primeira etapa.
Acompanhe!
Plan: faça o planejamento
O primeiro pilar da metodologia consiste em planejar o que será feito na etapa seguinte, se debruçando sobre o problema e pensando em um plano de ação para resolvê-lo, mas, antes, você precisa entender a fundo a origem da adversidade.
Justamente por isso é que esta etapa é dividida em quatro passos!
- Identifique o problema: entenda o histórico, leia relatórios, use ferramentas e estratégias de investigação e tenha em mãos dados e gráficos pertinentes ao processo. Descubra o que está acontecendo na empresa e quais os impactos dessa adversidade no negócio.
- Observe o problema: faça uma análise de ponta a ponta, conheça todos os detalhes da situação e elenque suas características específicas, afinal, você terá que mapeá-lo para propôr uma solução que o anule e para ter uma estimativa de quanto vai ser necessário desembolsar para zerar essa demanda.
- Analise o problema: esta é a etapa de investigar a causa, testar hipóteses e encontrar a razão do problema e, assim, propor um prazo para solucioná-lo.
- Crie um plano de ação: causa identificada? Hora de traçar um plano de ação! Descreva todo o processo, defina uma data para cada etapa e não esqueça de endereçar um responsável.
Vale ressaltar que o ciclo PDCA é uma ferramenta para tratar/curar o problema, e não para remediar suas consequências, hein!
Do: execute o plano de ação
Esta é a etapa na qual seu time coloca a mão na massa, executando detalhe por detalhe do plano de ação. Para que tudo saia como planejado, o acompanhamento desse momento é indispensável.
Anotar resultados – os bons e os ruins –, por exemplo, é uma forma de medir a eficiência do plano e gerar insumos para a próxima etapa: a verificação do que foi feito até o momento.
Check: verifique o que foi executado
Este é o momento de colocar “em cheque” tudo o que foi feito até aqui, verificando os resultados do plano de ação, se deu tudo certo, se as expectativas foram superadas ou se vai ser preciso realinhar a rota.
Uma boa ideia é fazer um antes e depois da situação, comparando os processos.
O “check” deve ser feito paralelamente à execução do plano ou logo depois do fim dela. O importante é que essa etapa aconteça e não seja negligenciada. Passe por ela com calma.
Act: recomece o processo ou padronize as boas práticas
A última fase do processo confirma o poder de melhoria contínua do método, afinal de contas, se o objetivo não foi alcançado ou se alguma ponta ficou solta, você precisará voltar à etapa de planejamento e traçar um novo caminho.
Agora, caso tudo tenha saído como o esperado, basta padronizar o que deu certo e evitar que o problema reapareça.
Ou seja, se os resultados da aplicação do ciclo PDCA foram positivos, crie ou revise documentos que descrevam os processos internos de qualidade da organização. O registro é importante para padronizar as boas práticas no ambiente de trabalho e evitar que o problema se repita.
Parte disso inclui comunicar as partes interessadas, divulgar os novos padrões aos responsáveis pelas tarefas envolvidas por meio de one-on-ones e torná-los públicos via e-mails, reuniões ou campanhas.
Dica: leve o tempo necessário em cada etapa, afinal, é melhor demorar mais em uma fase do que ter que repetir o processo inteiro e ter que custeá-lo novamente.
Agora, ficou bem mais fácil aplicar o PDCA na sua empresa, né? Não à toa, a metodologia deveria ser regra em negócios que levam a qualidade e a continuidade de seus serviços a sério. Partiu aplicá-la por aí?
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