O ponto online é uma forma moderna e segura de controlar e gerir a jornada de trabalho de seus colaboradores. Para escolher o melhor sistema do mercado, garanta que a solução funcione de acordo com a lei, mantenha seus dados seguros e seja fácil de usar.
Esse recurso permite o registro da frequência de cada funcionário e sincroniza os dados em tempo real, desde que haja conexão com a internet. Do contrário, a sincronização acontece assim que o dispositivo for conectado à rede.
O modelo online é, inclusive, uma das principais opções que suprem as necessidades de todas as modalidades de trabalho adotadas por uma empresa, em especial os formatos híbrido e remoto de trabalho, que, mesmo sendo executados fora da sede física, precisam manter o controle da jornada em dia.
Em resumo, o registro em tempo real é a cara século XXI: você está pronto(a) para subir mais um degrau na escada de transformação digital da sua empresa? Este artigo explica tudo o que você precisa saber sobre o assunto!
Ponto online: como funciona?
O ponto online funciona da seguinte forma: a empresa contrata um software de controle de ponto eletrônico e cadastra a equipe na plataforma, os funcionários, por sua vez, fazem o download do aplicativo e, por meio de login e senha, biometria ou reconhecimento facial, registram o ponto online enquanto o sistema sincroniza os dados em tempo real.
Fácil, né? É porque o ponto digital nada mais é do que um software que recorre à internet para coletar informações de ponto dos colaboradores da empresa. Para manter a operação segura, o sistema utiliza o recurso do ponto por geolocalização para estabelecer um tipo de cerca virtual, delimitando os lugares de onde o ponto pode ser batido.
Na Coalize, o recurso funciona assim:
- O(a) gestor(a) se encarrega de fazer o primeiro login na plataforma e cadastrar todos os funcionários no sistema.
- Os líderes pedem a todos os colaboradores que acessem o link enviado nos seus próprios celulares. Também dá para disponibilizar o ponto via tablets suspensos na parede e/ou mesa de entrada da sede.
- A região em que os funcionários podem registrar o ponto é delimitada diretamente pelo painel gestor, assim como as jornadas de trabalho e a configuração de carga horária conforme as regras do expediente do time ou de toda a empresa, que devem ser feitas pelo mesmo painel.
- Por fim, cabe à gestão controlar os turnos, horas extras e faltas dos colaboradores em tempo real.
- Na hora de fechar o pagamento, o sistema também automatiza a folha de ponto e o holerite, para que você os distribua para os colaboradores assinarem digitalmente também pela própria plataforma.
Para que tudo isso funcione perfeitamente, basta que o ponto seja coletado e sincronizado. Desse jeito, todos os dados serão armazenados na nuvem e poderão ser acessados quando e de onde você quiser.
E quais são os tipos de ponto online?
No vocabulário juridiquês, o ponto digital online pode ser classificado como Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A) ou Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P). Ambos devem seguir as regulamentações do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), principalmente o que é definido na Portaria 671.
Entenda cada um deles em detalhes.
Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A)
O REP-A funciona por meio de um sistema ou aplicativo instalado em dispositivos móveis, e seu uso só é liberado se aprovado em acordo coletivo ou convenção de trabalho. Com ele, é possível acompanhar a jornada de trabalho, horas extras e a frequência da equipe.
Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P)
O REP-P também é um software de ponto que permite que os colaboradores façam os registros e acompanhem sua jornada de trabalho por meio de um sistema online de forma instantânea, e a sua principal diferença em comparação ao modelo anterior é que o REP-P não necessita de aprovação por acordos ou convenções.
Por outro lado, esse tipo de sistema tem que ter um registro no Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI) para funcionar.
13 vantagens do ponto online para empresa e empregado
O ponto online é democrático e permite que sua empresa controle as horas trabalhadas de todos os funcionários, sem exceção. De casa ou do escritório, a liberdade para bater e acompanhar o ponto do time é um dos pontos mais fortes de contar com essa tecnologia.
Confira, a seguir, mais benefícios do modelo!
- Permite o controle de jornadas híbridas e remotas.
- Proporciona o controle em tempo real de todas as entradas, saídas, intervalos e horas extras da equipe.
- Diminui a ocorrência de erros e rasuras no registro de jornada.
- Protege sua empresa de possíveis fraudes na hora do registro.
- Entrega um controle maior das horas extras (para a empresa e para o funcionário).
- Centraliza as informações relacionadas ao ponto em um só lugar.
- Conta com segurança jurídica, uma vez que marca e emite comprovante de ponto com precisão.
- Reduz custos com a compra e manutenção de equipamentos de ponto.
- Agiliza o registro de ponto no fim do expediente.
- Moderniza e otimiza a gestão do RH.
- Torna a emissão da folha de ponto mais rápida.
- Aumenta a disciplina e assiduidade dos colaboradores.
- Possibilita o upload de atestados médicos no aplicativo de ponto, a fim de justificar faltas em tempo real.
Ok, as vantagens da ferramenta são inegáveis, mas como saber se o software que você está de olho está alinhado com a lei? A resposta vem logo abaixo!
O que diz a lei sobre o ponto online?
A Portaria 671, normativa mais atualizada sobre o assunto, foi publicada em 2021, trazendo clareza sobre a utilização do ponto online e estabelecendo regras para sua implementação. A lei trata também de temas relacionados à Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).
No entanto, o ponto online é regulamentado desde que a Portaria 373 (agora substituída pela 671) foi publicada em 2011! A partir dessa primeira publicação, o uso de softwares para gestão de ponto foi liberado, e o registro de jornada se tornou mais prático e moderno.
Os principais pontos defendidos pela legislação para o formato são os seguintes:
- o REP-A só pode funcionar se aprovado em acordo coletivo ou convenção de trabalho;
- todo ponto online deve ser capaz de emitir comprovante de registro, seja em formato impresso ou eletrônico;
- todos os registros de ponto devem gerar um Arquivo Fonte de Dados (AFD) e um espelho de ponto eletrônico;
- o espelho deve conter identificação do empregador, do empregado, data de emissão e período do relatório, horário e jornada contratual do empregado, marcações efetuadas e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) e duração da jornada realizada; e
- não é permitido nenhum tipo de restrição sobre a marcação de ponto dos colaboradores, assim como a empresa não pode abrir nenhum tipo de permissão para os funcionários alterarem ou deletarem seus registros.
Se você concorda com os pontos delimitados acima, é só seguir para o tópico abaixo e conferir as dicas infalíveis dos especialistas Coalize para escolher o melhor ponto online para seu negócio e para os seus colaboradores!
Como escolher ponto online para empresa em 5 passos simples
Para escolher o melhor ponto online do mercado, você precisa garantir que a ferramenta esteja de acordo com a lei, pesquisar sobre reputação desse sistema na praça, entender se a plataforma é segura e fácil de usar e, se possível, testá-la antes de fechar o contrato.
1. Certifique-se de que a ferramenta esteja dentro do que exige a lei
Este será o momento de usar tudo o que você aprendeu com este artigo e garantir que a empresa contratada esteja de acordo com a Portaria 671. A identificação da empresa e do colaborador no registro de ponto e a emissão do comprovante digital ou impresso são exemplos de funcionalidades previstas em lei que não podem faltar.
2. Pesquise sobre a reputação do sistema de ponto online no mercado
Avaliações no Google, no PROCON, comentários nas redes sociais da empresa e conversas com usuários atuais e antigos da solução podem ajudar você a tomar a melhor decisão. Pontos como experiência, satisfação e confiabilidade devem ser avaliados.
3. Contrate uma ferramenta que leve a segurança de dados a sério
Os dados da empresa e das pessoas que trabalham com você devem ser protegidos a todo custo, por isso, é importante que o software se preocupe com o tópico e esteja adequado à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
A LGPD traz regras rígidas do que as empresas podem ou não fazer com os dados recolhidos. Esse é um ponto inegociável. Esteja atento(a)!
4. Escolha uma plataforma intuitiva e fácil de usar
Garanta que o software contratado conte com uma interface amigável e acessível, afinal, nem todos os funcionários da sua empresa terão a mesma maturidade digital, portanto, opte por uma plataforma com linguagem simples e navegação intuitiva.
5. Experimente a ferramenta antes de decidir
Solicite uma demonstração e, se possível, teste a ferramenta antes de decidir se deseja continuar trabalhando em parceria com o sistema. A Coalize, por exemplo, permite o teste gratuito do seu controle de ponto online!
Para experimentar a solução, basta acessar a plataforma, fazer o cadastro e o login no site, cadastrar seus colaboradores e começar a aproveitar ainda hoje os benefícios de fazer parte da família Coalize. Conte com a gente para otimizar a rotina de RH na sua empresa.
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