Quem busca escalar o negócio de forma rápida precisa contar com uma tecnologia para automatizar o controle de ponto, isso porque uma ferramenta mais moderna aumenta a produtividade do RH, fornece informações mais precisas, evita fraudes e reúne todos os dados em um local totalmente seguro.
No Brasil, o controle inadequado da jornada de trabalho é uma das principais causas de ações trabalhistas. Dados do Tribunal Superior do Trabalho (TST) indicam que, só no primeiro semestre de 2023, o tema “hora extra” liderou as novas ações na Justiça do Trabalho, totalizando mais de 288 mil processos em todo o país.
Se esse número lhe assusta, saiba que uma gestão de ponto automatizada evita que você faça parte dele.
Descubra agora como uma plataforma de gestão pode tornar a tarefa de monitorar as horas trabalhadas muito mais fácil!
Como funciona a automação do controle de ponto?
A automação de ponto funciona através de softwares que registram os horários de entrada, pausas e saída dos funcionários de forma rápida e segura, armazenando tudo de forma simultânea na nuvem.
Se você já fez aquela gestão manual com folhas impressas ou em planilhas, sabe que o menor descuido pode causar diversos erros, além de ocupar um tempo que poderia estar focado em outra coisa.
Por isso, a ideia da automação é facilitar o processo para todo mundo, desde o trabalhador, que pode registrar os horários pelo próprio celular, relógio de ponto facial, tablet ou relógio biométrico, até você, que monitora o ponto online através de qualquer dispositivo com acesso à internet – e ainda conta com relatórios detalhados e automatizados ao clique de um botão.
É vantagem que não acaba mais!
Quais os benefícios da gestão de ponto automatizada?
A automatização torna o RH muito mais produtivo, garante cálculos confiáveis, evita fraudes e torna as informações bem mais transparentes, tanto para a organização quanto para os colaboradores.
Veja outras coisas que um controle automatizado é capaz de fazer pelo seu negócio!
- Aumenta a produtividade: os sistemas de ponto eletrônico são verdadeiros heróis para o RH que tem a intenção de tornar o setor mais produtivo, economizando tempo no registro e na conferência das horas.
- Mais precisão: bons softwares geram uma drástica redução de erros no registro de ponto, pois tudo passa a funcionar de forma totalmente digital, seja por aplicativo, biometria ou reconhecimento facial, tornando o processo bem mais confiável e sem chance de erros ou fraudes.
- Informações centralizadas: todos os dados passam a ser reunidos em um único sistema, tornando a vida do RH muito mais simples na hora de acessá-los e conferi-los.
- Segurança e fácil acesso na nuvem: tudo fica salvo em um servidor externo, garantindo o máximo de segurança contra perdas e danos, isso sem contar que o armazenamento em nuvem também permite o acesso remoto de qualquer lugar com internet.
- Conformidade com a lei: um controle automatizado pode evitar diversos problemas com a lei, pois registra os dados com mais precisão e fornece relatórios completos em caso de auditorias para fiscalização.
- Transparência: ambas as partes podem acompanhar as marcações com total clareza, eliminando possíveis embates sobre quaisquer dúvidas relacionadas às horas trabalhadas.
- Eficiência contra fraudes: uma plataforma séria evita que pessoas mal-intencionadas fraudem a batida ao exigir selfie de autenticação para registro da jornada, evitando o famoso “ponto amigo”. Outras soluções, como a cerca virtual, também são essenciais para garantir que os funcionários batam ponto apenas no local combinado para execução do serviço.
- Controle eficaz: férias, faltas e horas extras ficam bem mais fáceis de administrar com um sistema digital que permite checar as informações de forma individual para cada funcionário.
Esses benefícios fazem as opções manuais parecerem bem mais ultrapassadas, não acha? Ainda assim, erros podem acontecer em qualquer processo, mas a equipe de especialistas em ponto da Coalize preparou sete dicas para você saber o que fazer para evitar falhas em sistemas manuais ou automatizados e usufruir 100% das soluções para RH no seu negócio.
Como evitar falhas no controle de ponto: 7 boas práticas
Quando o assunto é registrar os horários, as principais falhas estão relacionadas à confiabilidade das informações como: erros manuais, fraudes, falta de relatórios, dificuldade de controlar as horas extras e armazenamento vulnerável.
Essas falhas acontecem com quem ainda utiliza métodos manuais, mas aqui estão algumas práticas para evitar esse tipo de problema na medida do possível.
1. Procure soluções mais confiáveis
Se, na sua empresa, ainda é comum usar a marcação em folha, experimente transferir tudo para o ambiente digital. Dá para começar com uma planilha de excel, por exemplo.
Apesar de não ser a melhor das soluções, já é um começo, e você vai ver como ficará bem mais fácil acompanhar o histórico de cada colaborador.
Experimente a planilha de controle de ponto da Coalize!
2. Faça backups regulares
Da mesma forma que extraviar folhas de um livro-ponto pode prejudicar seu negócio, perder os arquivos da jornada de trabalho também pode colocar a empresa em maus lençóis. Por isso, faça backups (cópias de segurança dos arquivos) regularmente.
Colocar as informações na nuvem (servidor externo online) ou em HDs é uma boa forma de proteger seus dados em caso de um problema nos computadores do escritório, por exemplo.
3. Sempre confira tudo
O controle de horas dos funcionários vai muito além de saber quem chegou na hora ou quem trabalhou mais na semana. É uma questão que afeta diretamente o salário de cada colaborador, além de lhe deixar ciente das faltas e atrasos.
Por isso, antes de realizar pagamentos ou atualizar o banco de horas, confira cada informação. Assim, você evita pagamento a mais ou a menos.
4. Use um sistema completo de automação
Você já percebeu como a operação fica vulnerável ao usar soluções manuais? Para sanar essa fraqueza, a solução é procurar por uma boa plataforma para gestão de funcionários completa, que permita automatizar o ponto e evitar falhas graves que podem levar a ações trabalhistas.
Além do ponto, uma ferramenta como essa deve oferecer:
- Banco de horas integrado
- Assinatura digital de documentos com validade jurídica
- Admissão digital
- Upload de arquivos como contratos e atestados médicos
- Distribuição de holerite em massa
- Gestão de escalas
- E muito mais
5. Estabeleça metas
Assim como acontece em relação às vendas, é possível focar em metas relacionadas ao registro de ponto em cada setor, como reduzir os atrasos e horas extras.
Na hora de monitorar os resultados em direção aos objetivos, basta checar o sistema para verificar, em tempo real, se as marcações estão sendo feitas corretamente.
Aos poucos, o que era uma meta vai se tornando hábito entre as pessoas, e a sua gestão passará a ser muito mais eficiente com muito menos esforço.
6. Capacite os funcionários
Também é importante instruir os colaboradores sobre o funcionamento do método de registro, seja o manual ou o digital. Isso garante que todos entendam e cumpram com suas responsabilidades, evitando erros por falta de informação.
Outra prática adotada nas empresas é a de incentivar a equipe a sempre conferir seus horários. Assim, caso haja alguma inconsistência, ela pode ser corrigida imediatamente.
Ah, e aqui vai mais um ponto para a automação: um bom software permite que você gere relatórios de inconsistências com o clique de um botão para identificar quaisquer problemas rapidinho.
7. Atualize-se conforme a legislação trabalhista
Seja qual for o método utilizado no seu negócio, certifique-se de que ele está de acordo com as normas legais vigentes. O artigo 74 da CLT, por exemplo, estabelece que negócios com 20 funcionários ou mais são obrigados a realizar o registro de ponto.
Esse controle obrigatório pode ser feito de forma manual, mecânica ou digital, e cada colaborador tem o direito de acessar as próprias informações. Em caso de fiscalização, a empresa também precisa fornecer relatórios para os órgãos competentes.
E sim, você até pode se esforçar bastante para cuidar de cada detalhe manualmente, mas um sistema de automação entrega isso com a maior facilidade e de forma totalmente automatizada, então, por que não contar com essa ajuda?
Confira também 15 ferramentas para automatizar o RH e tornar o seu dia a dia ainda mais produtivo!
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