Sua gestão registra custos altíssimos com horas extras, detecta erros na folha de pagamento com frequência e precisa de uma solução para monitorar jornadas de trabalho remotas e híbridas? Então, sua empresa precisa de um sistema de controle de ponto!
Os sinais são evidentes, mas podem passar despercebidos em um ambiente de trabalho desorganizado. Sem o apoio de uma plataforma de gestão de funcionários, você perde oportunidades de otimizar processos e reduzir custos operacionais e trabalhistas.
Essa realidade muda hoje!
Mas antes, como saber se preciso de controle de ponto?
De acordo com o artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), é obrigatório que empresas com mais de 20 funcionários façam o controle de ponto da jornada de trabalho de seus colaboradores.
Então, se você tem uma equipe com mais de 20 pessoas, não há espaço para discussão: sua empresa precisa de controle de ponto, que pode ser feito de modo manual, mecânico ou eletrônico, desde que cada colaborador tenha o comprovante de ponto emitido individualmente.
Os colaboradores que trabalham remotamente também entram nessa contagem, e podem usufruir dos benefícios do ponto eletrônico, que permite o registro da jornada de qualquer lugar.
Além disso, os problemas causados pela falta de controle de ponto também são sinais de que você precisa correr contra o tempo para regularizar a jornada de trabalho dos colaboradores o quanto antes.
Red flags: 11 sinais de que está na hora de investir em um sistema de controle de ponto
Se algumas das red flags – bandeiras vermelhas/sinais de alerta – abaixo fizerem parte da realidade da sua organização, providencie um sistema de ponto urgente!
1. A empresa é obrigada por lei a controlar o ponto
Se a sua empresa se encaixa no parâmetro de obrigatoriedade definido pela CLT, você terá que fazer a gestão da jornada de trabalho de qualquer maneira, mas aqui vai o pulo do gato: se você pretende expandir as operações, não perca tempo implementando um sistema de controle de ponto manual.
Cresça organizadamente desde o princípio, com uma plataforma que acompanhe o crescimento do seu negócio.
2. A organização está expandindo, e a equipe crescendo
Quando a empresa cresce, só um sistema de controle de ponto é capaz de gerenciar todas as jornadas e escalas de forma organizada e automatizada. Imagine só deixar a conferência e gestão dos registros na mão de uma única pessoa do RH?
Certamente, isso só aumentaria a probabilidade de erros humanos.
Usando uma versão automatizada do ponto, não importa o tamanho do seu quadro de funcionários: a precisão é a mesma.
3. Erros na folha de pagamento acontecem com frequência
Falhas no registro de horas trabalhadas geram pagamentos incorretos, insatisfação dos colaboradores e prejuízo financeiro para a empresa, seja pela transferência de recursos que não corresponde à realidade ou por processos e multas trabalhistas.
De novo, a automação de processos do RH é a única forma de garantir precisão no registro e, consequentemente, na folha de pagamento.
4. É difícil monitorar as jornadas de trabalho híbridas e remotas
As jornadas remotas e híbridas são ótimas, mas garantir que todo mundo esteja cumprindo sua jornada sem precisar de supervisão o tempo todo é indispensável para o bom andamento dos fluxos de trabalho nesses casos.
Utilizando um dos melhores modelos de controle de ponto digital do Brasil, os funcionários podem bater o ponto de qualquer lugar, usando aplicativos com geolocalização e cerca virtual, tudo para que esse tipo de relação de trabalho seja mais transparente e seguro.
5. A conferência das horas trabalhadas toma muito tempo do RH
O RH precisa analisar e validar todas as informações de jornada para garantir que a folha de pagamento seja processada corretamente, e é justamente essa conferência que toma muito tempo dos profissionais desse setor.
Um bom sistema fará isso de forma automatizada, conferindo registros, apontando inconsistências e notificando os responsáveis.
Assim, o RH pode focar em atividades humanizadas em vez de tarefas meramente operacionais.
6. Você não consegue tomar decisões estratégicas por falta de relatórios
Tomar decisões no escuro pode custar caro para qualquer empresa. Sem informações detalhadas sobre a jornada dos funcionários, fica difícil identificar padrões, antecipar problemas e agir de forma estratégica.
Você pode estar enfrentando altos índices de absenteísmo sem perceber, sobrecarregando alguns funcionários enquanto outros têm tempo sobrando ou até gastando mais do que o necessário com horas extras.
Com relatórios completos e atualizados em tempo real, vai ser possível enxergar tendências, tomar decisões baseadas em dados – não em especulações – e evitar surpresas desagradáveis no fim do mês.
7. A empresa identifica marcações indevidas com frequência
Se os colaboradores vivem registrando o ponto de forma errada – seja por esquecimento, marcação feita por um colega ou até registros fora do horário real –, a transparência vai por água abaixo, sem contar que o RH gasta um tempão para conferir e corrigir inconsistências.
Se essa é a realidade da sua empresa, saiba que o reconhecimento facial, a biometria e a geolocalização podem mudar esse jogo, garantindo que cada funcionário registre sua jornada corretamente, sem brechas para erros ou fraudes.
Isso não só traz mais segurança para a empresa, como também evita mal-entendidos e torna a gestão do tempo de trabalho muito mais confiável e tranquila.
8. Você lida com escalas diferenciadas e tem dificuldade em gerenciá-las
Quando se gerencia diferentes turnos, escalas intercaladas ou jornadas flexíveis, manter tudo organizado pode ser um verdadeiro quebra-cabeças. Tem que ajustar quem trabalha quando, evitar conflitos de horários e ainda garantir que sempre haja cobertura suficiente para a operação rodar sem problemas.
Não surpreendentemente, o manejo manual dessa demanda pode gerar confusão e até mesmo falhas na operação, por outro lado, a tecnologia permite automatizar a criação das escalas e garante que todo mundo saiba exatamente quando deve trabalhar, sem sobrecargas ou faltas inesperadas.
9. Dificuldade em monitorar atrasos e saídas antes do horário
Atrasos e saídas antecipadas acontecem todos os dias, e impactam diretamente a produtividade da equipe, podendo gerar problemas operacionais, especialmente em empresas que dependem de um fluxo constante de trabalho.
Quando o controle de ponto é manual, os gestores só percebem o problema quando ele já se tornou recorrente. Por outro lado, quando o controle é automatizado, o monitoramento ocorre em tempo real.
Isso permite que os gestores sejam alertados sobre irregularidades e possam pensar em ações corretivas imediatas para resolver o problema.
10. Há excesso de horas extras e dificuldade em prever custos trabalhistas
Se a empresa não tem um controle preciso das horas extras, os custos com folha de pagamento podem sair do controle, sem contar que funcionários sobrecarregados ficam mais cansados, menos produtivos e podem até desmotivar a equipe.
O acompanhamento preciso garante que as horas extras sejam feitas somente quando realmente necessárias, e que boa parte da carga extraordinária da empresa seja evitada com uma melhor organização da equipe.
Outro problema é a imprevisibilidade dos custos trabalhistas: sem dados claros, a empresa pode ser pega de surpresa com encargos extras, como adicional noturno e um banco de horas estourado, sem falar dos riscos de processos trabalhistas…
11. O RH precisa registrar manualmente as horas trabalhadas em planilhas para mandar para a contabilidade
Se o RH ainda depende de planilhas para controlar as horas trabalhadas, provavelmente já enfrentou problemas como erros de digitação, perda de dados ou até dificuldades para consolidar as informações a tempo do fechamento da folha de pagamento.
Além de ser um processo cansativo e repetitivo, qualquer falha pode gerar atrasos, pagamentos errados e muita dor de cabeça tanto para a empresa quanto para os funcionários.
Outro ponto crítico é a falta de integração com a contabilidade: quando tudo precisa ser conferido e ajustado manualmente, o risco de inconsistências aumenta, e os profissionais perdem horas resolvendo problemas que poderiam ser evitados com um sistema automatizado.
Melhor ainda quando a plataforma escolhida oferece integração direta com a contabilidade, permitindo que você envie a folha de ponto prontinha para que a contabilidade crie a de pagamento.
Acendeu o alerta por aí? O próximo tópico ensina a mudar essa realidade ainda hoje!
Como fazer a gestão eficiente da jornada de trabalho?
Para fazer uma gestão eficiente da jornada de trabalho, você não só pode – como deve – contar com a melhor plataforma de ponto eletrônico e gestão de colaboradores do Brasil: a Coalize.
Na Coalize, você controla a jornada do seu time e ainda usufrui de outras funcionalidades:
- Admissão digital
- Assinatura digital de documentos
- Banco de horas integrado
- Relatórios automatizados
- Customização de escalas e turnos
- Gestão de folgas e férias
- Envio e solicitação de documentos e atestados
- E muito mais
Tudo pensado para facilitar o trabalho do seu time e ainda proteger a organização contra eventuais processos trabalhistas.
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