Diferentemente do controle tradicional em papel ou planilhas, uma folha de ponto automatizada garante eficiência aos processos de RH porque centraliza informações em um único sistema, o que oferece maior precisão nos registros e facilita a vida de quem não tem tempo a perder.
Imagine não precisar mais revisar manualmente as horas trabalhadas ou calcular o pagamento de horas extras. Com a automação, isso se torna realidade. E, além de poupar tempo, ela reduz custos operacionais e melhora a organização da rotina de trabalho.
Se você ainda tem dúvidas sobre a ferramenta e sobre como a automação dela pode ajudar sua empresa a se tornar mais eficiente, este conteúdo foi feito para você. Continue a leitura!
A base da folha automatizada: o sistema de ponto eletrônico
O sistema de ponto eletrônico é uma solução de registro de jornada que registra, armazena e gerencia os horários de entrada, saída e pausas dos colaboradores através de aplicativos de celular, totens ou relógios digitais, e é ele que centraliza todas essas informações para a geração da folha de ponto automatizada no fim do mês.
É o que acontece no sistema de gestão de ponto e folha automatizada da Coalize: o processo vai além da simples marcação de horários, já que a plataforma permite que, ao final do mês, você gere a folha de ponto automaticamente com apenas um clique.
Além disso, os próprios funcionários podem assinar eletronicamente o arquivo pelo próprio aplicativo, o que reduz o uso de papel, economiza o tempo de todos os envolvidos e garante maior agilidade e eficiência para a equipe de Recursos Humanos.
E como um sistema de ponto digital pode ajudar a automação de folha de pagamento?
Um bom sistema de ponto digital pode contribuir com a automação da folha de pagamento ao permitir que você envie, em poucos cliques, os dados de jornada dos colaboradores diretamente para a contabilidade.
A tecnologia, nesse sentido, organiza e consolida informações como horas trabalhadas, extras e ausências, gerando relatórios precisos e prontos para serem utilizados na folha. Com o sistema da Coalize, por exemplo, todos os dados são automaticamente processados em tempo real, e você emite qualquer relatório que precisar diretamente na plataforma.
E não é só isso!
5 benefícios do controle de ponto digital que vão além da folha de ponto automatizada
1. Redução de erros no registro de ponto
Os sistemas digitais de ponto reduzem ou até eliminam erros comuns no registro de jornada ao utilizar tecnologias como biometria e geolocalização a partir da tecnologia de cerca virtual, garantindo que as marcações sejam feitas da forma correta e evitando qualquer tipo de fraude.
2. Flexibilidade para diferentes modelos de trabalho
Seja para equipes presenciais, remotas ou híbridas, o controle de ponto digital se adapta à realidade de qualquer empresa. Afinal, com a ferramenta, os funcionários podem registrar sua jornada de onde estiverem, utilizando dispositivos como smartphones ou tablets, sem comprometer a eficiência do sistema.
3. Transparência e acessibilidade
Em um software de ponto digital como o da Coalize, seus funcionários podem acessar suas próprias marcações de jornada em tempo real, além de corrigir eventuais erros e acompanhar as horas trabalhadas, o que aumenta a confiança no sistema e na empresa e ainda reduz a necessidade de intervenções do RH.
4. Conformidade com a legislação
Uma boa plataforma com banco de horas integrado permite que você monitore em tempo real as jornadas que estiverem prestes a exceder o limite semanal permitido pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Nesses casos, as horas excedentes podem ir para o banco, caso o funcionário tenha, o que garante que a empresa esteja sempre em conformidade com a legislação.
5. Auditorias facilitadas
Ao registrar todas as informações de forma clara e organizada em uma única plataforma, você garante auditorias e fiscalizações mais fáceis, com todas as informações disponíveis em um só lugar.
Gostou? Vale ressaltar que nem todo produto disponível no mercado hoje em dia vai fazer isso por você, por isso, o próximo tópico mostra o que você deve considerar antes de fazer uma escolha para apoiar seu RH.
O que considerar antes de escolher um software de controle de ponto com folha automatizada?
1. Funcionalidades
Verifique se o sistema inclui recursos como atualizações de jornadas em tempo real, cálculo automático de horas extras e banco de horas.
Só para você ter uma ideia, a Coalize oferece tudo isso e ainda:
- Assinatura eletrônica de arquivos dentro da própria plataforma
- Admissão digital de funcionários
- Área de gestão de documentos
- Relógios de ponto facial, por aplicativo, tablet ou biométrico
- Solicitação de atestados por aplicativo
- Monitoramento de ponto online
- Cerca virtual
- E muito mais
2. Facilidade de uso
O sistema deve ser intuitivo tanto para gestores quanto para os colaboradores, permitindo que todos utilizem a ferramenta sem dificuldades. Avaliar a interface e fazer testes antes da implementação pode ajudar a identificar se a solução é prática e eficiente.
3. Integração com o seu sistema de gestão
Certifique-se de que sua escolha possa ser integrada ao sistema de gestão que você já usa por aí, facilitando outras automações e a centralização de dados em um único lugar.
4. Segurança dos dados
Como o software vai armazenar informações sensíveis, como jornadas e dados pessoais dos colaboradores, é importante garantir que ele ofereça uma segurança robusta e esteja em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
5. Suporte técnico e atualizações
Por fim, lembre-se de escolher uma solução que ofereça um suporte técnico ágil e constante. Além disso, o software deve receber atualizações frequentes para acompanhar mudanças legais e novas demandas do mercado.
Quer saber mais sobre o sistema de controle de ponto da Coalize para automatizar de vez a folha da sua empresa? Explore outros artigos aqui do blog ou aproveite para testar a solução gratuitamente clicando no botão do canto superior direito da sua tela!
Deixe seu comentário