Para o setor de RH, a assinatura digital representa facilidade, economia e eficiência. Basta escolher uma plataforma de confiança, padronizar os processos e treinar a equipe para enviar e monitorar os documentos de forma totalmente digital!
Isso porque ela simplifica processos, como a atualização de informações dos funcionários, revisões de desempenho e renovações de contratos, reduzindo a carga administrativa e permitindo que os profissionais de RH se concentrem em iniciativas estratégicas em vez de ficarem sobrecarregados com papelada.
Além disso, a automação através das rubricas digital melhora a precisão, minimiza erros humanos e facilita a conformidade com as políticas e regulamentações da empresa, garantindo um fluxo de trabalho mais eficiente e seguro.
Parece bom? Na leitura a seguir, você descobre como usar a assinatura digital em documentos de RH e transformar a sua rotina de trabalho por aí.
Antes de mais nada: o que o RH pode assinar digitalmente?
O RH pode assinar todo tipo de documento usado no setor, como espelhos de ponto, acordos de demissão, contratos de trabalho, carta de advertência, acordo de hora extra, entre muitos outros.
Graças à validade jurídica da assinatura digital, a área de Recursos Humanos pode se tornar muito mais ágil e produtiva, descomplicando a rubrica de vários documentos que, quando feita de outra forma, levaria mais tempo e daria mais dor de cabeça.
Confira os tipos de documentos que podem utilizar a assinatura digital.
- Espelhos de ponto
- Contratos de trabalho
- Acordos de demissão
- Cartas de advertência
- Acordos de hora extra
- Avisos (e recibos) de férias
- Holerites
- Contratos de prestação de serviço
- Contratos com parceiros e fornecedores
- Avaliações de desempenho
- Certificados de conclusão de treinamento interno
- Termos de responsabilidade
- Formulários de reembolso de funcionário
- Contratos de estágio
- Acordos de licença-maternidade ou licença parental
Agora, imagine se tudo isso ainda tivesse que ser feito de forma manual com contratos impressos. Seria bem mais difícil, né?
Mas, agora que você já sabe os documentos que podem ser assinados, confira a seguir quem pode usar esse tipo de assinatura!
Quem pode usar a assinatura digital no setor de RH?
Todos os envolvidos na gestão de pessoas, assim como qualquer um que tenha alguma interação legal com o setor, a exemplo de um novo funcionário, podem usar o recurso.
No entanto, é importante ressaltar que, para rubricar qualquer papel digitalmente, as regras para a assinatura de documentos convencionais devem continuar sendo seguidas, o que quer dizer que o arquivo não pode sofrer alterações após a rubrica e que ambas as partes devem estar de acordo com o que foi descrito.
No mais, seguindo essa regra simples, essa automação de processos já ajuda o RH de forma direta e indireta, permitindo que diretores, gestores de cada departamento, funcionários e fornecedores consigam agilizar acordos legais que envolvem o setor.
Mas os benefícios não param por aí!
7 principais vantagens da assinatura digital para Recursos Humanos
Algumas das principais vantagens de adotar a assinatura digital no setor incluem validade jurídica, agilidade nos processos e redução de custos.
Afinal, qual é a empresa que não gostaria de economizar dinheiro e fazer tudo de forma mais rápida?
Imagine ter que imprimir um contrato, assinar em duas vias, chamar um motoboy para colher a assinatura de um fornecedor, conferir tudo e até perder o arquivo em caso de rasura… Sem falar no espaço necessário para guardar tudo isso!
Pois bem, é assim que as coisas funcionam quando tudo é feito manualmente.
Por outro lado, as vantagens de usar a tecnologia para assinar documentos no RH não são pequenas. Confira as sete principais!
- Redução de custos: seus custos com impressão de contratos serão reduzidos a zero, o que pode ser uma economia bastante expressiva.
- Validade jurídica garantida: a assinatura digital tem a mesma validade jurídica de uma física em documento impresso, garantindo que tudo se mantenha nos conformes da lei.
- Processos mais ágeis: você elimina grande parte da burocracia envolvida na tramitação de documentos. Chega de imprimir dezenas de páginas e colher a assinatura física das partes envolvidas!
- Segurança ao armazenar os documentos: documentos digitais ficam armazenados na nuvem, e estão totalmente protegidos contra perdas e danos, proporcionando o máximo de segurança para seus arquivos.
- Acesso remoto: além de um armazenamento seguro, você pode acessar os documentos de qualquer lugar, através de um aparelho conectado à internet.
- Simplicidade para atualizar: caso precise incluir alguma cláusula ou modificar um contrato, tudo é feito de forma rápida, sem a necessidade de reimprimir todos os arquivos.
- Menores chances de erros humanos: por ser feita de forma digital, a chance de errar na rubrica cai drasticamente, tornando seus documentos mais assertivos e confiáveis.
Gostou? Então, sem mais delongas, chegou a hora de descobrir como implementar a assinatura digital nos Recursos Humanos da sua empresa!
Como fazer assinatura digital no RH da sua empresa
Para fazer assinatura digital no RH da sua empresa, você vai precisar contar com uma plataforma de gestão de colaboradores que possua o recurso. Depois, é só criar um fluxo de trabalho, treinar a equipe e começar a usar o recurso.
De olho no tutorial!
1. Contrate uma boa plataforma que ofereça o recurso
A assinatura de documentos empresariais é de extrema importância, principalmente no sentido legal, por isso, não dá para colocar seus documentos nas mãos de qualquer empresa. Você deve pesquisar muito bem antes de escolher!
A recomendação, aqui, é escolher uma plataforma de confiança, bem avaliada, e que ofereça as melhores soluções para o seu RH, além de prestar suporte quando você precisar.
2. Crie um fluxo de trabalho
Em conjunto com os líderes do setor de Recursos Humanos, estabeleça um padrão que facilite o processo de envio e rubrica de documentos.
Tudo isso é feito diretamente no painel da plataforma escolhida, e padronizar os fluxos de trabalho é o que vai evitar erros e dúvidas no dia a dia, fazendo o setor fluir sem problemas.
3. Treine a sua equipe
Este será o momento de treinar a equipe para usar a plataforma com maestria. Os envolvidos devem ter autonomia para enviar e monitorar os documentos, seguir o fluxo estabelecido e cumprir normas de segurança de dados.
Uma plataforma intuitiva vai ser o coringa que você precisa nesta etapa!
4. Comece a usar o recurso e colete feedbacks dos usuários
Coloque tudo em prática e comece a usar a assinatura digital no dia a dia da empresa. Basta liberar o recurso para que os funcionários usem dentro da plataforma com seu login, permitindo que eles façam o upload de documentos como atestados, justificativas e pedidos de folgas ou férias.
No mais, será sua missão fazer a gestão dos documentos pelo painel e aprová-los ou rejeitá-los, rubricando também. Tudo isso através da tela do seu computador ou celular!
Durante essa fase de adaptação, lembre-se de ficar de olho nos processos, colher feedback dos funcionários e ajustar o que for necessário para alcançar o máximo de eficiência.
Agora, é só usufruir dos benefícios de usar a tecnologia ao assinar documentos com funcionários, parceiros e fornecedores. Certamente, a rotina do seu RH se tornará muito mais fluida, consistente e livre de erros.
Deixe seu comentário