Para fazer um relatório RH, você vai precisar coletar e apresentar, em um documento, todos os dados que são importantes para a gestão de pessoas. Essa tarefa pode ser feita de forma manual e mais trabalhosa ou com o auxílio de um sistema que automatize todos esses dados e os compile em um relatório pronto.
Essa coleção de informações sobre os funcionários de uma organização é super útil para ajudar nas tomadas de decisões estratégicas, principalmente porque monitora indicadores como absenteísmo, desempenho individual e até como andam os processos seletivos.
E o melhor de tudo é que esses documentos não são só para o setor de Recursos Humanos! Eles também ajudam outros departamentos a tomarem decisões com base em dados, permitindo identificar problemas e soluções de forma bem mais proativa.
Neste artigo, você vai descobrir como preparar um relatório caprichado e, de quebra, aprender como automatizar essa tarefa pode facilitar (e muito) a sua vida!
Como os relatórios ajudam no RH?
Os relatórios de RH são basicamente o mapa da gestão de pessoas. Eles dão uma visão completa do que está acontecendo na empresa, ajudando gestores a tomarem decisões mais seguras ao ajustar políticas ou deixar o processo de contratação mais ágil, por exemplo.
Além disso, esses documentos permitem que a empresa antecipe problemas, como alta rotatividade ou queda na produtividade, antes que virem uma dor de cabeça.
Um exemplo? O relatório de absenteísmo pode mostrar que um time tem muitas faltas, o que acende o alerta para melhorar as condições de trabalho ou para o fato de que a liderança pode estar sendo um problema.
E mais: com esses dados, o RH também consegue medir o impacto das iniciativas implementadas, como treinamentos ou novos benefícios, e ajustar as estratégias para manter a empresa sempre no rumo certo.
Nos próximos parágrafos, você conhece os principais documentos que podem ser usados pelo RH e como fazê-los de forma manual. Spoiler: se você quiser se poupar dessa trabalheira toda, no final, tem uma dica de expert para automatizar toda a papelada!
11 principais tipos de relatórios de Recursos Humanos e como fazê-los
Conhecer os principais tipos de relatórios de Recursos Humanos é fundamental para uma boa gestão de pessoas, principalmente porque eles ajudam o Departamento Pessoal a acompanhar o desempenho da equipe, ajustar políticas internas e manter a empresa nos trilhos.
Dê uma olhadinha nos principais e veja como criá-los!
1. Espelho de ponto
O espelho de ponto serve para acompanhar o expediente da sua equipe, e mostra detalhes sobre as horas trabalhadas, atrasos e faltas, garantindo que tudo esteja certinho para fechar a folha de pagamento sem dor de cabeça.
Para fazer um relatório de espelho de ponto manualmente, você precisa registrar as entradas, saídas e intervalos de cada funcionário e, depois, somar tudo para saber quantas horas foram trabalhadas naquele mês, incluindo horas extras.
Esse documento é essencial para acompanhar as jornadas, fazer os pagamentos sem erros e evitar dores de cabeça com a lei, já que dá ainda mais transparência à operação, ajuda a organizar as escalas e facilita qualquer ajuste ou auditoria que precise acontecer.
2. Inconsistências
O relatório de inconsistências serve como um “caçador de erros” do RH, porque identifica qualquer falha nos registros de ponto, como batidas erradas ou esquecidas. Super útil para ajustar tudo antes de finalizar o tratamento do ponto e evitar surpresas.
Para criá-lo, você vai precisar comparar as horas do ponto com as regras da empresa e verificar se não há nenhuma discrepância, a exemplo de um funcionário com mais horas trabalhadas do que a lei permite ou menos horas do que consta no ponto. Se houver qualquer informação divergente, significa que existe uma inconsistência que deve ser investigada.
Assim como o espelho de ponto, o relatório de inconsistências garante que o pagamento seja feito de forma justa e garante que quaisquer informações a respeito de horas trabalhadas, faltas e atrasos sejam resolvidas dentro dos prazos estabelecidos pelas leis trabalhistas.
3. Horas extras e banco de horas
Este relatório ajuda o RH a identificar quantas horas a mais os colaboradores fizeram, para gerenciar os custos e garantir que as compensações estejam de acordo com as normas da empresa.
Para montar um relatório de banco de horas, você precisa registrar todas as horas extras ou a menos que cada colaborador fez e ir somando ou descontando-as do saldo total estabelecido em contrato.
Dessa forma, você consegue ver quem tem horas para compensar ou quem ainda está devendo, para organizar esses dados e gerar o documento com o saldo atualizado de cada pessoa.
Agora, se você contar com um banco de horas automatizado, fica bem mais fácil, já que o sistema registra todas as horas excedentes sozinho e entrega a você o relatório prontinho com apenas alguns cliques. Menos trabalho, menos erros e muita praticidade.
4. Horas de falta e atrasos
Este é o documento que o RH usa para monitorar quem anda atrasando ou faltando. Com ele, dá pra saber se as ausências ou atrasos estão afetando a produtividade, permitindo criar ações preventivas para melhorar a pontualidade e assiduidade dos funcionários se necessário.
Para criá-lo, basta conferir o espelho de ponto mensal de cada funcionário e listar quantas horas cada um apresenta somando faltas e atrasos, detalhando os números referentes a cada colaborador.
Esse tipo de análise é ótimo para entender quem não está efetivamente comprometido com a empresa, e pode até apresentar sinais de que os trabalhadores em questão estão seguindo tendências como o quiet quitting ou o grump staying.
5. Salário e remuneração
Quando o assunto é dinheiro, este relatório é o que manda. Ele reúne todas as informações sobre salários, bônus e benefícios, ajudando a empresa a manter uma remuneração justa e competitiva perante o mercado.
Para fazê-lo, reúna os dados de todos os colaboradores, como cargos, salários e benefícios. Depois, organize tudo em uma planilha, separando as informações por departamentos e funções para facilitar a visualização e, por fim, faça uma análise que mostre as diferenças salariais, explicando as razões por trás delas, como a experiência e o desempenho de cada um, em uma aba separada só para isso.
Assim, gestores de RH têm, em mãos, a faixa salarial para cada função e podem compará-la com o valor praticado no mercado, fazendo os ajustes necessários para manter a equipe sempre motivada e engajada.
6. Rotatividade e retenção
Este é o termômetro de satisfação dos funcionários. Com ele, dá pra saber quantas pessoas saíram da empresa e quando. Ele é essencial para criar estratégias de retenção de talentos e evitar a alta rotatividade.
Para apresentar esses índices de rotatividade, comece juntando as informações sobre as saídas dos colaboradores em um período específico. Isso inclui anotar os motivos pelos quais eles saíram e quais cargos ocupavam.
Depois, reúna tudo em uma planilha, comparando a rotatividade com períodos anteriores. E não esqueça de adicionar alguns comentários qualitativos, como os feedbacks de saída, para entender melhor o que pode estar causando essas mudanças.
Compreender os motivos das saídas, inclusive, pode revelar áreas que precisam de atenção, especialmente na gestão, algo a se ficar atento(a), principalmente porque o Brasil é campeão de índices de rotatividade causados por má gestão ou gestão despreparada, causando desmotivação e pedidos de demissão, de acordo com uma pesquisa feita pela consultoria em RH, Robert Half.
7. Presença e absenteísmo
Este é essencial para identificar problemas como falta de motivação ou estresse, que podem estar atrapalhando a performance.
Seguindo a mesma linha do de horas e atrasos, para fazer um relatório de presença e absenteísmo, basta verificar no espelho de pontos quais funcionários apresentam faltas injustificadas, muitas licenças médicas ou altos índices de atrasos, com a finalidade de relacionar essas informações e identificar o porquê dessas faltas.
Esses dados são essenciais para a empresa, pois ajudam a monitorar o comprometimento dos colaboradores e a identificar possíveis problemas de saúde ou desmotivação. Com eles, é possível implementar estratégias para melhorar o bem-estar da equipe, e até avaliar a concessão de benefícios, como um plano de saúde empresarial.
8. Avaliação de desempenho
O relatório de desempenho permite ao RH analisar a performance dos colaboradores, destacando pontos fortes e áreas em que precisam melhorar, o que possibilita o planejamento de treinamentos mais assertivos para ajudar a equipe a crescer.
E fazê-lo é bem simples! Primeiro, colete dados sobre a performance dos colaboradores através de resultados de metas atingidas e feedbacks da liderança direta. Depois, dedique um tempo para analisar o comportamento e as habilidades de cada um, organizando, em seguida, essas informações em uma planilha ou documento, destacando pontos fortes e áreas para melhorar.
Vale lembrar que esse tipo de relatório tem como objetivo apresentar soluções, e não promover uma temporada de “caça às bruxas” através de pressão e repressão, muito pelo contrário: essas informações devem servir para que a liderança consiga tomar decisões mais inteligentes sobre promoções, treinamentos e ajustes, sempre mantendo o time alinhado com os objetivos da empresa.
9. Informações do colaborador
Este documento simples reúne dados importantes sobre cada funcionário, como idade, cargo, departamento e tempo de casa. Ele dá uma visão geral da força de trabalho e facilita comparações entre diferentes setores.
Para elaborá-lo, colete dados como nome, cargo, CPF, data de admissão, histórico de desempenho e frequência, além de benefícios e observações relevantes, como promoções ou desligamentos.
Aqui, vale um adendo: é importante que o colaborador saiba da existência desse documento e para qual finalidade ele será usado – e também que concorde com esse uso, seguindo o que estabelece a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
10. Recrutamento e seleção
Este relatório mostra o número de candidatos, o tempo médio levado para preencher vagas e a diversidade nas contratações. Com ele, o RH consegue ajustar estratégias e otimizar o recrutamento de talentos de acordo com os resultados.
Para montá-lo, colete dados como o tempo médio para fechar uma vaga, o número de candidatos entrevistados, os custos envolvidos e o nível de diversidade dos entrevistados.
Essas informações podem ser organizadas em tabelas ou gráficos que facilitem a análise dos gestores, permitindo uma conferência completa sobre a eficiência e os pontos de melhoria no processo de recrutamento, de forma a identificar gargalos, otimizar custos e aumentar a eficiência das contratações.
11. Relatório de custos
Por último, mas não menos importante, o relatório de custos mostra todas as despesas relacionadas ao RH: salários, benefícios, treinamentos e recrutamento. Uma ferramenta fundamental para gerenciar o orçamento de forma eficiente.
Primeiro, colete todos os recibos e Notas Fiscais do período analisado, geralmente mensal. Depois, organize esses gastos em categorias, como treinamento, benefícios e eventos. Com tudo em mãos, analise os dados para entender onde o dinheiro está indo e como ele pode ser economizado ou melhor aproveitado.
Refazer esse documento periodicamente ajuda a enxergar melhor os gastos e a identificar onde dá para cortar custos, como em treinamentos desnecessários ou eventos caros. Além disso, ele é essencial para o planejamento orçamentário e para garantir que a empresa esteja sempre alinhada com suas metas financeiras, facilitando tomadas de decisões mais estratégicas.
Muitos detalhes? Calma! Dá para fazer todos esses relatórios com apenas o clique de um botão, sabia?
Como gerar um relatório de RH pronto e automatizar tudo de forma simples
Automatizar relatórios de RH é o caminho para garantir eficiência, economizar tempo e acabar com os erros manuais. Um bom software de gestão de ponto e de colaboradores permite que você gere documentos prontos e completos em poucos cliques, além de garantir acesso a dados atualizados em tempo real.
Para automatizar seus relatórios de RH, basta selecionar o tipo desejado no menu da sua plataforma de gestão de ponto, selecionar o período desejado de análise e pronto: relatório emitido com informações fresquinhas para ajudar você a tomar decisões estratégicas.
Chega de perder tempo com processos manuais e cheios de erros! Invista em um sistema de gestão que faça o trabalho pesado por você e libere sua agenda para focar no que realmente importa: as pessoas da sua equipe.
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