Cálculo de absenteísmo: fórmula e dicas para baixar o índice

O cálculo de absenteísmo é uma das métricas fundamentais que todo RH precisa conhecer. Ele leva em conta as horas de trabalho que deveriam ser cumpridas pela equipe conforme definido em contrato e o tempo que foi, de fato, executado pelos colaboradores.

Isso porque faltas, atrasos ou saídas antecipadas podem se acumular e reduzir o tempo produtivo da sua empresa, e aí, é aquele efeito bola de neve que pode refletir nas entregas, nos custos, nas metas e impactar toda a operação.

E mais: o absenteísmo também pode ser indicativo de algum problema que está influenciando os colaboradores, como a insatisfação com o cargo ou as condições do ambiente, por isso acompanhar esse índice de perto é tão importante.

Siga na leitura para descobrir essas possíveis causas e alternativas para diminuir consideravelmente essa taxa por aí e, é claro, para aprender direitinho como fazer esse cálculo!

O que é absenteísmo?

Absenteísmo é a ausência dos empregados nos seus postos de trabalho no horário em que deveriam estar cumprindo jornada, afetando o cumprimento da carga horária prevista pela empresa.

Só não é considerado absenteísmo o período de férias do empregado. Todo o resto, como faltas, atrasos, saídas antecipadas, suspensões ou afastamentos, por exemplo, precisa ser monitorado pela organização para saber até que ponto essas ausências podem ser sinal de problema.

Nesse sentido, é pertinente saber que há dois tipos de absenteísmo: o justificado e o injustificado.

• Justificado: decorrente de consultas médicas, audiências, votações ou outras obrigações que podem acontecer e que o empregado pode justificar com a apresentação de um documento comprobatório, como atestado médico, declarações oficiais etc.
• Injustificado: são ausências sem motivos plausíveis que possam ser validados pelo empregador.

E também há um termo para classificar a presença parcial do funcionário: o chamado presenteísmo, que é quando ele até comparece ao trabalho, mas, por algum motivo pessoal, não está sendo capaz de executar sua função com o desempenho habitual, o que também exige atenção!

Principais causas do absenteísmo nas empresas para ficar de olho

Alguns imprevistos até podem ser comuns no dia a dia dos trabalhadores, mas ausências frequentes podem indicar problemas pessoais ou até mesmo que o colaborador esteja insatisfeito com o trabalho. Nesse caso, o absenteísmo é sintoma de algo maior que precisa ser investigado.

Entre as causas mais comuns para essas faltas, estão:

• doenças ou lesões;
• problemas no deslocamento;
• cansaço;
• estresse;
• insatisfação com o trabalho;
• frustração com metas inatingíveis;
• problemas com a liderança;
• conflitos com colegas;
• insatisfação com salário e benefícios da empresa;
• falta de perspectiva de crescimento; e
• dificuldade de conciliar vida pessoal e profissional.

A boa notícia é que o monitoramento do absenteísmo ajuda a revelar essas questões estruturais e permite, à empresa, se antecipar em relação a elas, e o processo começa no cálculo.

Como calcular o absenteísmo: fórmula e exemplos

O cálculo do absenteísmo é importante porque ajuda a estabelecer uma margem aceitável de ausências que não gere tanto impacto em um negócio.

E, para saber qual é a taxa desse indicador por aí, você precisa ter em mãos as seguintes informações:

• total de horas de ausência de todos os funcionários no período calculado (a exemplo de faltas e atrasos); e
• total de horas previstas (carga horária x número de funcionários).

Depois, basta dividir o total de horas ausentes pelas horas previstas, seguindo a fórmula abaixo.

Aí vai um exemplo: considere que a empresa Go Transportes quer saber sua taxa de absenteísmo referente ao mês de janeiro. Estas são suas informações:

• Número total de funcionários da Go Transportes: 50
• Carga horária semanal de cada funcionário: 40 horas
• Período considerado: 4 semanas
• Total de horas de ausência de todos os funcionários no período: 200 horas

Aplicando a fórmula, a conta ficaria como mostrada a seguir.

Vale ressaltar que, no geral, esse índice é mostrado em porcentagem, ou seja, o resultado ainda precisa ser multiplicado por 100. Logo, a taxa de absenteísmo da Go Transportes em janeiro foi de 2,5%.

Mas será que esse resultado fica próximo à taxa ideal? Descubra agora!

Qual a taxa de absenteísmo ideal?

A Associação Brasileira de Controle de Qualidade (ABCQ) sugere que o índice ideal de absenteísmo deve ser de, no máximo, 1,5%.

Contudo, a média de mercado das empresas brasileiras não chega nesse cenário perfeito: estudos recentes divulgados pela revista Exame indicam que a taxa média de absenteísmo do setor de serviços, por exemplo, é de 5%, enquanto, na área varejista, os funcionários têm comparecido ainda menos: a taxa por lá varia de 7% a 10%.

Caso o cálculo do seu negócio seja maior do que isso, vale considerar um plano de ação para uma melhora gradativa e tentar manter a estabilidade abaixo dos 5%, evitando os prejuízos que a ausência dos seus colaboradores pode causar.

Principais riscos do absenteísmo em uma organização

Uma taxa ruim de faltas e atrasos não pode ser ignorada. Isso porque, se não contornado, o absenteísmo pode gerar uma série de prejuízos operacionais, gerenciais e até para a reputação da empresa, a começar pelos listados abaixo.

• Metas comprometidas: o desfalque de mão-de-obra pode impedir que a organização consiga alcançar as metas previstas para determinado período.
• Sobrecarga de tarefas: quem está cumprindo seu horário corretamente também pode acabar sendo prejudicado com sobrecarga de trabalho devido ao acúmulo de tarefas.
• Vulnerabilidade: com menos pessoas atuando no horário produtivo, a operação fica mais sujeita a falhas e incidentes.
• Baixa satisfação dos clientes: o absenteísmo pode afetar negativamente a imagem do empreendimento perante os clientes, principalmente se gerar atraso nas entregas ou dificuldades de atendimento.
• Queda na qualidade do clima organizacional: toda essa avalanche de consequências ainda pode desmotivar a equipe, aumentar o estresse e até gerar conflitos.
• Alta rotatividade (turnover): se as causas do problema não forem tratadas, elas podem comprometer a permanência dos profissionais no quadro da empresa — seja por decisão própria (o chamado turnover voluntário) ou por demissão resultante do desempenho abaixo do esperado –, ou seja, mais prejuízo e instabilidade.

Ainda assim, algumas situações precisam ser avaliadas, já que o indicador pode variar conforme alguns cenários.

Cenários que devem ser avaliados ao calcular a taxa de absenteísmo

Além de obter a taxa geral da empresa, pode ser interessante avaliar diferentes cenários para gerar dados comparativos ou identificar a raiz da falta de assiduidade.

Confira algumas possibilidades de análise!

Período

Você pode calcular o absenteísmo de diferentes períodos, como mensal, semestral ou anual, por exemplo, e assim identificar possíveis comportamentos sazonais.

Mais importante do que uma periodicidade curta é manter a constância no acompanhamento do cálculo para poder acompanhar as variações no resultado.

Público

Além de calcular a taxa da empresa inteira, também pode ser útil calcular taxas individuais ou por equipes. Dessa maneira, você consegue comparar o absenteísmo de colaboradores de diferentes setores e identificar problemas localizados em setores específicos.

Absenteísmos justificados e injustificados

Se você quiser ser ainda mais específico na sua análise, também pode calcular separadamente as ausências justificadas e, principalmente, as injustificadas, que exigem mais atenção.

Agora, se o indicador ainda estiver alto mesmo após considerar esses cenários, será hora de arregaçar as mangas e criar um plano de ação para resolver o problema de vez com as dicas do próximo e último tópico.

9 estratégias certeiras para reduzir o absenteísmo

Taxa de absenteísmo ruim por aí? Calma! A melhor parte de analisar esses índices é que, com eles, você terá um ponto de partida para agir mais assertivamente e fugir dos prejuízos.

Confira as melhores táticas a seguir.

1. Promova o diálogo

Cultive uma comunicação sempre aberta com os colaboradores, tanto para questionar os motivos por trás das faltas e atrasos quanto para que eles se sintam confortáveis para procurar seu gestor ou o próprio RH quando estiverem enfrentando alguma questão que os prejudique no trabalho.

2. Preze por um clima organizacional saudável

As pessoas passam boa parte do seu dia no trabalho, logo, é importante que o clima organizacional seja agradável.

Nesse sentido, cabe à empresa trabalhar valores e guiar atitudes e comportamentos que promovam uma boa convivência, como transparência, respeito, cooperação, participação e reconhecimento mútuo. Um ambiente positivo reduz a chance de conflitos, fofocas e situações mal resolvidas.

3. Mantenha as lideranças alinhadas

Também é primordial que os gestores mantenham uma postura alinhada de acordo com as políticas internas e o bom convívio.

Isso vale para evitar comportamentos nocivos dentro das suas equipes e também para ajudar a disseminar as regras e as boas práticas corporativas. Sem contar que é papel do líder motivar a equipe, fomentar o desenvolvimento do grupo, fornecer feedbacks e gerenciar conflitos.

4. Realize um bom processo de seleção

O trabalho para reduzir a taxa de absenteísmo deve começar em um bom processo de recrutamento e seleção, que seja criterioso para garantir a contratação de profissionais bem alinhados e comprometidos com as funções, regras e exigências da instituição.

Nesse sentido, além de considerar as habilidades técnicas dos profissionais, leve em conta também as chamadas soft skills — habilidades comportamentais que conduzem a maneira como as pessoas se relacionam e lidam com situações sociais.

5. Promova a saúde física e mental

Investir na saúde da equipe reflete diretamente no bem-estar e motivação para bater o ponto todos os dias. Vale disponibilizar plano de saúde, realizar campanhas vacinais, oferecer programas internos de conscientização e prevenção e até disponibilizar espaços e momentos para descompressão durante o expediente.

Também não dá para esquecer de garantir a ergonomia no trabalho e de seguir todas as normas de segurança conforme o segmento da sua empresa para prevenir acidentes de trabalho ocupacionais.

6. Defina políticas assertivas de controle de frequência

Estabeleça normas claras e justas para controle da frequência, incluindo questões como tempo de tolerância para atrasos, faltas justificáveis e consequências para ausências injustificadas.

Essas políticas devem ser apresentadas ao colaborador no momento de sua admissão, mas também vale reforçar periodicamente e disponibilizar o acesso fácil a essas informações para toda a equipe, por meio dos canais de comunicação interna.

7. Realize pesquisas de clima

As pesquisas de clima organizacional são ótimas iniciativas para medir a satisfação e colher as percepções dos colaboradores em relação ao ambiente de trabalho.

Um estudo como esse pode questionar a respeito de processos institucionais, lideranças, remuneração, oportunidades de crescimento, cultura corporativa, dentre outros pontos.

Pesquisas como a famosa GPTW revelam informações que podem elucidar possíveis causas de absenteísmo e gerar ideias vindas do time que podem ser utilizadas para reverter situações negativas.

8. Invista na valorização e desenvolvimento do time

Colaboradores que se sentem valorizados ficam mais engajados com a empresa, mostrando mais vontade de evoluir e participar ativamente do progresso da organização, portanto, avalie as possibilidades de incentivar os colaboradores que se comprometem.

Um bom plano de carreira que permita visualizar de forma clara as oportunidades de crescimento ou mesmo o oferecimento de treinamentos, cursos e participações em eventos demonstram a preocupação do empregador em desenvolver talentos.

9. Considere ser mais flexível

Nem sempre os modelos mais tradicionais de trabalho funcionam para todas as organizações, e muitas delas têm encontrado vantagens em adotar o trabalho híbrido ou remoto, por exemplo, bem como uma jornada de trabalho mais flexível.

Caso se adequem à rotina da sua organização, essas alternativas podem livrar os funcionários de inconvenientes como trânsito ou conflitos com compromissos pessoais e aumentar a satisfação deles no trabalho, influenciando, consequentemente, na sua produtividade e assiduidade!

Agora, cabe a você adotar a estratégia — ou a combinação de estratégias — que mais fizer sentido para sua empresa, além de acompanhar os índices de absenteísmo regularmente.

Para isso, leve em consideração as taxas atuais, as causas já identificadas e desenvolva um plano de ação com medidas que podem ser realizadas a curto, médio e longo prazo. Bom trabalho!