Assinatura eletrônica tem validade jurídica?

A assinatura eletrônica tem validade jurídica no Brasil e é considerada uma ótima ferramenta para otimizar processos e garantir a segurança nas transações.

Esse tipo de rubrica passou a ser aceito depois da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que criou a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), órgão regulamentador responsável por conferir autenticidade, integridade e validade jurídica a plataformas que disponibilizam o recurso.

Com a implementação dessa tecnologia, empresas e profissionais, especialmente na área de Recursos Humanos, têm à disposição uma solução mais prática para a assinatura de documentos, que antes só poderia ser feita pessoalmente e em papéis físicos.

Neste artigo, você vai encontrar todas as respostas que precisa para aplicar essa funcionalidade em seu dia a dia e torná-lo mais produtivo e otimizado. Boa leitura!

Antes de tudo, entenda a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica

Embora sejam usadas como sinônimos muitas vezes, a assinatura digital e a eletrônica são diferentes, mesmo que a digital seja um tipo – bem específico – de assinatura eletrônica, que utiliza métodos de criptografia para garantir a autenticidade e a integridade de um documento.

Ela está sempre vinculada a um certificado digital, que deve ser emitido por uma autoridade certificadora reconhecida pela ICP-Brasil, o que assegura que todos que assinaram são quem dizem ser e que o documento não foi alterado após a assinatura.

Por outro lado, a assinatura eletrônica é um conceito mais amplo, que abrange qualquer forma de rubrica feita no meio eletrônico, o que inclui a assinatura digital. Exemplos comuns incluem a digitação de um nome, o clique em um botão de “aceito” e a utilização de biometria.

Em resumo, é possível dizer que toda assinatura digital é uma assinatura eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é uma assinatura digital.

Ainda assim, isso não quer dizer que uma é melhor que a outra, e a versão eletrônica, mais acessível e comum, também tem validade jurídica, desde que siga as normativas estabelecidas no próximo tópico.

Qual assinatura eletrônica tem validade jurídica?

Para que uma assinatura eletrônica tenha validade jurídica no Brasil, ela precisa estar associada a um processo que garanta a autenticidade dos signatários e a integridade do documento. Isso significa, em outras palavras, que a tecnologia escolhida deve proteger todos os envolvidos contra fraudes e alterações que não deveriam ter sido feitas.

Atualmente, as rubricas eletrônicas que são válidas juridicamente são aquelas feitas através de plataformas credenciadas ao órgão regulamentador, a ICP-Brasil, isso porque usam métodos avançados de criptografia, que vinculam os signatários ao documento assinado – que pode ser de qualquer tipo, como contrato, acordo ou outro.

Profissionais de RH que buscam, por exemplo, uma forma de otimizar a rotina de assinatura de holerites ou de espelhos de ponto podem contar com esse recurso, que é válido, seguro e muito mais simples para todos os envolvidos.

E não para por aí! A tecnologia em questão pode ser usada nas organizações, especialmente em departamentos como o RH, para rubricar contratos de trabalho, acordos de confidencialidade e até mesmo para complementar sistemas eletrônicos de ponto e para autorizar férias.

Só que, para garantir a validade jurídica dessa rubrica, é preciso seguir o que diz a lei sobre o assunto.

Quais são os principais pontos da Lei da Assinatura Eletrônica?

A Lei da Assinatura Eletrônica (nº 14.063/2020) foi a responsável por equiparar as rubricas no meio digital com aquelas feitas no formato tradicional, e explicita os três principais tipos de assinaturas eletrônicas aceitos no Brasil.

• Assinatura eletrônica simples: é a mais adequada para transações de menor risco, como autenticações básicas em serviços eletrônicos. Ela pode ser feita por meio de um clique em um botão "aceito" ou por meio da inserção de um token ou de uma senha.
• Assinatura eletrônica avançada: utiliza métodos de autenticação que permitem a identificação do assinante e garantem a integridade do documento, geralmente utilizada em transações que exigem maior segurança. Exemplos são a impressão digital, o reconhecimento facial ou os códigos de acesso únicos enviados aos signatários.
• Assinatura eletrônica qualificada: é baseada em um certificado digital e oferece o mais alto nível de segurança, sendo exigida para atos de maior importância jurídica, como escrituras públicas e documentos judiciais.

A normativa em questão também delimita que as versões das rubricas eletrônicas certificadas pela ICP-Brasil tenham presunção de veracidade, o que significa que elas têm a mesma validade legal que as assinaturas físicas reconhecidas em cartório.

Além disso, a legislação também prega que os únicos documentos que não podem ser assinados de forma eletrônica são aqueles referentes a atos que exigem reconhecimento de firma ou escritura pública.

Quer saber como o recurso pode se encaixar como uma luva para assinar contratos de trabalho por aí? O próximo e último tópico deste artigo dá conta do recado!

Assinatura eletrônica em contratos: 10 benefícios para adotá-la hoje

As assinaturas eletrônicas podem ser usadas em uma infinidade de contextos, mas estão presentes principalmente na rotina de profissionais que precisam tornar seu dia a dia mais otimizado e eficiente.

Dá uma olhada em todas as vantagens!

1. Agilidade na contratação

A assinatura eletrônica permite que contratos de trabalho, termos de confidencialidade, e outros documentos relacionados à contratação sejam assinados em questão de minutos, independentemente da localização geográfica das partes envolvidas. Isso acelera o processo de contratação, permitindo que novos colaboradores comecem a trabalhar mais rapidamente.

2. Redução de custos operacionais

Ao eliminar a necessidade de impressões, envios postais e reconhecimento de firma em cartório, a assinatura eletrônica reduz significativamente os custos operacionais, já que o RH pode gerenciar toda a documentação de forma digital, economizando recursos e tempo.

3. Facilidade no gerenciamento de documentos

Com a assinatura eletrônica, todos os contratos e documentos podem ser armazenados digitalmente em sistemas seguros e organizados, como na nuvem, o que facilita o acesso, a recuperação de informações e a gestão documental, permitindo ao RH localizar rapidamente qualquer papel necessário.

4. Segurança e conformidade jurídica

A rubrica online oferece altos níveis de segurança, garantindo a autenticidade, integridade e validade jurídica dos documentos assinados, requisitos cruciais para o cumprimento das leis trabalhistas e para assegurar que todos os contratos estejam devidamente formalizados e válidos.

5. Automação de processos

A integração da funcionalidade com sistemas de gestão de RH permite a automação de diversas etapas do processo de contratação e gestão de colaboradores. Por exemplo, após a rubrica de um contrato, o sistema pode automaticamente arquivar o documento, notificar as partes envolvidas e iniciar outros processos relacionados.

6. Experiência do colaborador

A experiência de novos colaboradores é aprimorada quando o processo de rubrica de contratos é rápido e descomplicado, principalmente porque a assinatura eletrônica oferece uma solução moderna e eficiente, que demonstra a preocupação da empresa com a inovação e a praticidade.

7. Flexibilidade e mobilidade

Em tempos de trabalho híbrido ou remoto, a assinatura eletrônica oferece a flexibilidade necessária para que contratos sejam assinados a qualquer momento e de qualquer lugar. Isso facilita a gestão de equipes distribuídas e garante que processos importantes não sejam atrasados por questões logísticas.

8. Transparência e rastreabilidade

A versão eletrônica permite rastrear todo o processo de rubrica, com registros de data, hora e identidade de quem assinou o documento, aumentando a transparência e a responsabilidade, reduzindo o risco de disputas ou mal-entendidos.

9. Contribuição para a sustentabilidade

A digitalização dos contratos contribui para a sustentabilidade ao reduzir o uso de papel e outros recursos físicos, se alinhando a práticas de responsabilidade corporativa, que são cada vez mais valorizadas por colaboradores e pela sociedade.

10. Compliance e auditorias

A tecnologia também facilita a conformidade com regulamentações e auditorias, uma vez que todos os documentos estão organizados e disponíveis em formato digital. O RH pode facilmente demonstrar que os processos seguem as normas estabelecidas, garantindo a transparência e a conformidade legal.

Agora que você já sabe que a assinatura eletrônica tem validade jurídica e que ela pode ajudar você no seu dia a dia, experimente utilizar esse recurso para gerir contratos e assinar outros documentos importantes da rotina de RH. Depois de experimentar essa facilidade, você não vai mais querer viver sem!