Assinatura digital tem validade jurídica?

A assinatura eletrônica tem validade jurídica no Brasil e é considerada uma ótima ferramenta para otimizar processos e garantir a segurança nas transações.

Esse tipo de rubrica passou a ser aceito depois da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que criou a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), órgão regulamentador responsável por conferir autenticidade, integridade e validade jurídica a plataformas que disponibilizam o recurso.

Com a implementação dessa tecnologia, empresas e profissionais, especialmente na área de Recursos Humanos, têm à disposição uma solução mais prática para a assinatura de documentos, que antes só poderia ser feita pessoalmente e em papéis físicos.

Neste artigo, você vai encontrar todas as respostas que precisa para aplicar essa funcionalidade em seu dia a dia e torná-lo mais produtivo e otimizado. Boa leitura!

Antes de tudo, entenda a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica

Embora sejam usadas como sinônimos muitas vezes, a assinatura digital e a eletrônica são diferentes, mesmo que a digital seja um tipo – bem específico – de assinatura eletrônica, que utiliza métodos de criptografia para garantir a autenticidade e a integridade de um documento.

Ela está sempre vinculada a um certificado digital, que deve ser emitido por uma autoridade certificadora reconhecida pela ICP-Brasil, o que assegura que todos que assinaram são quem dizem ser e que o documento não foi alterado após a assinatura.

Por outro lado, a assinatura eletrônica é um conceito mais amplo, que abrange qualquer forma de rubrica feita no meio eletrônico, o que inclui a assinatura digital. Exemplos comuns incluem a digitação de um nome, o clique em um botão de “aceito” e a utilização de biometria.

Em resumo, é possível dizer que toda assinatura digital é uma assinatura eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é uma assinatura digital.

Qual assinatura eletrônica tem validade jurídica?

Para que uma assinatura eletrônica tenha validade jurídica no Brasil, ela precisa estar associada a um processo que garanta a autenticidade dos signatários e a integridade do documento. Isso significa, em outras palavras, que a tecnologia escolhida deve proteger todos os envolvidos contra fraudes e alterações que não deveriam ter sido feitas.

Atualmente,  a versão que melhor atende a esses requisitos é a assinatura eletrônica qualificada – também chamada de assinatura digital – vinculada a um certificado digital. A boa notícia é que as melhores plataformas de gestão de colaboradores já oferecem esse recurso dentre as suas soluções para RH.

Profissionais de RH que buscam, por exemplo, uma forma de otimizar a rotina de assinatura de holerites ou de espelhos de ponto podem contar com esse recurso, que é válido, seguro e muito mais simples para todos os envolvidos.

E não para por aí! A tecnologia em questão pode ser usada nas organizações, especialmente em departamentos como o RH, para rubricar contratos de trabalho, acordos de confidencialidade e até mesmo para complementar sistemas eletrônicos de ponto e para autorizar férias.

Só que, para garantir a validade jurídica dessa rubrica, é preciso seguir o que diz a lei sobre o assunto.

Quais são os principais pontos da Lei da Assinatura Eletrônica?

A Lei da Assinatura Eletrônica (nº 14.063/2020) foi a responsável por equiparar as rubricas no meio digital com aquelas feitas no formato tradicional, e explicita os três principais tipos de assinaturas eletrônicas aceitos no Brasil.

• Assinatura eletrônica simples: é a mais adequada para transações de menor risco, como autenticações básicas em serviços eletrônicos. Ela pode ser feita por meio de um clique em um botão "aceito".
• Assinatura eletrônica avançada: utiliza métodos de autenticação que permitem a identificação do assinante e garantem a integridade do documento, como tokens de segurança e autentificação de dois fatores geralmente utilizada em transações que exigem maior segurança. Exemplos são a impressão digital, o reconhecimento facial ou os códigos de acesso únicos enviados aos signatários.
• Assinatura eletrônica qualificada: é baseada em um certificado digital e oferece o mais alto nível de segurança, sendo exigida para atos de maior importância jurídica, como escrituras públicas e documentos judiciais.

Quer saber como o recurso pode se encaixar como uma luva para assinar contratos de trabalho por aí? O próximo e último tópico deste artigo dá conta do recado!

Assinatura digital em contratos: 10 benefícios para adotá-la hoje

As assinaturas digitais podem ser usadas em uma infinidade de contextos, mas estão presentes principalmente na rotina de profissionais que precisam tornar seu dia a dia mais otimizado e eficiente.

Dá uma olhada em todas as vantagens!

1. Agilidade na contratação

A assinatura digital permite que contratos de trabalho, termos de confidencialidade, e outros documentos relacionados à contratação sejam assinados em questão de minutos, independentemente da localização geográfica das partes envolvidas. Isso acelera o processo de contratação, permitindo que novos colaboradores comecem a trabalhar mais rapidamente.

2. Redução de custos operacionais

Ao eliminar a necessidade de impressões, envios postais e reconhecimento de firma em cartório, a assinatura digital reduz significativamente os custos operacionais, já que o RH pode gerenciar toda a documentação de forma digital, economizando recursos e tempo.

3. Facilidade no gerenciamento de documentos

Com a assinatura digital, todos os contratos e documentos podem ser armazenados digitalmente em sistemas seguros e organizados, como na nuvem, o que facilita o acesso, a recuperação de informações e a gestão documental, permitindo ao RH localizar rapidamente qualquer papel necessário.

4. Segurança e conformidade jurídica

A rubrica online oferece altos níveis de segurança, garantindo a autenticidade, integridade e validade jurídica dos documentos assinados, requisitos cruciais para o cumprimento das leis trabalhistas e para assegurar que todos os contratos estejam devidamente formalizados e válidos.

5. Automação de processos

A integração da funcionalidade com sistemas de gestão de RH permite a automação de diversas etapas do processo de contratação e gestão de colaboradores. Por exemplo, após a rubrica de um contrato, o sistema pode automaticamente arquivar o documento, notificar as partes envolvidas e iniciar outros processos relacionados.

6. Experiência do colaborador

A experiência de novos colaboradores é aprimorada quando o processo de rubrica de contratos é rápido e descomplicado, principalmente porque a assinatura digital oferece uma solução moderna e eficiente, que demonstra a preocupação da empresa com a inovação e a praticidade.

7. Flexibilidade e mobilidade

Em tempos de trabalho híbrido ou remoto, a assinatura digital oferece a flexibilidade necessária para que contratos sejam assinados a qualquer momento e de qualquer lugar. Isso facilita a gestão de equipes distribuídas e garante que processos importantes não sejam atrasados por questões logísticas.

8. Transparência e rastreabilidade

A versão eletrônica permite rastrear todo o processo de rubrica, com registros de data, hora e identidade de quem assinou o documento, aumentando a transparência e a responsabilidade, reduzindo o risco de disputas ou mal-entendidos.

9. Contribuição para a sustentabilidade

A digitalização dos contratos contribui para a sustentabilidade ao reduzir o uso de papel e outros recursos físicos, se alinhando a práticas de responsabilidade corporativa, que são cada vez mais valorizadas por colaboradores e pela sociedade.

10. Compliance e auditorias

A tecnologia também facilita a conformidade com regulamentações e auditorias, uma vez que todos os documentos estão organizados e disponíveis em formato digital. O RH pode facilmente demonstrar que os processos seguem as normas estabelecidas, garantindo a transparência e a conformidade legal.

Agora que você já sabe que a assinatura digital tem validade jurídica e que ela pode ajudar você no seu dia a dia, experimente utilizar esse recurso para gerir contratos e assinar outros documentos importantes da rotina de RH. Depois de experimentar essa facilidade, você não vai mais querer viver sem!