O processo de contratação de funcionários é formado pelo recrutamento, seleção, aprovação, validação da documentação de admissão, registro do empregado, formalização do contrato de trabalho, preparação interna da empresa e onboarding do funcionário.
O setor de Recursos Humanos é o responsável por garantir que as etapas do processo de admissão sejam executadas dentro da lei e de modo eficiente e frutífero, bem como de acordo com as necessidades específicas de “mão de obra” da organização.
Mas calma! A gente entende que as etapas para a contratação de funcionários são muitas e que é difícil lembrar de todas, principalmente de todos os detalhes presentes em cada uma sem a ajuda de um checklist contendo todo o processo de admissão para um novo integrante da equipe.
Por isso, siga com a gente para conferir um checklist eficiente de admissão e um passo a passo que vai garantir que você não esqueceu de nada na hora de contratar um novo talento na sua empresa.
Como funciona o processo de contratação?
Um processo como esse deve ser conduzido pelo setor de RH ou time de Gestão de Pessoas. Ele acontece quando a empresa está precisando de mais recurso humano ou, ainda, quando precisa substituir um talento que deixou o quadro de funcionários da organização.
O processo de contratação é formado por algumas etapas que, por sua vez, funcionam como um checklist para que a empresa conduza essa contratação dentro da lei e contrate os funcionários mais adequados para preencher as posições em aberto.
Quais são as etapas de admissão de funcionários?
1. Recrutamento
O primeiro passo é atrair profissionais com os requisitos mínimos para a contratação, como formação acadêmica, tempo de experiência, hard e soft skills, além de um perfil de trabalho desejado pela organização.
Por isso, para encontrar o match perfeito para a posição aberta, será preciso mapear as atividades que serão desempenhadas no cargo e, com isso, desenhar o perfil do profissional desejado. Portanto, no momento de recrutamento e divulgação da vaga, pontue as principais atribuições do cargo, como:
- funções;
- responsabilidades;
- horário de trabalho;
- formação acadêmica exigida;
- tempo necessário de experiência na área;
- diferenciais;
- remuneração; e
- benefícios inclusos.
Prepare um texto informativo sobre o que você espera do profissional, ou seja, refine as candidaturas, fazendo com que os profissionais que apliquem para a vaga sejam compatíveis com o cargo e as expectativas da empresa.
Além disso, caso você disponibilize vagas para trabalho remoto, é possível também utilizar canais de comunicação como o LinkedIn para encontrar profissionais do mundo inteiro para preencher as vagas da sua empresa.
2. Seleção dos candidatos
O processo de seleção dos candidatos começa com a triagem dos currículos, ou seja, esse é o momento de descartar prospectos que não cumprem com os requisitos de contratação elencados no tópico anterior.
Em outras palavras, selecione apenas os profissionais que apresentam a formação, experiência e habilidades esperadas para o cargo. Assim, com essa pré-seleção em mãos, você pode passar para as próximas etapas de seleção, como entrevistas, testes, dinâmicas e etc.
Essa é uma das etapas mais delicadas do processo de contratação de funcionários, já que vai ser preciso um discernimento maior por parte da equipe de RH para contratar o profissional que melhor se adequa ao que a empresa necessita naquele momento.
3. Aprovação do candidato
Este momento é marcado pela aprovação dos profissionais que corresponderam às expectativas da empresa e pelo feedback construtivo dado aos profissionais que participaram do processo seletivo, mas que não conseguiram a vaga.
Além disso, vale lembrar que, quando um profissional é aprovado em um processo seletivo, ele deve ser de fato contratado, de outro modo, caso o indivíduo se sinta prejudicado de alguma forma, a empresa pode ser responsabilizada por danos morais e materiais.
Também é nessa etapa que o salário e os benefícios empregatícios são negociados e o profissional é informado sobre os documentos necessários para a contratação e o prazo no qual a papelada deve ser entregue.
4. Reunião dos documentos
O RH deve exigir e reunir todos os documentos necessários para a contratação do funcionário antes da efetivação do profissional. Confira a lista dos documentos mais exigidos nesse momento.
Documentação necessária para a contratação de funcionários
- RG e CPF
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
- Comprovante de escolaridade
- Comprovante de residência
- Certidão de nascimento, em caso de filhos menores de 14 anos e maiores com invalidez para receber salário-família, além de carteira de vacinação para filhos menores de 6 anos e declaração de frequência escolar para filhos acima de 7 anos
- Certificado de alistamento militar para homens de 18 a 45 anos
- Atestado de Saúde Ocupacional (ASO)
- Declaração de dependentes, quando houver
- Título de eleitor
- Comprovante de votação das últimos três eleições
- Foto 3x4
- CNH, caso a função exija
- Registro profissional, caso a atividade exija
É fundamental que o RH confira todos os documentos assim que eles forem entregues, já que ter em mãos a documentação necessária para o registro do empregado é indispensável para que a contratação seja feita de forma correta.
Admissão digital
Uma forma menos burocrática e ágil de reunir a documentação do novo colaborador é através de um aplicativo de admissão digital através do qual o funcionário possa anexar toda a documentação obrigatória utilizando o próprio celular.
O processo de admissão digital facilita o envio de documentos e evita o acúmulo de papelada, já que a documentação é armazenada online. Além disso, em algumas soluções, como a da Coalize, o contrato de trabalho é gerado automaticamente assim que a documentação for entregue.
5. Registro do empregado na Carteira de Trabalho
O art. 41 da CLT trata sobre a obrigatoriedade de formalizar o registro do funcionário na CTPS, seja no documento físico ou na carteira de trabalho digital através do eSocial. O empregador é obrigado a anotar o salário-base, possíveis adicionais, o cargo, a jornada laboral e o local do trabalho.
O prazo para fazer anotações na carteira de trabalho do contratado é de até cinco dias úteis segundo a Lei 13.874/2019. Devem ser informadas, especificamente, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, no documento do novo empregado.
6. Formalização do contrato de trabalho
Além do registro do empregado na CTPS, também vai ser preciso formalizar a relação empregatícia por meio de um contrato de trabalho escrito e assinado por ambas as partes.
Os tipos de contrato de trabalho são:
- contrato com tempo indeterminado;
- contrato por tempo pré-determinado;
- contrato temporário;
- contrato eventual; e
- contrato de estágio (nesse caso, regido pela Lei do Estágio e não pela CLT).
Todas as modalidades estão previstas em lei, apresentando direitos e deveres que devem ser seguidos pelo empregador e empregado. Também é muito importante que haja duas vias do contrato de trabalho, assim, uma pode ficar em posse da empresa e a outra em posse do empregado.
7. Preparativos internos da empresa
É hora de preparar a “casa” para receber o novo funcionário: liberar acessos e criar contas que serão utilizadas pelo colaborador, como é o caso do e-mail corporativo, da criação de identificações do usuário dentro do sistema de ponto da empresa e a organização da infraestrutura laboral.
Ou seja, mais do que oferecer um kit de boas-vindas, será necessário acomodar o colaborador da melhor forma possível, garantindo que o profissional tenha as ferramentas e os recursos necessários para executar suas funções de modo produtivo.
8. Onboarding do funcionário
Por último, integre o colaborador na equipe: apresente o profissional aos funcionários da empresa, mostre as dependências do local de trabalho, faça o colaborador se sentir acolhido e garanta que ele conheça todas as regras e políticas da organização.
Também faz parte do onboarding do funcionário elaborar um plano de ação para os primeiros dias do profissional na empresa, além de oferecer treinamentos corporativos para alinhar as expectativas do seu negócio às competências do novo colaborador.
Viu, só? Mesmo detalhada, a política de contratação de colaboradores facilita o processo de admissão. Depois disso, ficará mais simples manter a eficiência, a qualidade e o respeito durante a contratação dos novos integrantes da sua equipe!
E esse processo pode ficar ainda mais fácil com o auxílio de uma plataforma de RH completa que inclui ponto eletrônico, admissão digital de funcionários e muito mais. Solicite uma demonstração do sistema da Coalize e facilite seu trabalho!
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