Não fazer o controle de ponto da sua empresa pode desestruturar o setor financeiro, já que a inexistência desse controle resulta no pagamento indevido das horas trabalhadas dos funcionários, além de poder resultar em processos trabalhistas que mancham a reputação dos negócios.
O manejo inadequado da jornada acaba colocando a organização em uma sinuca de bico, pois, sem o registro de horários dos colaboradores, ela terá que mover mundos e fundos para se defender caso alguma ação seja movida contra ela na Justiça e entrará no processo já entendendo que as chances de sair vitoriosa são pequenas.
Então, se você está aqui buscando se informar e ficar longe de complicações que podem deixar marcas profundas no seu negócio, vem entender as consequências legais de não cuidar da jornada de trabalho da sua equipe e aprender a administrá-las!
Qual a importância do controle de ponto?
Garantir que a jornada de trabalho de cada colaborador aconteça conforme a lei e de acordo com contrato firmado entre as partes, evitar processos trabalhistas, prejuízos monetários e multas do Ministério do Trabalho e do Emprego são as principais justificativas para fazer essa gestão.
O pagamento indevido das horas trabalhadas e a manipulação do registro de ponto, quando ele é feito, principalmente, de forma manual, estão entre os motivos que mais levam as empresas ao tribunal no Brasil, no primeiro caso como rés e no segundo como autoras.
Em ambos os casos, as chances de um gestor sair vitorioso sem que tenha o manejo adequado dos registros de jornadas são poucas.
Devemos dizer a você que não basta simplesmente fazer o controle da maneira que você julgar necessário: é fundamental adequá-lo às leis válidas no território nacional.
O que diz a CLT sobre o controle de ponto?
O artigo 74, parágrafo 2º da Consolidação das Leis do Trabalho, dada pela Lei nº 7.855, esclarece que empresas com mais de 20 trabalhadores devem registrar a hora de entrada, saída e intervalos de todo o quadro de funcionários, obrigatoriamente.
Ou seja, não existe margem para outras interpretações: em empresas com mais de 20 funcionários, o controle de ponto é obrigatório.
O importante é que o registro aconteça, mesmo que seja feito de modo manual. Outras alternativas, mais utilizadas e recomendadas, são o controle mecânico e, principalmente, o eletrônico/digital.
Mas fique atento! Além do artigo 74 da CLT, outros instrumentos legais foram criados para regulamentar e fiscalizar as novas formas se "bater o ponto" e algumas normativas servem especialmente para nortear o uso do relógio de ponto eletrônico.
Destaque para quem dita as regras para o uso do registro eletrônico atualmente: a Portaria 671, que, ao mesmo tempo, substitui e complementa outras duas – a 1510 e a 373.
O que diz a Portaria 671/2021?
Abaixo, listamos as principais exigências legais trazidas por essa normativa para os sistemas de relógio eletrônico.
- Não haver restrições de horário para marcação do ponto.
- Não exigir do funcionário uma autorização da empresa para que o registro das horas extras aconteça.
- Não marcar o ponto do funcionário automaticamente, usando o horário contratual como base, por exemplo.
- Não permitir a existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo funcionário.
- Permitir a emissão de comprovante físico ou eletrônico de todos os registros.
- Contar com memória suficiente para armazenamento das marcações efetuadas, que podem ser posteriormente fiscalizadas pelo Ministério do Trabalho.
Viu, só? Aparatos legais para assegurar os direitos e deveres do trabalhador e da empresa não faltam. Quando não há gestão do registro, mais do que atuar de maneira ilegal, você pode ter certeza que é questão de tempo para que as consequências junto à Justiça apareçam.
“Ah, mas o meu negócio faz tudo certo! Paga hora extra direitinho e tudo!”. Erros acontecem, pessoas mal intencionadas existem e a obrigatoriedade dos registros é sua! Não esqueça.
Quem é o responsável pelo controle de ponto?
Implementar uma rotina de registro de ponto e insistir em sua realização adequada é uma tarefa do gestor da empresa e monitorá-lo diariamente costuma caber ao departamento de Recursos Humanos ou de gestão de pessoas.
É papel desses profissionais garantir que o registro das horas trabalhadas aconteça e seja feito de acordo com a legislação vigente, caso contrário, as consequências poderão ser legais.
O que acontece se eu não registrar o ponto dos meus funcionários?
As consequências legais de não fazer o controle de ponto giram em torno das ações trabalhistas movidas por colaboradores que, de alguma forma, se sentiram lesados dentro da relação com sua empresa ou têm a ver com fiscalizações feitas pelo Ministério do Trabalho, inclusive em decorrência de denúncias em alguns casos.
Além disso, quando um responsável por um CNPJ fica cara a cara com um juiz, se não tem provas legais de que o colaborador trabalhou para a sua organização dentro do que está estabelecido pela CLT, acaba enfrentando consequências ainda piores, financeiras e para a reputação dos negócios, que deixam a empresa em maus lençóis.
Então, se é obrigação da empresa controlar as horas de seus empregados e isso não é feito, ela não consegue comprovar o período trabalhado, nem mesmo que o pagamento devido foi realizado, abrindo margem para a interpretação errônea ou duvidosa de suas ações até que se prove o contrário.
Se as marcações de ponto não existem ou seus registros não correspondem à realidade, para nada servem quando o assunto são ações movidas na Justiça e o responsável pelo CNPJ acaba tendo a obrigação de arrumar testemunhas ou documentos que comprovem a jornada diária daquele trabalhador – que abriu o processo contra a empresa.
Enfim, sem uma gestão eficiente, fica difícil argumentar e vencer qualquer processo trabalhista. É isso o que chamamos de causa perdida! E perder uma causa tem tudo a ver com perder dinheiro, viu?
Qual é o valor da multa por falta de controle de ponto?
Se a fiscalização do Ministério do Trabalho e do Emprego bater à porta da sua empresa atrás dos relatórios de ponto e esses registros não existirem, há grandes chances de você, como gestor, ser multado. A punição financeira começa em R$ 40,25 e pode chegar a R$ 4.025,33.
O valor da multa varia de acordo com cada situação e com os critérios de avaliação do responsável pela fiscalização.
Além do desrespeito à obrigatoriedade do monitoramento em empresas com mais de 20 funcionários, desrespeitar o repouso semanal remunerado e o pagamento de salário nos feriados também conta. Tudo isso está previsto na Lei 12.544.
A punição ainda pode variar de acordo com o porte da empresa, a quantidade de funcionários e a gravidade da infração. O prejuízo pode ser ainda maior se o estabelecimento continuar sem a marcação das horas, impedir a fiscalização ou desrespeitar os fiscais.
O valor da multa será dobrado nesse caso e não vai caber ao RH pagá-la, mas sim a você, pelos motivos que já apresentamos no decorrer do artigo até aqui.
Qual é o papel do RH na fiscalização do registro de ponto?
O RH é o departamento responsável por conscientizar os colaboradores sobre a importância do registro de ponto, por expor as regras da empresa em torno do assunto e por alertar tanto você quanto os funcionários sobre as possíveis consequências em casos de condutas inadequadas na marcação.
A conscientização e todas as informações sobre o processo do registro acontecem já na chegada dos funcionários ao time (onboarding), como medida preventiva, e se tornam pauta sempre que há alguma novidade ou situação que exija novas conversas sobre o assunto.
O departamento deve deixar claro que a falta do registro ou posturas inadequadas vão resultar em advertências por marcação incorreta de ponto, suspensões e até mesmo demissão com justa causa, uma vez que realizar o registro é obrigação do funcionário e uma tarefa intransferível.
Enfim, cabe ao RH:
- alertar gestores e colaboradores de suas responsabilidades;
- analisar frequentemente os relatórios de registro de cada funcionário; e
- fazer as devidas interferências sempre que necessário.
O setor não arca com as multas caso elas venham a ser aplicadas pelo Ministério do Trabalho, é claro, mas pode, sim, ajudar você a evitá-las, assim como outras complicações relacionadas.
Como evitar problemas com registro de ponto?
Além da conscientização frequente sobre as consequências dos esquecimentos, marcações erradas e fraudes, do backup de informações e de um controle atencioso das horas extras, faltas e atrasos, tudo por parte do RH, a forma mais eficiente de evitar problemas é usar um sistema de relógio de ponto eletrônico.
Se em nossa vida particular a gente resolve quase todas as nossas pendências e obrigações através do nosso dispositivo celular ou com o suporte de outras tecnologias, por que em uma empresa seria diferente?
O relógio de ponto eletrônico pode funcionar através do uso de um cartão magnético individual, por meio da biometria de cada trabalhador ou de modo digital, pelo celular ou qualquer outro dispositivo móvel. As horas são registradas através da geolocalização nesse último caso.
Uma vez instalado na empresa, o sistema coleta, trata e analisa, em tempo real, os dados de ponto de cada colaborador, controlando com precisão e eficiência toda a jornada de trabalho da equipe, o que otimiza também o fechamento da carga horária de cada membro da equipe. Essas são só algumas das vantagens.
Quais as vantagens de um sistema eletrônico de registro de ponto?
Desde marcar com precisão os horários de ponto até auxiliar no fechamento rápido da folha de pagamento, um sistema de relógio de ponto eletrônico transforma o dia a dia do RH e ajuda o setor a fiscalizar registros inapropriados.
Acompanhe a nossa lista e conheça mais vantagens!
- Dribla fraudes na marcação do ponto.
- Evita processos trabalhistas.
- Facilita o processo de fechamento da folha de pagamento.
- Possibilita o acompanhamento, em tempo real, da jornada de trabalho e da realização de horas extras.
- Oferece precisão no horário de marcação do ponto.
- Mostra de onde o ponto foi registrado.
- Emite automaticamente a folha de espelho de ponto e holerite com assinatura digital.
Alguns softwares ainda permitem que o colaborador utilize o próprio celular para bater ponto, através de um app para registrar horas de trabalho. Demais, né?
Esse é um sistema que não mede esforços para tornar a vida dos gestores mais fácil e deixar do lado de fora do estabelecimento qualquer complicação jurídica que a falta de controle de ponto pode ocasionar! Aplique na sua empresa e comprove os resultados.
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