Empresas que adotam assinatura eletrônica no espelho de ponto permitem aos seus colaboradores conferir informações registradas por eles sobre a jornada de trabalho durante todo o mês e assinar a folha de ponto apenas clicando em um botão e registrando a identidade através de uma selfie.
Essa nova realidade já está presente em várias organizações Brasil afora e não à toa: negócios que pretendem se desenvolver precisam, cada vez mais, de uma mão da tecnologia para otimizar alguns processos e focar no crescimento sustentável.
Sem esse empurrãozinho, eles acabam correndo o risco de ficar para trás da concorrência quando o assunto é organização do Departamento Pessoal e satisfação dos colaboradores no geral.
Quer conhecer uma forma de agilizar o fechamento do mês no seu negócio que ofereça inúmeras vantagens e tenha respaldo jurídico? Chegou ao lugar certo!
Neste artigo, você descobre tudo o que precisa sobre a assinatura eletrônica do espelho de ponto, desde o que é esse novo recurso até como implementá-lo. Boa leitura.
O que é uma assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica é uma forma mais moderna de você ou sua empresa autenticar documentos sem ninguém precisar comparecer a departamentos físicos, cartórios ou afins para deixar uma rubrica em papel.
Com o recurso, qualquer pessoa consegue assinar documentos, comprovantes e contratos de forma 100% online, sem maiores dores de cabeça.
Isso vale, inclusive, para o meio empresarial. Acredite: a tecnologia veio para somar aos processos, desburocratizando-os, e permitindo que tanto gestores quanto funcionários possam passar mais tempo focando em tarefas estratégicas, deixando toda a papelada de lado.
A importância da assinatura eletrônica na folha de ponto: otimizando processos e reduzindo burocracias
A importância da assinatura eletrônica nas folhas de ponto é muito evidente para as empresas: acaba a possibilidade de fraude nas rubricas deixadas em papel, bem como aquela famosa desculpa do “Esqueci de passar no Departamento Pessoal, pode ser amanhã?”.
Você pode acreditar quando disserem que a assinatura eletrônica está transformando o RH com a possibilidade dada aos colaboradores de assinarem documentos de qualquer lugar e diretamente do celular.
Toda essa comodidade reflete também em uma coleta otimizada das assinaturas nas folhas de pagamento no fim do mês, o que significa que o processo é benéfico para a empresa como um todo.
Seus funcionários, certamente, não vão reclamar de receber o pagamento, às vezes, mais cedo do que o esperado e quem é responsável por isso agradece essa ajudinha – que vai acabar com a pilha de papéis em cima da mesa que surge sempre que o dia 30 se aproxima.
Parece bom demais para ser verdade? Não tema! O recurso é resguardado por lei.
Aspectos legais da assinatura eletrônica na folha de ponto: o que diz a lei?
As assinaturas eletrônicas são válidas e reconhecidas pela Justiça no Brasil desde 2020, mas saiba que os aspectos legais dessa forma mais moderna de assinar documentos não constam na CLT, mas sim na Lei nº 14.063/2020.
A legislação em questão aborda tudo o que você precisa saber sobre o assunto, incluindo as normas para aplicação das assinaturas eletrônicas dentre as mais diversas instituições, sejam elas públicas ou privadas!
O tópico também é tema de artigos dispostos na Portaria 671, que regulamenta sistemas alternativos de registro e controle de jornada, como é o caso do Registrador de Ponto por Programa (REP-P) e do Registrador de Ponto Alternativo (REP-A). Destaque para os artigos nº 79 e nª 80, cujo conteúdo você confere abaixo.
| Art. 79. O REP-C e o REP-P, definidos no art. 76 e no art. 78, devem emitir ou disponibilizar acesso ao comprovante de registro de ponto do trabalhador, que tem como objetivo comprovar o registro de marcação realizada pelo empregado, contendo no mínimo as seguintes informações: |
| Art. 80. O comprovante de registro de ponto do trabalhador pode ter o formato impresso ou de arquivo eletrônico. |
A boa notícia é que os sistemas disponíveis no mercado já estão de acordo com tudo isso! Agora, que tal entender melhor como funciona o processo de assinatura propriamente dito para decidir se vai adotá-lo?
Como funciona a assinatura eletrônica de espelho de ponto?
A assinatura eletrônica de espelho de ponto acontece ao fim de cada mês, quando a plataforma de registro de ponto que contém o recurso emite um comprovante das horas trabalhadas que deve ser assinado eletronicamente pelo RH ou gestor e pelo funcionário.
Logado no sistema, o trabalhador acessa seu espelho de horas, clica em “Assinar” e fornece uma senha, deixa seu registro biométrico – para dispositivos que permitam o reconhecimento da digital – ou faz o reconhecimento facial.
Assim, a folha estará assinada! E tanto o funcionário quanto os gestores podem controlar as jornadas de trabalho de qualquer lugar, com total transparência para os dois lados.
Mas este é apenas um dos cinco benefícios que a modalidade oferece. Veja as outras vantagens adiante.
6 maiores benefícios da assinatura eletrônica no espelho de ponto
Transparência, segurança, sustentabilidade e economia são retornos garantidos quando uma empresa adota o processo de assinatura eletrônica. Confira todos em detalhes!
1. Maior transparência
A assinatura eletrônica do espelho de ponte garante maior transparência para todos os envolvidos no processo porque permite ao trabalhador analisar as informações registradas no espelho com calma, além de checar informações dos meses anteriores quando quiser.
2. Flexibilidade
O recurso permite que as equipes assinem os espelhos de ponto no fim do mês de onde estiverem. A vantagem de um processo automatizado como este é que ele serve tanto para trabalhadores em regime de trabalho presencial quanto para aqueles em jornadas externas ou que exercem suas funções em home office.
Gestores, por sua vez, conseguem monitorar as jornadas e fazer o fechamento de folha de ponto de qualquer lugar através do celular.
3. Mais segurança, menos fraudes
Ao contrário das assinaturas tradicionais feitas no papel, a assinatura eletrônica exige uma autenticação que costuma envolver o registro de uma selfie ou identificação biométrica na hora de assinar os documentos, o que garante que não haja fraudes no processo.
Cada registro também gera uma chave criptografada única, que identifica a transação e evita falsificações.
4. Sustentabilidade e economia
Por acontecer de forma exclusivamente digital, a assinatura eletrônica do espelho ponto elimina a necessidade de impressões em papel, o que resulta na economia de recursos e, de quebra, colabora com o meio ambiente!
5. Praticidade
Esqueceu de pedir para o colaborador passar no Departamento Pessoal para assinar? O próprio trabalhador não apareceu? A tinta da caneta acabou?
Esses problemas são coisas do passado com a assinatura eletrônica, já que basta uma selfie ou uma leitura do polegar – que vai gerar um código criptografado para garantir a autenticidade das informações – para o espelho ser devidamente assinado.
6. Tudo feito pelo celular
Chega de baixar programas complicados e pesados nos computadores dos trabalhadores: a assinatura eletrônica no espelho de ponto é feita totalmente pelo celular.
Basta pedir que cada um baixe o app do sistema de controle de ponto na loja de aplicativos do seu aparelho e fornecer um login e uma senha individuais. Depois, é fundamental orientar todo mundo sobre como assinar corretamente, claro!
E, com uma plataforma que apoie tanto gestor quanto colaborador no processo, a rotina fica bem mais simples para todos os lados, quer ver só?
Como simplificar o processo de assinatura de folha de ponto?
Para tornar mais simples a assinatura da folha de ponto, a empresa que pretende reduzir burocracias e gastos desnecessários deve contar com o auxílio de uma plataforma completa de gestão de horas que possua o recurso de assinatura eletrônica.
Depois de escolher a opção que melhor se encaixa às necessidades de gestores e colaboradores, bastará criar um login para cada funcionário e capacitar a equipe para usar a ferramenta.
De modo geral, é só seguir o passo a passo listado adiante.
- Peça aos funcionários para baixar o aplicativo da plataforma escolhida na loja de aplicativos para iOS ou Android.
- Forneça login e senha para cada membro da equipe. O cadastro antecipado deve ser feito pelos gestores para facilitar o processo.
- Ofereça um período de treinamento e ensine todo o time a utilizar a ferramenta, do login à assinatura do espelho de ponto.
- Grave vídeos tutoriais para enviar aos trabalhadores ensinando o passo a passo para fazer o registro, assim, quando houver dúvidas, basta abrir o vídeo para relembrar o procedimento.
- Faça o primeiro processo com seu time, ensinando como acessar o espelho de ponto e assiná-lo.
- Prontinho! Agora, acompanhe a evolução do procedimento nos próximos meses e mantenha-se aberto(a) para o esclarecimento de dúvidas.
Depois de seguir esse passo a passo, vai ficar cada vez mais nítida, para todo mundo (e para você!), a forma como a rotina flui sem maiores entraves.
Deixando a papelada e o incômodo de pedir que cada trabalhador compareça ao Departamento Pessoal só para assinar uma folha, o gestor ganha tempo para focar no que realmente importa para expandir os negócios e proporcionar um ambiente de trabalho mais saudável para todos. Experimente!
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