Admitir novos profissionais é um processo detalhado e cheio de pormenores legais a serem respeitados, mas nem por isso essa operação precisa ser burocrática – e é nesse ponto que os benefícios da admissão digital dão as caras de verdade: redução de custos e fluxo de contratação simplificado são apenas dois exemplos para iniciar a conversa.
Sem contar que, se você aceita candidaturas de todos os cantos do Brasil e do exterior e/ou adota uma filosofia do tipo “anywhere office” (escritório em qualquer lugar), a contratação tradicional não se encaixa na sua cultura.
O próximo tópico prova que o impacto da admissão digital no RH vai além e traz ainda mais benefícios para sua empresa. A lista é longa, mas você vai adorar descobrir que essa pode ser sua nova realidade por aí!
As vantagens da admissão digital que provam sua eficiência
Redução de custos e digitalização do processo de admissão, entrada quase instantânea do profissional na equipe e envio e armazenamento de documentação online são alguns dos maiores benefícios do formato moderno.
Afinal, as ferramentas para admissão digital são uma mão na roda para as empresas que querem integrar o novo funcionário o quanto antes, e não podem ficar gastando tempo e dinheiro elaborando contratos do zero, enviando e recebendo papelada pelo correio, separando xerox, subindo documentação na nuvem etc.
Entrada rápida do profissional no time
Se você está contratando alguém é porque você precisa de gente trabalhando o mais rápido possível, certo? Então, por que adiar a entrada na empresa?
O processo tradicional é muito longo, tem fama de “interminável” e, para piorar, é chato. Por outro lado, a contratação online é rápida e, dentro de poucas etapas, o colaborador é inserido no sistema e fica liberado para iniciar sua nova jornada de trabalho.
Envio e armazenamento de documentação online
Sem envios via correio ou motoboy, o profissional baixa o aplicativo do sistema, escaneia cada papel solicitado (com o próprio celular mesmo) e envia a papelada para sua empresa diretamente pelo aplicativo.
O colaborador não precisa sair de casa em nenhum momento durante o período de contratação e, assim que toda a documentação for entregue, o contrato admissional é gerado automaticamente e validado por meio de assinatura eletrônica na mesma plataforma.
O manejo e armazenamento da documentação admissional também é online. Uma vez que as informações são registradas no sistema, elas ficam seguras e podem ser acessadas sempre que necessário na nuvem, sem acúmulo de cópias e caixas de arquivo.
Digitalização dos processos de admissão
Todo o processo é digitalizado, sem idas e vindas ao escritório durante o período da contratação. Isso melhora a experiência do novo integrante e ainda facilita o trabalho do time do RH, que pode trabalhar em regime remoto e manter todos os protocolos admissionais da empresa.
Aqui vão alguns exemplos de processos 100% digitais e customizáveis:
- Envio de documentos
- Recebimento do exame admissional
- Geração do contrato de trabalho
- Armazenamento dos arquivos relacionados à contratação
- Assinatura eletrônica direto na plataforma
E não tem com o que se preocupar: o colaborador só avança para a próxima etapa depois que toda a papelada é anexada. Se houver qualquer documentação pendente, o profissional é informado e o processo paralisado até que todos os arquivos sejam enviados.
Além disso, ao contrário do manejo físico da documentação admissional, a digitalização e o armazenamento em nuvem garantem a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
Eficiência na contratação online
A admissão digital é a solução para integrar talentos de qualquer lugar, sem que os custos dessa contratação se acumulem rapidamente e o profissional fique sobrecarregado antes mesmo do seu primeiro dia de trabalho.
Sem frustrações, perda de prazos e extravio de documentos, todo o processo de contratação online flui de maneira leve: você solicita tudo pelo sistema, o colaborador envia imagens da papelada pelo aplicativo e o RH confere tudo do outro lado da telinha.
Redução de custos
Com a admissão digital, você elimina os custos com a impressão de papéis, envio de documentos, deslocamento físico e demanda de horas extras do time de RH para encerrar o processo o quanto antes.
Isso tudo enquanto melhora a experiência do novo integrante.
Você fica mais perto de se tornar uma empresa verde
Menos papel = menos impacto ecológico! Você pode reduzir o impacto ambiental do seu negócio utilizando ferramentas que substituem recursos naturais por alternativas digitais, como o processo online e o armazenamento em nuvem.
E seria até injusto destacar qualquer desvantagem, já que as melhores plataformas de admissão digital são super intuitivas e fáceis de usar – sem contar que todo mundo possui um smartphone hoje em dia, né?
Agora, para garantir que dê tudo certo na implementação dessa novidade por aí, a equipe de experts da Coalize preparou um checklist completo para você facilitar a adaptação de todo mundo com a nova tecnologia.
Melhores práticas para admissão digital: checklist completo
Admitir novos profissionais digitalmente é uma maravilha, desde que você avalie as plataformas disponíveis e mapeie todo o fluxo de admissão com cuidado, sem deixar de contar com soluções completas ou esquecer de nenhuma solicitação importante.
Use os sete itens abaixo como um checklist do que fazer para facilitar o processo!
- Mapear todo o fluxo de admissão antes de iniciar o processo.
- Enviar previamente uma lista de documentos e requisitos para evitar atrasos.
- Verificar os arquivos enviados pelo colaborador.
- Utilizar uma plataforma de gestão de funcionários que centralize todas as etapas da admissão digital em um único sistema.
- Dar preferência a um sistema de interface simples e fácil de usar, com instruções claras para o colaborador e para o responsável pela contratação.
- Verificar se o software garante o armazenamento seguro de informações e que seus recursos tenham validade jurídica.
- Optar por um sistema de admissão que conte com outros recursos importantes para a rotina do RH, como o ponto eletrônico.
A melhor plataforma de admissão digital do Brasil incorpora tudo o que você acabou de ler como parte operacional da sua solução. Conheça-a!
Como funciona a admissão digital da Coalize?
Para fazer a admissão digital pelo sistema da Coalize, primeiro, você deve cadastrar o funcionário na lista de usuários da plataforma e liberar o acesso dele ao sistema, depois, é só seguir o passo a passo abaixo!
- Faça login na plataforma de admissão digital da Coalize.
- Clique no ícone “Admissão” > “Templates” > “Novo template”.
- Customize o template de acordo com as informações que você deseja coletar e clique em “Salvar alterações”.
- Em seguida, aperte no ícone “Admissão” novamente > “Em andamento” > “Iniciar admissão”.
- Selecione o funcionário previamente cadastrado > “Continuar”.
- Escolha o template criado > “Usar template” > pronto: a lista de documentos necessários foi enviada ao colaborador.
- Acompanhe o preenchimento das informações e o status da admissão em “Concluídos”.
Depois que o processo admissional for concluído, você receberá uma notificação sobre o recebimento dos papéis e poderá verificar se todas as informações foram anexadas de acordo com as determinações da empresa.
Em seguida, o funcionário já estará apto para usufruir de todos os benefícios do sistema da Coalize, como bater o ponto online e enviar atestados pelo aplicativo, enquanto você pode monitorar tudo em tempo real através dessa mesma solução para RH.
Experimente mais essa facilidade e torne a gestão de pessoas da empresa um dos pontos fortes da marca! Solicite uma demonstração e teste a Coalize gratuitamente.
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