O RH digital é importante na gestão das empresas modernas, pois oferece uma série de benefícios que vão desde a automação de tarefas e maior agilidade no dia a dia até a redução de erros e o aumento da eficiência organizacional.
Um estudo recente da Deloitte, marca de auditoria e consultoria, indica que 56% das empresas que adotaram recursos digitais na gestão viram uma melhora significativa na eficiência dos processos e na tomada de decisão.
Isso porque, com a digitalização, dados sobre desempenho, absenteísmo e satisfação dos colaboradores ficam disponíveis em tempo real, facilitando a criação de planos mais eficazes para a equipe em menos tempo. Legal, né?
Se você chegou até aqui querendo saber mais sobre essas inovações e sobre os impactos que elas podem trazer à sua empresa, encontrou o conteúdo certo! Continue a leitura e descubra tudo sobre o tema.
Afinal, o que é RH digital?
O RH digital é o termo dado à aplicação de ferramentas de tecnologia para transformar a gestão de Recursos Humanos, automatizando processos, organizando dados e facilitando o acesso a informações essenciais para a gestão de pessoas.
Em vez de realizar tarefas manuais, gestores que adotam o RH digital centralizam informações e agilizam rotinas com a ajuda de softwares e tecnologias, o que permite que a equipe se concentre em estratégias de desenvolvimento, bem-estar e engajamento dos colaboradores.
Essa abordagem, por sua vez, é conhecida por tornar o setor mais eficiente e também mais estratégico para a empresa como um todo.
Qual a importância de adotar o RH digital no expediente?
Adotar o RH digital no expediente é um processo recomendado para empresas que querem modernizar a gestão de pessoas e otimizar o tempo das equipes, permitindo que elas foquem em atividades estratégicas e deixem de lado tarefas manuais e repetitivas.
Quando os Recursos Humanos digitais são implementados no dia a dia, a organização se torna mais ágil e os colaboradores conseguem acessar informações de forma autônoma, reduzindo a necessidade de intervenções do RH para processos simples, o que poupa tempo e melhora a experiência de trabalho para todos.
Imagine uma empresa onde cada consulta sobre férias, benefícios ou folha de pagamento exige um e-mail ou uma visita ao departamento de Recursos Humanos. O profissional de RH, nesse caso, passa horas do expediente atendendo essas demandas individuais, o que sobrecarrega o setor e atrasa atividades mais estratégicas.
Com o RH digital, todas essas informações ficam disponíveis em um portal de autoatendimento. Assim, um colaborador pode conferir sua folha de pagamento ou programar suas férias em apenas alguns cliques, sem precisar envolver a equipe de RH, que, agora, pode focar em atividades de desenvolvimento e capacitação.
Como o RH digital se diferencia do tradicional?
Enquanto os Recursos Humanos tradicionais dependem de atividades manuais e planilhas para administrar informações dos colaboradores, o RH digital usa plataformas que integram e atualizam essas informações automaticamente, o que reduz o tempo gasto em tarefas operacionais e aumenta a precisão das atividades.
Dá uma olhada em como isso é feito!
Com recursos que reduzem burocracias e fraudes dentro das empresas
Um bom exemplo são recursos como geolocalização e assinatura eletrônica nas plataformas de RH digital, que garantem a integridade dos registros, protegendo as informações, assegurando que os colaboradores estejam realizando suas jornadas da área delimitada pela empresa e facilitando a coleta de assinaturas em documentos quando necessário, sem que ninguém mais precise dar aquela “passadinha” no setor pessoal só para deixar uma rubrica.
Oferecendo controle de ponto em tempo real
O fechamento de ponto, que costumava ser uma tarefa trabalhosa, agora pode ser realizado em tempo real. As plataformas digitais permitem o monitoramento constante das jornadas de trabalho, possibilitando um acompanhamento preciso das horas extras e das ausências.
Através da personalização de diferentes jornadas de trabalho
A flexibilidade na gestão da jornada de trabalho é outro diferencial das soluções de RH digital. Elas permitem que as empresas adaptem as jornadas de forma personalizada, ajustando-as às necessidades específicas de cada organização.
Com uma configuração intuitiva, essa flexibilidade facilita o atendimento às demandas de diferentes perfis de colaboradores, estejam eles em home office, regime híbrido ou mesmo em uma escala diferente do restante do time.
Com integração a diferentes tipos de sistema e setores
Para integrar ainda mais os setores da empresa, as soluções digitais promovem uma comunicação fluida entre RH e contabilidade, por exemplo, automatizando o envio de dados de ponto e facilitando a consolidação das informações para fechamento de folha e cálculos fiscais.
Por meio de um banco de horas automatizado
Por fim, o cálculo automático de horas é um super diferencial de um RH tech. Com ele, o gerenciamento de horas extras se torna prático e confiável, com os sistemas realizando os cálculos de forma automática e eliminando possíveis erros de apuração.
Isso sem contar que alguns sistemas ainda oferecem banco de horas automatizado, cadastrando atrasos, faltas ou horas extras e fazendo a compensação sem que você tenha que passar trabalho fazendo qualquer tipo de cálculo. Tudo a partir do registro de ponto feito pelos seus funcionários e calculado automaticamente pelo sistema.
Gostou desses diferenciais super atrativos? Então, chegou a hora de conhecer as ferramentas que vão garanti-los na sua rotina!
11 principais ferramentas do RH digital
As principais ferramentas do RH digital são aquelas que automatizam processos e centralizam dados para facilitar a gestão de pessoas, tornando o setor de Recursos Humanos mais estratégico e eficiente.
Aqui vai uma dezena de exemplos de recursos que cumprem bem esse papel.
1. Admissão digital
A admissão digital facilita e acelera o processo de integração de novos colaboradores. Com ela, todos os documentos necessários são enviados, preenchidos e assinados eletronicamente, garantindo uma experiência mais prática e reduzindo o uso de papel.
Essa funcionalidade, no geral, permite que os novos colaboradores se familiarizem rapidamente com a empresa, enquanto o departamento de RH acompanha cada etapa da integração.
2. Assinatura eletrônica no espelho de ponto e outros documentos
A assinatura eletrônica simplifica a validação de espelhos de ponto e demais documentos trabalhistas, assegurando a conformidade legal e reduzindo a burocracia.
Com essa ferramenta, os colaboradores podem assinar remotamente, o que facilita o processo para quem atua em home office ou em equipes distribuídas – e mesmo para quem trabalha de forma presencial, que se beneficia com a facilidade de rubricar papéis sem precisar dar uma passadinha no setor pessoal.
3. Gestão do banco de horas
O banco de horas digital permite que horas extras sejam registradas e acompanhadas com precisão.
Quando você conta com um sistema automatizado que contabiliza e organiza as jornadas, facilitando a compensação e o controle de horas, você ganha em visibilidade tanto para o RH quanto para o colaborador, que tem informações sobre o saldo atualizado na palma da mão.
4. Controle de ponto
O controle de ponto digital permite registrar horários de entrada, saída e intervalos de forma prática e segura. Com essa ferramenta, o RH acompanha a jornada de trabalho em tempo real, reduzindo a necessidade de controle manual e eliminando possíveis erros.
5. Folha de ponto automatizada
Com uma folha de ponto automatizada, todos os registros de jornada são automaticamente organizados e contabilizados para o fechamento no fim do mês.
Essa automação, por sua vez, garante precisão nos cálculos de horas trabalhadas, horas extras e eventuais adicionais, evitando inconsistências que possam impactar o pagamento.
6. Gestão digital de documentos
A gestão de documentos digitais permite centralizar arquivos e informações em uma plataforma segura e de fácil acesso.
Com isso, o setor de Recursos Humanos reduz o uso de documentos físicos e facilita o arquivamento e a consulta de dados em contratos, políticas da empresa e documentos de compliance.
7. Lançamento de folgas e férias por aplicativo
Alguns sistemas permitem que os colaboradores solicitem folgas e férias diretamente por um aplicativo enquanto o RH autoriza e organiza esses períodos com facilidade. Dessa forma, o uso de formulários em papel é eliminado, o que aumenta a transparência e o controle dos períodos de descanso.
8. Monitoramento de ponto por cerca virtual
A cerca virtual é uma tecnologia que delimita, através da geolocalização dos dispositivos, um perímetro no qual o colaborador pode marcar seu ponto. Esse recurso é útil para monitorar o horário e a localização dos funcionários que trabalham em campo ou remotamente, garantindo maior controle sobre a jornada.
9. Ponto biométrico, por tablet, aplicativo ou computador
O ponto eletrônico pode ser registrado por meio de biometria ou dispositivos como tablet, aplicativo ou computador, permitindo flexibilidade na forma de registro e assegurando que cada colaborador registre a presença com segurança e precisão, em qualquer lugar.
10. Relatórios automatizados
As melhores soluções para RH facilitam a análise de dados ao gerar, de forma prática, relatórios automatizados sobre jornada, banco de horas, absenteísmo e outras métricas de RH.
Essas informações, por sua vez, permitem que o departamento de Recursos Humanos tome decisões estratégicas embasadas e otimize a gestão de pessoas.
11. Solicitações de atestados por aplicativo
Algumas ferramentas permitem que os colaboradores enviem atestados médicos diretamente por aplicativo, o que facilita a validação e o registro de afastamentos. Essa agilidade no processo reduz a burocracia e facilita o controle de ausências por motivos de saúde.
Quer ver só como esses recursos funcionariam na prática?
RH digital na prática: exemplo simples
Imagine uma organização que ainda utiliza planilhas para gerenciar a folha de ponto e os dados dos colaboradores. Qualquer erro de preenchimento ou atualização pode gerar problemas, desde atrasos no pagamento até a falta de controle sobre as ausências e horas extras.
Com o RH digital, essa realidade muda, já que os sistemas integrados calculam automaticamente a folha de ponto, atualizam os dados em tempo real e reduzem significativamente as chances de erro.
A equipe, então, deixa de se preocupar com esses detalhes e pode se dedicar ao que realmente importa: planejar ações de desenvolvimento, criar estratégias de retenção de talentos e apoiar a cultura organizacional.
Outra situação comum em que o RH digital ajuda é o processo de recrutamento e seleção. Com uma mãozinha da tecnologia, as etapas de triagem, análise de candidatos, cadastro de novos colaboradores e gestão de documentos se tornam mais rápidas e precisas, graças ao uso de plataformas que possuem admissão digital, facilitando o recebimento dos papéis necessários para contratação e muito mais.
Gostei! Como faço para que o RH digital ganhe vida na minha empresa?
Para que o RH digital ganhe vida na sua empresa, é preciso adotar um sistema de controle de ponto e gestão de colaboradores que ofereça recursos digitais para simplificar o dia a dia tanto dos gestores de RH quanto dos colaboradores.
Com uma plataforma adequada, a empresa consegue organizar melhor o controle de jornadas, centralizar informações de pessoal e oferecer autonomia para que a equipe acesse facilmente seus dados, possibilitando que cada um registre seu ponto de forma prática, sem necessidade de intervenção do RH, enquanto o sistema registra automaticamente as horas trabalhadas e gera relatórios prontos para análise.
Além do controle de ponto, um sistema de gestão de colaboradores é essencial para o RH digital. Ferramentas que organizam e centralizam dados sobre desempenho, faltas e capacitação ajudam a gestão a traçar planos de desenvolvimento individualizados e estratégicos.
Agora que você já sabe o que é o RH digital e suas vantagens para a gestão das empresas, o que acha de continuar a navegar no blog para profissionais de RH da Coalize para conferir outros assuntos? Aventure-se pelos artigos!
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