Etapas do processo de admissão: passo a passo para não errar!

As etapas do processo de admissão de uma empresa envolvem o recrutamento, seleção, aprovação da proposta, recolhimento da documentação e registro do funcionário e terminam com o processo de integração (também chamado de onboarding) conduzido pelo time de RH.

Todo esse processo deve ser bem planejado e executado com muita organização, isso porque ele tem impacto direto na contratação de pessoas mais adequadas a cada vaga e à cultura organizacional e poderão representar maior retenção de talentos e, consequentemente, menos gastos com contratações e demissões, além de colocar você à frente de outras companhias da mesma área.

Quer admitir colaboradores de forma adequada? Descubra quais são as regras definidas pela própria Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e fique ciente dos direitos e deveres tanto de contratantes quanto de contratados.

Empresas que não seguem as regras do fluxo de contratação podem ser multadas ou enfrentar problemas na justiça e colaboradores que não cumprem com seus deveres no decorrer do processo admissional podem ser eliminados da seleção ou ter sua contratação anulada. Veja mais detalhes no texto adiante.

Como funciona o processo de admissão?

O processo de admissão em uma empresa começa com a abertura de vagas para novas contratações. Essas vagas são divulgadas pelo setor de Recursos Humanos ou o departamento pessoal da companhia de modo online e offline, preferencialmente em canais que permitam o máximo possível de diversidade entre os candidatos.

Quando ficam sabendo da vaga, os candidatos enviam seus currículos à organização e cada documento é avaliado e filtrado por pessoas que se dedicam exclusivamente ao recrutamento interno, externo ou misto daqueles que mais “tenham a ver” com a vaga.

Depois da captação dos candidatos qualificados, tem início o processo seletivo para que sejam escolhidos os novos colaboradores. Ele é seguido pelo processo de admissão, que envolve várias etapas sobre as quais falaremos no próximo tópico.

Ao final de tudo isso, a empresa terá seus novos colaboradores escolhidos e enviará uma proposta para todos eles e é a partir daí que começam os trâmites de contratação envolvendo o envio de documentos, exame admissional, onboarding e treinamentos de integração.

6 etapas do processo de admissão de funcionários

O passo a passo de um processo de admissão envolve pelo menos seis etapas diferentes:

1. Recrutamento.
2. Seleção.
3. Aprovação e proposta.
4. Documentação e registro.
5. Adequação ou preparo de infraestrutura.
6. Recepção, integração e treinamento.

Conheça cada uma das etapas em detalhes para não errar.

1.  Recrutamento

Envolve a abertura das vagas, a definição de critérios de contratação para cada uma delas e sua divulgação através de anúncios que contenham:

• todas as principais informações do trabalho;
• detalhes sobre a atuação de quem for selecionado e sobre o seu papel no cotidiano da corporação;
• habilidades exigidas;
• preferencialmente, período trabalhado, faixa salarial e benefícios - muitas empresas optam por não repassar essas informações no anúncio da vaga, mas fazer isso pode representar transparência por parte da companhia e ajuda na atração de pessoas realmente interessadas.

Os candidatos interessados pelas vagas enviam seus currículos à empresa e, posteriormente, passam pelo processo de seleção, que é diferente do recrutamento.

2.  Seleção

É o momento em que o RH recebe os currículos de todos os candidatos e faz uma triagem dos que são mais adequados às vagas disponíveis.

Nesse mesmo momento, o RH informa aos que não passaram na seleção que eles terão novas oportunidades no futuro, mas não se adequam ao que a empresa procura no momento e faz um contato inicial com os aprovados nessa filtragem. Além do contato inicial, também se responsabiliza por:

• convite para entrevistas e testes de habilidades;
• realização das entrevistas de emprego e dos testes; e
• seleção dos que se destacarem nas entrevistas e testes e, portanto, daqueles que estiverem mais aptos para preencher cada vaga.

Quem são os responsáveis pela seleção?

Os profissionais de RH devem estar capacitados para acompanhar cada etapa do processo de admissão e se dedicar quase exclusivamente a elas, garantindo que o processo seja ético, organizado e transparente.

Um psicólogo ou uma psicóloga podem estar envolvidos no processo e, quando isso acontece, participam das entrevistas com cada candidato pensando em analisar, principalmente, seu perfil comportamental. A presença de um psicólogo na seleção é mais uma garantia de que os profissionais estão alinhados aos objetivos e propósitos da vaga e da empresa como um todo.

Enfim, os candidatos que se destacam são escolhidos por uma equipe composta por RH, psicólogo e gestores de cada área e/ou da organização e aprovados para as vagas em questão. Depois dessa etapa é que os candidatos que chegaram até aqui recebem a sua proposta de emprego.

3.  Aprovação e proposta

Neste momento, o RH, os gestores e os candidatos selecionados conversarão sobre salário, benefícios e jornada de trabalho e alinharão todas as suas expectativas antes de firmarem contrato, evitando que restem dúvidas sobre quais são as responsabilidades e atribuições de todos os envolvidos na contratação.

Tudo ok? Próximo passo: contrato de admissão, documentação e registro!

4.  Documentação e registro

Agora, a empresa pedirá aos profissionais recém-contratados ou ao profissional recém-contratado todos os documentos que precisa para registrá-lo de acordo com a CLT, para então iniciar o pagamento de seus benefícios e direcioná-lo à realização do exame admissional.

Quais documentos devem ser entregues pelo colaborador

Os documentos necessários para registro de um novo colaborador com carteira assinada são:

• Carteira de Trabalho e Previdência Social;
• Carteira de Identidade e CPF (cópia);
• Título de Eleitor (cópia);
• número do PIS/Pasep;
• número do registro profissional (se houver);
• certidão de casamento (cópia, se houver);
• certidão de nascimento dos filhos (se forem menores de 14 anos ou maiores com algum tipo de invalidez);
• cartão de vacinação (para filhos menores de 6 anos);
• declaração de frequência escolar (para filhos maiores de 7 anos); e
• certificado de reservista ou dispensa do serviço militar (para homens).

Outros documentos podem ser pedidos pela empresa aos novos colaboradores de acordo com a vaga a ser preenchida, com suas políticas corporativas ou com as exigências dos responsáveis pelo repasse de benefícios e pela realização do exame admissional, mas esses documentos extras não são exigidos para preenchimento da carteira de trabalho.

É fundamental que o novo funcionário tenha um prazo para reunir e enviar ou entregar todos os documentos solicitados e, uma vez recebidos todos os papéis, cabe à empresa fazer o registro correto dos dados. Entenda a seguir.

Como fazer o registro dos novos contratados

O profissional de Recursos Humanos que acompanha o processo de seleção e admissão de novos colaboradores terá a responsabilidade de registrar, em no máximo 5 dias úteis, as informações necessárias na Carteira de Trabalho de cada um, seja ela em seu formato tradicional ou na Carteira de Trabalho digital.

Além disso, precisará enviar cópias das documentações tanto para o Governo Federal quanto para a Caixa Econômica Federal.

Confira outras funções do RH no momento do registro de novos contratados:

• Preencher todos os papéis relacionados aos benefícios que serão concedidos ao trabalhador, como os de plano de saúde, vale-transporte e vale-alimentação.
• Conferir o contrato de trabalho para saber se nele constam cargo, valor de salário-base, jornada de trabalho (horário de expediente), data de admissão e outros dados fundamentais.
• Registrar, no eSocial, o vínculo empregatício que está sendo criado.
• Orientar sobre o registro de ponto.

Finalmente, chega a hora de adequar ou preparar a infraestrutura do escritório ou do home office para a chegada dos novos contratados.

5.  Adequação ou preparo de infraestrutura

Por adequação e preparo de infraestrutura, entenda, entre outras coisas, disponibilização de materiais de escritório e papelaria para todos os colaboradores, criação de um e-mail corporativo e instalação de plataformas e ferramentas utilizadas no PC durante o cotidiano.

Para colaboradores que vão trabalhar à distância, também é necessário oferecer equipamentos e ferramentas capazes de permiti-los atender, sem quaisquer dificuldades, às exigências da vaga e, para quem trabalhará no espaço físico da companhia, é preciso fornecer mesas e cadeiras confortáveis e com tamanho adequado para garantir ergonomia no ambiente de trabalho.

Com a infraestrutura preparada, é hora da recepção e integração dos recém-chegados.

6.  Recepção, integração e treinamento

Você já sabe, né? Recepção e integração envolvem apresentação do novo colaborador à sua equipe e às dependências do escritório quando o trabalho for presencial, principalmente às pessoas com quem esse colaborador terá mais proximidade durante o trabalho, e à estrutura que utilizará desde o primeiro momento, como copa ou cozinha e banheiros.

Também envolvem uma comunicação clara sobre quais são as regras da empresa, suas políticas e sua cultura e sobre quais normas de conduta esse recém-chegado precisa se adequar desde o primeiro dia.

O treinamento e onboarding pode começar imediatamente ou então depois que for traçado um plano de ação para os primeiros dias de trabalho. De um jeito ou de outro, é fundamental que ele seja aplicado por uma pessoa de confiança e que tenha habilidades para liderar e ensinar. Afinal, com paciência e cuidado somados ao conhecimento, tudo se ajeita.

O que não fazer em um processo de admissão?

Se você chegou até aqui, já sabe o que fazer para ter um processo de admissão impecável. De qualquer forma, achamos interessante contar também o que não fazer! Vamos lá:

• contratar só por causa das habilidades técnicas e ignorar as habilidades socioemocionais (soft skills);
• não definir exatamente e corretamente o perfil de profissionais buscado para cada vaga;
• ignorar a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no momento de armazenar os dados dos candidatos e de novos contratados;
• não dar a chance para o funcionário aprender e, portanto, não lhe oferecer um período de treinamento e adaptação; e
• esquecer de oferecer feedbacks - tanto aos que não passaram no processo quanto aos que estão começando e, inclusive, a todo o corpo de colaboradores de tempos em tempos. Isso é muito valioso para alinhamento de expectativas e para um relacionamento com o máximo de transparência.

Quer selecionar e admitir colaboradores sem ter medo de errar?

A dica para acertar 100% nos registros, manter a organização do início ao fim do processo de admissão, reunir todos os documentos necessários para a contratação e, acima de tudo, manter a empresa adequada às leis trabalhistas é: utilize um sistema de admissão digital.

Quando fornecido por uma empresa certificada como a Coalize, esse sistema pode ajudar com:

1. eliminação das burocracias na admissão;
2. envio e recebimento online de documentos;
3. criação de contratos personalizados;
4. armazenamento online do que antes seria arquivado em pastas e gavetas; e
5. organização dos documentos com adequação à LGPD.

O sistema de admissão digital e outras tecnologias específicas para contratação e demissão de colaboradores ajudam também a reduzir o tempo total dos processos e permitem direcionar o RH para outras atividades.

Quanto tempo demora o processo de admissão?

Em alguns casos, o processo de admissão demora uma ou duas semanas, mas, às vezes, pode durar um mês ou até mais, isso porque são muitos documentos para reunir e muitos registros para fazer.

Com o uso de um sistema digital, além de ter riscos mínimos de erros, o processo acontece de forma ágil e segura, podendo ser concluído dentro de alguns dias.

Não espere mais para buscar essa facilidade para os seus negócios e boa sorte nas próximas contratações!