Para simplificar todo o conceito de "gestão de processos", poderíamos, simplesmente, chamá-lo de "passo a passo". Contudo, esta prática vai além do que um mero passo a passo, pois pode fazer com que você ganhe tempo nos processos da sua empresa, podendo agregar estratégias a outros departamentos, valorizando seu produto ou serviço.
Além disso, manter uma gestão de processos ativa e funcionando corretamente, traz tranquilidade aos funcionários, uma vez que eles trabalham com mais eficiência, conhecendo tudo que se passa dentro da empresa e, portanto, acabam sendo mais produtivos e seguros na entrega daquilo que é esperado.
Em outras palavras, tudo que a equipe faz, somando-se todos os setores, está diretamente relacionado ao que vai ser entregue para o consumidor final, das vendas ao financeiro, tudo que se passa na operação da empresa é para que se obtenha resultado com a venda do produto ou serviço do negócio.
Desta maneira, para a gestão de processos ser eficiente, toda a equipe deverá saber e ter conhecimento de processos de outras equipes, originalmente. É esta integração que vai trazer um diferencial para a empresa, fazendo com que ela dispare na frente da concorrência. Vamos entender melhor o que é, como funciona e qual a importância desta prática, para que possa ser aplicada na sua equipe e elevar o seu nível de eficiência.
O que é gestão de processos?
A gestão de processos é a união de todas as áreas da empresa, seguindo um fluxo orgânico. Um exemplo bem comum, que ilustra corretamente, é o seguinte fluxo:
- Marketing;
- Venda;
- Pós-venda.
Neste exemplo, a empresa poderia ter criado uma gestão destes processos em que a finalização de uma etapa entrega à outra equipe para que dê continuidade e o ciclo de interesse da empresa fique completo.
Para entender o que significa gestão de processos, é importante tentar imaginar um fluxo de trabalho, o que é feito, geralmente através da tecnologia da informação. Neste fluxo, você visualiza todas as etapas do processo de fabricação, criação, vendas ou o que for o alvo da empresa em destaque.
Essa atividade, por meio de algum software que cria e distribui os passos seguintes, vai percorrendo cada setor da empresa (das vendas ao financeiro, lembra?), até ser finalizada.
Como funciona a gestão de processos?
Parece difícil, a gente sabe. Mas só é assim porque esta prática não está, ainda, presente em todas as empresas. Apesar de se parecer com uma linha de produção, ela pode e deve ser aplicada em empresas de todos os portes, a fim de diminuir processos atrasados e medir a produtividade de todos na equipe - e, em escala maior, da empresa toda.
Assim, a tecnologia entra na gestão de processos para tornar isso possível. É através de softwares que isso se desenha. Imagine uma agenda, em que cada funcionário possui o seu acesso, no seu setor.
Quando o setor "A" finalizar a sua parte do trabalho, o software, automaticamente, envia a atividade para a agenda do setor "B", para que siga o fluxo e ele tenha uma continuidade eficiente, sem se perder no meio do caminho.
Esta é uma forma de minimizar erros e aumentar a eficiência, pois é possível saber com quem está a tarefa, qual o prazo para concluí-la, se houve erro e quem o cometeu, para que tudo possa ser sanado o quanto antes.
Qual a importância da gestão de processos?
Ao explicarmos o que é e como funciona esta gestão, estamos o tempo todo falando da sua importância. Tirá-la das grandes empresas e aplicá-la em empresas de todos os portes, vai garantir:
- Saber em qual etapa a tarefa está, quem é o seu responsável e em qual prazo ela ficará pronta;
- Garantir que os funcionários se integrem, sabendo os processos de cada tarefa e seu tempo de entrega, trabalhando com mais segurança e eficiência;
- Medir a produtividade da equipe;
- Eliminar as burocracias de etapas que não são importantes, otimizando o tempo de toda a equipe.
Esses são alguns dos benefícios mais importantes da gestão de processos, mas é possível identificar vários outros, uma vez que ele funciona de maneira personalizável e os gerentes poderão definir quais as etapas e ir moldando a gestão de acordo com as necessidades de cada tarefa na empresa.
Você pode começar hoje, se quiser, inclusive da maneira antiga, com papel e caneta. Mas a ideia de inserir a gestão de processos na sua empresa é não perder nada - nem deixar com que nada se perca - e, para isso, a tecnologia ajuda e muito.
O que importa é que você dê a devida atenção para este aspecto, a fim de aprimorar a administração dos processos do seu negócio e, consequentemente, de todo o negócio em si. Saia na frente implementando a gestão de processos e saia na frente da concorrência garantindo a execução eficiente dos processos.
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