O que é time tracking e como colocar em ação

Quando quem é empreendedor fala ou pesquisa sobre “time tracking”, certamente o foco de suas preocupações está na gestão de tempo pessoal ou da equipe que compõe o seu time, afinal, a expressão nada mais é do que o rastreamento das horas despendidas por cada pessoa ou cada time, dentro de uma empresa, para a execução de cada função destinada a ele.

Ela está diretamente ligada ao controle da jornada de trabalho e à gestão de projetos, por exemplo e, sem seu monitoramento constante e atento, com certeza, vai faltar produtividade e sobrar contas para pagar em algum momento.

Quem administra e organiza o tempo da melhor forma sai ganhando internamente e também quando o assunto é a concorrência. Entenda por que e como agir a partir da leitura deste artigo!

O que é time tracking?

Em inglês, “time” significa tempo e “tracking” vem do verbo “rastrear”, portanto, “time tracking” nada mais é do que o rastreamento ou, se você preferir, o melhor controle e a melhor gestão de tempo por parte de uma pessoa, de um time ou de toda uma empresa.

Sabe quando você ouve alguém dizer que queria que o dia tivesse 48 horas? Com um bom time tracking, não existe necessidade disso!

Qual a importância do time tracking?

Quando o processo de gestão de tempo é aplicado gradualmente na vida de alguém ou no cotidiano de uma organização, ele ajuda na pontualidade e numa maior disciplina, além de fazer com que as metas alcançáveis fiquem cada vez mais próximas e melhorar a produtividade e a qualidade de vida.

Especificamente nas empresas, o time tracking também contribui para um bom clima organizacional, dentre outros benefícios! Mas, voltando ao parágrafo anterior, não custa reforçar que isso só acontece se existe uma implementação tranquila do mesmo.

Como implementar o time tracking em sua equipe? Experimente seguir estas 6 etapas

Você pode imaginar que o passo número um para a implementação de qualquer processo de gestão de tempo é o planejamento. Depois dele, virá a busca por maneiras de fazer tudo acontecer, seguida pela definição de metas e objetivos e pela organização de tarefas por ordem de prioridade e urgência.

1.  Planeje como acontecerá a implementação

Não é só a maneira como o tempo vai ser gerido que precisa ser planejada, mas também a forma como o time tracking será incorporado à cultura da empresa.

Pensando nisso, planeje de que forma você vai apresentá-lo à equipe, quais benefícios dele vai trazer como destaque e argumento para que todos topem adotá-lo e em quantas e quais etapas a implementação do processo será feita.

Aí sim terá chegado o momento de planejar cada ano, semestre, mês, semana e/ou dia, contando com uma lista de tarefas e pendências, com a definição de quantas horas ou minutos devem ser despendidos para solucionar cada uma e até com regras que vão valer para todo mundo na busca por esse objetivo.

Dica: oriente a equipe a sempre concluir uma tarefa e marcá-la, de alguma forma, como concluída antes de seguir para a próxima. Estudiosos do assunto garantem que isso dá ao cérebro um sentimento de missão cumprida!

2.  Descubra como fazer o seu planejamento acontecer

Pesquise por ferramentas, virtuais ou não, que ajudem você a colocar o time tracking em ação por aí. Algumas plataformas, como uma de controle de ponto e jornada de trabalho, contribuem indiretamente para a organização, enquanto outras, conhecidas, aliás, como soluções de time tracking, podem ser aplicadas exatamente para o seu monitoramento.

Experimente a(s) solução(ões) escolhida(s), faça a sua equipe experimentar também, recolha feedbacks e mostre abertura para esclarecer dúvidas.

3.  Defina metas individuais e coletivas

Já tendo em mãos o seu planejamento e as ferramentas que você vai utilizar, defina objetivos para cada pessoa da equipe e para a equipe no geral. Preze para que todas as metas sejam realistas, caso contrário, você só estará fazendo o time “enxugar gelo”, como dizem por aí.

4.  Defina prazos

Junto com as metas, estabeleça prazos para que elas sejam cumpridas! Horas, dias, semanas etc. ou oriente a equipe a fazer essa definição e depois alinhar tudo com você, já que é ela quem vai colocar a mão na massa para alcançar os objetivos finais!

5.  Entenda o que é prioridade

Distribuir o dia a dia entre tarefas urgentes e prioritárias, tarefas urgentes, mas não tão prioritárias, tarefas não urgentes, mas, ainda assim, importantíssimas e tarefas nem urgentes e nem tão importantes – exatamente como acontece numa Matriz de Eisenhower, por exemplo, sobre a qual você vai ler mais abaixo – também entra como parte do seu time tracking.

E basta compreender que organização é fundamental para a gestão de tempo que você vai sacar os motivos disso!

Outro ponto: entender o que é prioridade ajuda, ainda, na criação de uma consciência sobre gastar somente o tempo necessário em cada atividade.

6.  Defina tempo e metas também para as reuniões

Falta de produtividade e time tracking não combinam, e isso vale para as reuniões da sua equipe tanto quanto para todas as outras atividades. Sendo assim, institua que todos os encontros:

• durem apenas o tempo necessário;
• tenham um motivo para acontecer; e
• tenham um formato ou um roteiro predefinidos.

Prefere não adotar a Matriz de Eisenhower mencionada anteriormente como uma prática para colocar em ação a sua ideia? Tudo bem. Você pode escolher entre outras possibilidades!

5 melhores práticas para fazer o time tracking funcionar a seu favor

Além da Matriz de Eisenhower, quatro outros métodos podem ser aplicados na hora de se planejar o time tracking para uma equipe ou empresa: o método GTD, o Kanban, a técnica de Pomodoro e o Princípio de Pareto.

Leia mais, logo aqui embaixo.

1.  Matriz de Eisenhower

Esta matriz sugere a distribuição de tarefas entre urgentes ou não e importantes ou não. Dá uma olhada na imagem!

Encaixe suas atividades nesse quadro, distribuindo-as conforme as demandas do dia ou da semana, e veja os indicadores de produtividade decolarem com a organização das tarefas com a ajuda da matriz!

2.  Método GTD (Getting Things Done)

Chamado literalmente de “Método de conseguir que as coisas sejam feitas”, em português, o GTD se distribui entre cinco ações: capturar, esclarecer, organizar, refletir e comprometer-se.

• Capturar – todas as tarefas, atividades e compromissos em um único lugar, que pode ser uma ferramenta, plataforma online ou uma lista em papel
• Esclarecer – se tudo o que está listado é realmente realizável e quais são as ações necessárias para que cada tarefa, atividade e compromisso aconteça da melhor forma
• Organizar ou categorizar – todos os itens da lista de acordo com critérios que ficam a sua escolha e, geralmente, envolvem prazos
• Refletir – depois de organizar cada uma das categorias, sobre o que está na lista, para saber quais tarefas e compromissos precisam acontecer primeiro e quais podem vir em seguida, além de revisar a lista sempre que necessário!
• Comprometer-se – a entrar em ação

Esse método foi criado por David Allen e está detalhado em seu livro “A arte de fazer acontecer”.

3.  Kanban

Método criado pela fabricante de veículos Toyota para melhorar o processo produtivo em suas fábricas, o Kanban é uma organização na qual as tarefas a serem desenvolvidas em determinado projeto ou por determinada equipe ficam distribuídas em colunas, mais ou menos assim:

Conforme um objetivo vai “caminhando”, ele precisa ser movimentado de uma coluna para a outra até chegar na última e, se o seu time tiver mais etapas envolvidas na execução de uma mesma atividade, você pode acrescentá-las ao método sem problema.

Só fique de olho, pois, quando uma coluna está muito cheia e a outra muito vazia é sinal de que algum tipo de movimentação precisa acontecer!

4.  Técnica de pomodoro

Esta é uma técnica mais simples, basicamente na qual uma pessoa ou um time precisam dividir o tempo de trabalho em intervalos de 30 minutos, sendo 25 direcionados para a execução de uma tarefa e os cinco seguintes direcionados para descanso.

A mesma tarefa pode continuar após o descanso por mais 25 minutos, pelo menos, mas é importante ter em mente, como em todas as outras práticas de time tracking, quanto tempo ela realmente precisa para ser concluída.

Depois de quatro repetições de períodos de 25 minutos trabalhados (chamados de “pomodoros” – daí o nome da técnica) e, portanto, de três intervalos de cinco minutos cada um, quem estiver em ação vai precisar fazer uma pausa mais longa para recuperar toda a energia despendida no processo.

A pausa recomendada pode durar de 15 a 30 minutos.

5.  Princípio de Pareto

Por último, o princípio de Pareto, também chamado de “regra dos 80/20” ou “lei dos poucos vitais” é mais uma constatação sobre gestão de tempo do que uma prática propriamente dita, mas pode ser útil para você: criado por um sociólogo italiano de mesmo nome, ele afirma que de 80% dos efeitos de muita coisa, só 20% vêm de suas causas.

A partir dele, tem quem defenda que, em 80% de sucesso, por exemplo, só 20% vêm das atividades, então, para um bom time tracking, basta descobrir o que são esses 20% dentro da rotina de uma equipe e, dentro dele, organizar prioridades em termos de execução e de aprimoramento estratégico.

Você concorda com a ideia? Seja como for, avaliando qualquer uma dessas práticas, perceba o quanto a gestão de tempo tem princípios e pilares bem definidos, inclusive aparecendo em palavras e expressões que se repetem. Quer uma forcinha? Repasse-os antes de ir!

Quais os princípios do time tracking?

São cinco os princípios da gestão de tempo ou do time tracking: controle, objetivos centrais (seja de um projeto, de um período ou de cada pessoa dentro da equipe, por exemplo), foco no planejamento, organização de prioridades (no que diz respeito às tarefas), dedicação e autoconhecimento individuais e coletivos.

Realizar atividades similares ou iguais uma seguida da outra pode ajudar.

Quais os pilares do time tracking?

Você pode considerar pilares da gestão de tempo os compromissos (predefinidos para cada pessoa ou grupo), as anotações cuidadosas e cheias de detalhes de tudo o que é feito ou ainda está por fazer, a definição de tarefas e a distribuição das mesmas, a criação de processos e a criação de metas e prazos realistas.

Inclua na lista:

• cuidados com uma boa comunicação;
• organização do espaço físico de trabalho;
• redução ou limitação de distrações durante o tempo definido para execução de cada atividade;
• delegação equilibrada das tarefas;
• alinhamento de expectativas entre todos os envolvidos;
• prevenção de imprevistos, suas consequências e como administrá-las; e
• incentivo ao descanso e ao relaxamento, caso contrário, não tem produtividade que perdure.

Então, vai ser só usufruir dos benefícios!

Quais os benefícios do time tracking?

Com uma boa gestão de tempo, é evidente que a produtividade e a eficiência de uma empresa, equipe ou pessoa aumentam em curto prazo, mas o estresse e questões ligadas à ausência de saúde mental também caem surpreendentemente.

Todo mundo consegue atender aos prazos sem que isso seja um peso em suas rotinas e com mais consistência e menos altos e baixos nas entregas, além de equilibrar de forma mais satisfatória vidas profissionais e pessoais.

Assim como o tempo, os recursos da empresa passam a ser usados de forma mais organizada e otimizada, e acaba a ansiedade ligada à solução de tarefas de última hora – ou, pelo menos, reduz muito a ocorrência desse tipo de problema.

A disciplina se torna um hábito de times ou colaboradores que cumprem com jornada em home office ou similar. Eles sentem que fazem mais parte do todo e conseguem distribuir as 24 horas do dia para trabalharem apenas dentro do período combinado com seus gestores.

E você se lembra de ter lido, lá no início deste artigo, que gestão de tempo e controle de jornada de trabalho estão diretamente relacionados?

Se estiver pesquisando por ferramentas de time tracking, invista em plataformas que eliminem burocracias nos processos mais importantes de RH e que tragam recursos que permitam a você ir além das planilhas de controle de horas sem deixá-las para trás se você não quiser.

Existem outros aplicativos de time tracking, com outras finalidades, desenvolvidos só para programadores, como o TimeCamp, o Toggl e o Harvest, e também para o público em geral, como o Clockify, o SuccessFactors da SAP, o TrackingTime e o Basecamp.

Não deixe de compartilhar as informações contidas aqui com outras pessoas que estejam buscando saber mais sobre o assunto e até a próxima!