O que você precisa saber sobre metas de produtividade

De forma bem resumida, as metas de produtividade são objetivos a serem alcançados em tarefas e resultados definidos por uma empresa preferencialmente a curto ou médio prazo. Elas podem até representar conquistas a longo prazo, mas a recomendação é destrinchá-las em metas menores quando isso acontecer.

Para criar uma meta de produtividade, empreendedores e gestores precisam ser realistas e manter um monitoramento constante de suas definições. Além disso, devem se preocupar tanto com o individual quanto com o coletivo.

Você compreende melhor tudo isso e muito mais no decorrer deste artigo!

O que são metas de produtividade?

As metas de produtividade são objetivos definidos dentro de uma empresa e para cada time ou para cada colaborador, baseados na ideia de obter mais rendimento sem que haja a necessidade do uso de mais recursos (tempo, dinheiro, equipamento etc.) e sem que a qualidade dos resultados caia.

Essas metas têm como base as missões, visões e valores definidos no planejamento estratégico da empresa, tanto quanto seus ideais para o futuro e a cultura organizacional.

Elas funcionam como indicadores individuais, ajudam na criação de novas estratégias ou na adaptação daquelas que talvez não estejam dando tão certo, no traçado de novos planos e na avaliação de desempenho tanto coletivo quanto de um único funcionário dentro da organização.

Não à toa, empresas com metas de produtividade bem definidas e frequentemente atualizadas passam à frente da concorrência, ou seja, ganham também em competitividade.

Como posso definir metas eficazes para minha equipe?

Antes de qualquer coisa, é fundamental que pessoas empreendedoras ou gestoras dentro de suas empresas compreendam que a definição de metas de produtividade precisa ser realista e que esses objetivos devem ser planejados para um alcance a curto ou, no máximo, médio prazo.

Até cabe traçar planos a longo prazo também, mas líderes e trabalhadores precisam ter muita clareza sobre o fato de eles poderem ser atingidos no decorrer de mais semanas, meses ou até ao longo de um ano, por exemplo.

Uma vez compreendido isso, basta que algumas metas sejam individuais e outras coletivas – nunca apenas uma coisa ou outra! – e que todos os envolvidos na busca por cada uma delas se reúnam de tempos em tempos para falar sobre a trajetória e fazer ajustes,se necessário.

No próximo tópico, você confere o passo a passo completo para acertar nas suas definições!

Como criar metas de produtividade?

Abaixo, você encontra todas as etapas que precisa seguir para criar suas metas de produtividade e vê-las funcionando de verdade.

1. Faça tudo pensando no curto ou no médio prazo

Metas de produtividade precisam ser resultados, objetivos ou tarefas cumpridos a curto ou médio prazo e, portanto, dentro de alguns dias, algumas semanas ou, no máximo, alguns meses a depender do nicho de atuação da empresa.

Se, por acaso, aparecerem metas para alcançar a longo prazo, a dica é desmembrá-las em planos menores e mais palpáveis e realistas. Considere implementar uma gestão através do time tracking, explicada, com riqueza de detalhes, em outro artigo publicado no blog da Coalize.

2. Seja realista

De nada adianta definir um objetivo se ele não fizer sentido para a realidade atual do negócio, de cada colaborador ou de cada time e tampouco condizer com o contexto econômico do momento.

Somente metas de produtividade realistas podem ser alcançadas ou justificam a busca por argumentos ou por melhora em determinados pontos caso não sejam concretizadas. Metas irreais, além de praticamente impossíveis de alcançar, deixam todo mundo dentro da empresa muito desmotivado.

Você quer que a sua equipe se sinta desafiada, não desanimada! Lembre-se disso.

3. Distribua metas individuais e coletivas para os funcionários

Nem todo objetivo deve ser perseguido por várias pessoas, da mesma maneira que nem todo resultado só pode ser alcançado por um único colaborador dentro de uma corporação. Sendo assim, planeje metas coletivas e individuais. E mais!

• Quando for apresentar e monitorar uma meta individual, faça isso reunindo apenas quem realmente estiver envolvido nela
• Quando for apresentar e monitorar uma meta coletiva, não esqueça de incluir ninguém
• Pense que metas individuais vão ajudar no monitoramento do desempenho de um colaborador ou de, no máximo, um pequeno grupo de pessoas, enquanto metas coletivas servem para ficar de olho na produtividade como um todo

Por último, mas não menos importante, deixe bem claro o que cabe a cada pessoa e mostre-se aberto(a) para esclarecer dúvidas ou fornecer feedbacks construtivos.

4. Seja uma espécie de guia para os seus funcionários

Qualquer meta de produtividade precisa de monitoramento constante – você vai ler sobre isso um pouco mais abaixo –, então, caberá a você, após a definição e apresentação dos objetivos, agir como guia, consultor(a) ou conselheiro(a) do seu time.

Atue como uma liderança humanizada: esteja disponível para dar suporte, responder dúvidas, apresentar opiniões e transmitir e receber feedbacks sobre o processo e os resultados. Só não extrapole nas reuniões.

5. Faça reuniões de acompanhamento constantes, mas que sejam eficazes

Você vai precisar de encontros periódicos para entender “em que pé está” o alcance das metas? Sim! E para ajustá-las também, quando necessário, mas, antes e durante esses encontros, priorize as seguintes dicas do quadro abaixo para garantir máximo rendimento de cada um deles.

Premie e recompense os colaboradores quando os objetivos forem alcançados porque, ao contrário do que algumas pessoas ainda pensam, employee experience não é bobagem ou exagero: segundo a Harvard Business Review, trabalhadores satisfeitos dentro das empresas nas quais atuam são 300% mais inovadores.

De acordo com a mesma pesquisa, a satisfação aumenta em mais de 30% a produtividade e em 85% a eficiência.

Continue a leitura para saber exatamente como agir na hora das congratulações (e descobrir, ainda, vários outros detalhes importantíssimos sobre o assunto tratado neste artigo!).

Como as metas podem impulsionar o desempenho de uma empresa?

Quer saber qual a importância das metas de produtividade? Pois bem! Para começar, colaboradores com metas de produtividade deixadas muito claras e definidas de forma realista sentem que têm desafios para cumprir e que são capazes de alcançar os objetivos propostos.

Além disso, uma vez que cumprem as tarefas e são recompensados, trabalham ainda mais e melhor. Tudo é fato comprovado cientificamente!

Metas de produtividade também impulsionam o desempenho de uma empresa porque:

• permitem às equipes ir mais longe e crescer sem precisar despender mais dinheiro, tempo ou recursos;
• impactam na otimização de processos cotidianos;
• ajudam na melhor definição de prioridades; e
• aumentam a competitividade.

De quebra, elas contribuem com a retenção de talentos e a redução do turnover voluntário, já que as pessoas querem seguir fiéis aos seus líderes porque sabem que vão aprender e crescer junto com eles, sendo recompensadas por isso.

Uma vez sabendo de tudo isso, basta você aprender a medi-las para começar a implementar uma ou mais delas por aí!

Como medir metas de produtividade?

Para qualquer medição de meta de produtividade, é fundamental considerar que a avaliação nunca vai acontecer por horas registradas no fechamento da folha de ponto, mas por resultados alcançados, como quantidade de tarefas entregues, tempo direcionado para a realização de cada uma delas etc.

Se o objetivo estabelecido na sua empresa é o de atender X pessoas em um mês, fazendo um monitoramento constante do número de atendimentos, você vai saber quando a meta for atingida. Se X = 100%, basta usar uma “regrinhas de três” para descobrir quantos por cento a mais ou a menos do objetivo foram alcançados.

Confira dois exemplos!

Exemplo 1

A empresa terá ultrapassado a meta em 60%!

Exemplo 2

No exemplo 2, a empresa terá ficado mais perto de atingir a meta do que de não atingi-la, mas os resultados ainda podem melhorar.

A partir de um panorama geral, você pode buscar se aprofundar e reunir mais dados para descobrir como aconteceram os atendimentos, quantas desistências houveram e por quais motivos, o que faltou para que as pessoas responsáveis por captar clientes conseguissem cumprir com suas missões etc.

Prefere ater-se somente à meta propriamente dita? Dedique-se a acompanhar o progresso dela!

Como acompanhar o progresso de metas?

Parta do princípio que acompanhamento é sinônimo de gerenciamento nesse caso , logo:

• busque saber como estão as coisas um tempo antes do prazo definido, com alguns dias de antecedência e, depois, na própria data;
• se a meta não tiver sido atingida no prazo, busque entender o que houve;
• sempre alie as metas aos indicadores-chave de desempenho, também conhecidos como KPIs;
• use técnicas de produtividade e, portanto, estratégias para definir prioridades, como a Matriz de Eisenhower; e
• trate tudo com positividade, tornando-se o incentivo que sua equipe precisa ter para seguir em frente mesmo em momentos mais difíceis.

A empresa, algum time ou algum colaborador está passando perrengue para chegar aos resultados? Não pense duas vezes e adapte os objetivos, sempre com base em respostas para perguntas como “por que aconteceu?”, “em que momento tivemos problemas?”, “quais as melhores possíveis soluções?” e similares.

Agora, que tal voltar à motivação dos funcionários antes de você ir?

Como motivar os funcionários com metas de produtividade?

A premiação por produtividade e cumprimento de metas precisa fazer parte do modo de trabalhar da sua empresa se você quiser que todos se sintam motivados para seguir sempre em frente. Pense nas necessidades que cada colaborador ou equipe tem, inclusive nos âmbitos pessoais de suas vidas, e dê as recompensas a partir delas.

Um dia de folga ou trabalhado de casa, a possibilidade de sair um pouco antes ou chegar um pouco depois sem desconto no fim do mês ou um elogio verdadeiro pode ser muito mais importante e válido do que uma caixa de bombom, viu?

Assim como uma demonstração maior de confiança da sua parte – e não que o chocolatinho não caia bem também!

Bonificações em dinheiro, quando feitas de acordo com a lei trabalhista e dentro do orçamento da empresa, são outra maneira de motivar funcionários e agradecê-los pelo alcance de metas de produtividade, assim como ações ou campanhas divertidas: um dia pet friendly, um happy hour, uma experiência gastronômica etc.

Cabe a você decidir qual caminho seguir, pensando, acima de tudo, em quem trabalhou duro para que os resultados fossem obtidos.