Você certamente já ouviu a frase “informação é poder”. Agora, imagine esse poder voltado para aumentar o crescimento e o desenvolvimento dos seus colaboradores e da sua empresa.
Consegue imaginar a importância disso?
O que é sistema de Gestão do Conhecimento?
Gestão do conhecimento é um recurso utilizado pelas empresas para aumentar os resultados, baseado nas informações e na experiência dos funcionários e da própria organização.
Para entender melhor, podemos afirmar que esta ação serve para analisar os erros já cometidos na empresa, organizá-los de acordo com o capital intelectual (o conhecimento adquirido) e usá-los como fonte de aprendizagem para ajudar no crescimento.
Ou seja, esse conjunto de informações serve para cumprir o planejamento estratégico, as metas e objetivos, de acordo com a especialização e a habilidade de cada colaborador, apoiando novos conhecimentos e buscando compartilhar o conhecimento já existente entre os funcionários.
Vantagens de implementar a gestão do conhecimento
- compartilhar o conhecimento, aumentando a qualificação do capital humano;
- enriquecer o desempenho organizacional;
- formar novos conhecimentos para aumentar a produtividade da empresa;
- manter as informações organizadas, para ficar mais fácil para os gestores analisarem todas as ações, aumentando a agilidade na gestão;
- detectar as oportunidades e aproveitá-las.
Quanto à gestão do conhecimento, pode-se destacar dois pontos importantes que merecem atenção total e, por isso, devem ser analisados detalhadamente, para que se possa alcançar melhores resultados.
1. Gestão do capital intelectual
O objetivo é identificar - e utilizar da melhor forma - o conhecimento individual de cada colaborador, identificando quais as capacidades disponíveis na empresa e aproveitá-las corretamente nos setores, adequadamente.
Ainda com essa análise detalhada, será possível perceber caso algum setor precise de novas contratações ou se há necessidade de remanejamento.
Com essa informação, fica mais fácil saber quais as habilidades individuais e substituí-las, se houver necessidade, utilizando de forma eficaz o conhecimento adquirido internamente.
2. Gestão de competência
Depois que as informações sobre as competências de cada um estiverem disponíveis, é preciso investir no treinamento e desenvolvimento da equipe e, também, no individual.
Para que o conhecimento dos colaboradores esteja em constante crescimento, essa tática auxilia no aumento do rendimento profissional.
Pode-se ainda desenvolver outras habilidades a partir do incentivo, melhorando a qualidade da produção, tanto individual quanto coletiva.
Ferramentas para utilizar na empresa
O objetivo das ferramentas utilizadas para a gestão do conhecimento nas empresas é de identificar, compartilhar e aproveitar os bens intelectuais (o conhecimento, mesmo).
Para que isso aconteça, o gestor pode escolher dois caminhos para usar as ferramentas de maneira propícia e de acordo com as necessidades da empresa.
1. Conhecimento tácito (domínio pessoal e não automatizado)
Este caminho visa focar no relacionamento e cooperação dos colaboradores, porém as informações são recolhidas pelo gestor e pertencem somente ao setor de RH, pois são aspectos muito pessoais e internos de cada colaborador.
O gestor pode utilizar e implementar alguns métodos conhecidos para poder usufruir das informações coletadas. Essas técnicas são as listadas abaixo.
Rede de Conhecimento
Recolher os dados, informações, conhecimento e experiências já existentes, transformando-os em ideias, propostas e estratégias.
Baseado nas percepções, sentimentos e comportamentos, será possível desenvolver mais habilidades e aumentar a competência de cada um.
FOFA (Forças, Fraquezas, Oportunidades, Ameaças)
Através da ferramenta SWOT ou, traduzindo literalmente para FOFA, podemos identificar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.
Forças (pontos fortes): analisar as competências, recursos e posição alcançada, explorar a competitividade entre os colaboradores.
Fraquezas (pontos fracos): descobrir o que limita e reduz a capacidade de desenvolvimento.
Oportunidades: observar a reação individual perante uma oportunidade fornecida, descobrindo e desenvolvendo o sentido de liderança e atitude.
Ameaças/incertezas: examinar o que impede/limita a conclusão das metas e dos objetivos, reduzindo assim o mercado, os clientes e/ou a rentabilidade.
Para facilitar o entendimento sobre como utilizar essa ferramenta utilizada tanto para análises de mercado e planejamentos estratégicos, como também para gestão do conhecimento, nós trouxemos um exemplo fácil.
Como mencionamos no começo do artigo, a gestão do conhecimento tem o objetivo de gerar e controlar o conhecimento interno de uma empresa, tanto dos funcionários quanto dos produtos.
Podemos exemplificar ao imaginar um treinamento e o aumento de conhecimento dos funcionários.
Quando se tem informações sobre todos os treinamentos que já foram efetuados na empresa e estes dados mostram um crescimento nos resultados, chamamos essa ação de FORÇA.
Por outro lado, quando não se possui estes dados e não se sabe quais treinamentos foram efetuados ou se foram feitos de forma adequada, prejudica-se a análise de produção e de desenvolvimento do trabalho, consideramos esta falta de informação uma FRAQUEZA.
Quando se tem conhecimento necessário sobre os colaboradores e sobre o mercado em que a empresa atua, permitindo analisar o crescimento do ramo e novos treinamentos e métodos de desenvolvimento para implantar na empresa, pode-se listar dentro de OPORTUNIDADES.
Por último, analisar a concorrência coletando informações para entender a qualidade, o tipo de treinamento que ofereceram e que geraram resultados, além de poder comparar as empresas baseado nos dados internos e externos, conseguindo entender as AMEAÇAS fundamentadas nas informações.
Existe uma tabela para separar cada item de forma mais organizada, como a imagem a seguir:
2. Conhecimento explícito (domínio geral e documentado)
Este outro método tem como objetivo mudar o conhecimento intrínseco (tácito e, por isso, não automatizado) por um conhecimento documentado (explícito) ou seja, utilizar a tecnologia a favor da gestão e do gestor.
Para isso, existem softwares desenvolvidos especificamente para gerenciar esse sistema de gestão do conhecimento.
Nestes softwares, é possível integrar todos os setores da empresa, gerenciar os projetos em andamento, além da facilidade em obter qualquer informação sobre os funcionários e setores da empresa.
Isto porque estes sistemas armazenam todas as informações dos colaboradores em um banco de dados, podendo compartilhar esses dados com toda a empresa de forma prática.
Como aplicar a Gestão do Conhecimento
Em 7 passos, de forma simples e fácil, vamos explicar melhor como é possível aplicar a gestão do conhecimento na sua empresa:
1. Escolha a forma como aplicar
Utilizando o conhecimento tácito (não automatizado) ou explícito (documentado, através de softwares),
2. Faça o diagnóstico da empresa
Recolhendo as informações sobre os funcionários, conhecendo as habilidades e experiências individuais e em equipes, analise quais as necessidades da empresa e qual o objetivo para o futuro.
3. Planejamento
Manter organizadas todas as ações, visões, objetivos e estratégias da empresa, ter documentada a produção e o desenvolvimento para ser possível cumprir as metas nos prazos estipulados.
4. Gerar todas as informações
Para encaixar as habilidades dos colaboradores com as necessidades da empresa, a fim de perceber se existe algum setor com desfalque ou se existe a necessidade de reorganizar o quadro de funcionários.
5. Desenvolvimento de pessoas
Investir em treinamento e capacitação, além de observar quais são os funcionários mais experientes, para que seja feito um treinamento interno, compartilhando o conhecimento entre os colegas.
6. Pesquisas
Faça pesquisas mensalmente dentro da empresa para entender melhor o que os funcionários estão pensando e precisando para que a produtividade e, consequentemente, o faturamento sejam aumentados.
7. Registro mensal
Tenha sempre registrado todo o trabalho mensal para que, a cada três meses, possa ser feita uma reunião com o objetivo de analisar o crescimento da empresa.
Examinando através dos registros mensais, o que ajudou/impulsionou o aumento da produtividade em um determinado mês, assim como observar os erros cometidos para que possa servir de informação para corrigi-los.
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