Produtividade x Eficiência: qual é a diferença?

A produtividade e a eficiência estão ligadas diretamente aos resultados de um negócio. A primeira opção tem a ver com quanto é produzido, já o segundo termo se relaciona à qualidade e quantidade de recursos que são usados na produção.

Essas métricas têm uma ligação maior com o setor industrial e de produção de bens, mas é possível analisar a produtividade e eficiência de outros setores e também de pessoas.

Neste artigo, vamos utilizar exemplos de indústria, que facilitam os cálculos, mas os mesmos princípios podem ser aplicados para os colaboradores da sua empresa. Nesse caso, você pode utilizar dados e indicadores de desempenho para comparar períodos de produtividade de forma mensal, semestral ou anualmente.

Para analisar a produtividade da sua equipe de vendas, você pode comparar a média de um mês para o outro, por exemplo. Só não esqueça de levar em conta os fatores externos que têm impacto nessa análise, como feriados, período do ano, custos e outras variações econômicas.

Um estudo publicado pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) indicou que a produtividade no mercado de trabalho brasileiro aumentou apenas 1% entre 1995 e 2018 e, em 2022, esse valor terminou em queda quando relacionado aos anos anteriores.

Se você e a sua empresa também estão enfrentando essa barreira, vamos ajudar a entender como funciona cada um, qual sua diferença e como calcular esses dois parâmetros tão importantes. Confira!

O que é produtividade?

A produtividade é a "medida" de quanto foi produzido por uma pessoa ou empresa em um período de tempo. Quanto maior a quantidade de produção ou quanto menor o tempo que ela leva pra acontecer, maior é esse fator.

Em um chão de fábrica, você pode mensurar, por exemplo, a partir dos produtos fabricados. Já em outros empreendimentos que não lidam diretamente com a produção de um objeto em si, o valor produzido pode representar as tarefas resolvidas, projetos concluídos, vendas realizadas etc.

O importante é saber que a produtividade pode ser melhorada ao otimizar o tempo dedicado ao trabalho ou a quantidade de pessoas, equipamentos e tecnologias envolvidos nele.

Vamos imaginar que um determinado processo na sua empresa é feito cinco vezes em uma hora. Se sua equipe conseguir executar esse mesmo processo 10 vezes nessa mesma hora, isso significa um aumento de produtividade.

O mesmo funciona para o tempo. Se as mesmas tarefas forem finalizadas em 30 minutos ao invés de 60, a produção também está aumentando.

Você pode estar pensando que fazer o dobro ou dividir o tempo pela metade dá o mesmo resultado, o que é verdade nesse exemplo. No entanto, em processos mais complexos, essa relação pode não ser tão simples.

Em negócios que não produzem algo diretamente existem vários outros indicadores de produtividade relevantes, como a lucratividade e a qualidade dos serviços prestados.

Os recursos necessários para melhorar cada um desses fatores podem ser diferentes e vai da gestão entender o que priorizar. O ideal é que os dois parâmetros, tempo e quantidade, sejam otimizados juntos para obter a máxima produtividade possível.

O que é eficiência?

A eficiência é como medimos a capacidade que um processo, uma pessoa ou uma empresa tem de realizar seus objetivos utilizando a menor quantidade de recursos possíveis. Ela é essencial para o sucesso de qualquer empreendimento e também na realização dos nossos objetivos pessoais.

Ainda usando como exemplo o mercado e a indústria, para gestores uma empresa eficiente produz mais utilizando menos recursos, ou seja, é mais lucrativa e competitiva.

Ser eficiente também tem relação com a qualidade do que é produzido: não adianta fazer muito utilizando pouco e o resultado não estar dentro de um padrão de qualidade.

Ou seja, a eficiência precisa estar sempre equilibrando recursos, tempo e qualidade para chegar no melhor resultado possível. Ela está sempre relacionada com a produtividade no mundo dos negócios, então, vamos entender qual a principal diferença entre as duas? Acompanhe!

Qual é a diferença entre produtividade e eficiência?

A produtividade é a quantidade do que é produzido em relação ao tempo, já a eficiência mede quantos recursos foram utilizados nessa produção e qual a qualidade do resultado final.

Mesmo esses dois termos aparecendo sempre juntos, principalmente quando falamos de trabalho, podemos ver que eles não significam a mesma coisa.

Como no exemplo que você leu lá no começo, podemos medir a produtividade dividindo a produção pelo tempo, mas o que isso nos diz sobre a eficiência? Veja um exemplo!

Uma fábrica de lápis produz 500 deles por minuto, o dobro da concorrência. Podemos concordar que ela tem uma alta produtividade.

Só que, para atingir esse número, ela gasta o triplo de matéria-prima quando comparada a outras fábricas, ou seja, o processo de fabricação dos lápis é muito produtivo, mas pouco eficiente.

O inverso também é ruim quando a produção é artesanal. Não adianta produzir economizando o máximo possível se essa produção for lenta e não der conta das demandas dos compradores.

Certamente, no caso de empresas de pequeno porte, provavelmente a demanda seria maior do que a produção, causando problemas e reduzindo lucros.

Mas, afinal, o que é melhor, ser produtivo ou eficiente?

O que é mais importante: eficiência ou produtividade?

Nem uma nem outra. O ideal é que as duas estejam sempre em equilíbrio, garantindo o desempenho ideal em qualquer processo.

Aumentar a produtividade da empresa significa que ela vai produzir mais em menos tempo, mas pode ser que, para fazer isso acontecer, a qualidade dos produtos acabe caindo um pouco, o que gera insatisfação nos clientes também, afetando negativamente a reputação do negócio.

A melhora na eficiência dos processos garante a redução do desperdício de recursos e matérias-primas ao máximo, focando também na qualidade do que é produzido, o que aumenta o lucro de qualquer empresa.

Por outro lado, a produtividade pode ser prejudicada se gestores tentarem tornar algum processo mais eficiente e a produção não conseguir atingir as demandas de mercado, então, caso isso aconteça com você, fique atento e monitore esses indicadores sempre.

Por que a eficiência é importante para o seu negócio?

A eficiência vai permitir a maximização de recursos, redução de custos e também contribuir para melhorar a satisfação dos clientes. Ao ser eficiente, uma empresa produz mais com menos, aumentando a rentabilidade e melhorando a situação financeira em geral.

Com a melhora na qualidade dos produtos, é normal que também aumente a satisfação dos clientes, gerando mais oportunidades de negócio e mais lucro para o empreendimento.

Esses fatores deixam claro que, no mercado competitivo da atualidade, ser eficiente vai ajudar qualquer empresa a se destacar, conquistar clientes e crescer.

É possível medir esses indicadores com cálculos simples, que você pode aplicar no seu negócio. Vamos conferir?

Como calcular produtividade e eficiência?

Para medir a produtividade, dividimos a quantidade do que é produzido pelo tempo que se levou para produzir, enquanto a eficiência pode ser medida pela divisão da quantidade de produtos pelos recursos utilizados.

Vamos supor que uma fábrica produz 150 sapatos em 10 horas. Para calcular a produtividade, vamos utilizar a seguinte fórmula:

Fazendo esse cálculo, chegamos ao valor de 15 sapatos produzidos por hora.

Já para a eficiência, vamos trocar o tempo pelas matérias-primas utilizadas, ou seja, queremos saber quanto se utilizou para produzir cada sapato. A quantidade de recursos será representada por 1.000 funcionários, para produzir 150 sapatos.

O resultado neste exemplo é de 15%, um número que pode parecer baixo, mas que depende muito do processo. Para ter certeza de que a sua porcentagem de eficiência está num bom patamar, é sempre importante compará-la, seja com outras empresas ou com a sua mesmo, por meio de cálculos feitos em meses ou anos diferentes.

Para dar um exemplo mais palpável, em 2022, o Itaú Unibanco apresentou 39,1% de eficiência nas suas operações realizadas no Brasil, uma queda de 2,1% quando comparado com o ano anterior.

Apesar da queda, é uma porcentagem excelente. Só não esqueça que o Itaú é o maior banco brasileiro, de acordo com o Banco Central do Brasil (BCB), com anos de atuação no mercado.

A eficiência do seu negócio pode até ser menor, mas só uma análise cuidadosa de outras empresas do seu setor vai permitir comparações. Talvez você se surpreenda e descubra que a sua está melhor que a dos seus concorrentes.

Lembramos também que essas fórmulas podem ser alteradas, substituindo a quantidade de produtos por tarefas, por exemplo, se encaixando melhor no processo que você está tentando medir.

Para obter o máximo da sua equipe, você também pode utilizar ferramentas gerenciais de produtividade e desempenho que ajudam a maximizar a capacidade e contribuição de cada colaborador.

Gostou do artigo? Esperamos que ele tenha esclarecido suas dúvidas sobre o tema, facilitando o seu entendimento desse dois fatores tão importantes no mundo dos negócios. Sucesso!