A assinatura eletrônica da Coalize é uma solução moderna e prática que permite a validação de documentos de forma rápida, segura e 100% digital através da melhor plataforma de gestão de ponto do Brasil.
Por meio do próprio sistema da Coalize, você conta com a facilidade de substituir o processo tradicional de assinatura física pela praticidade do aceite digital, o que proporciona, além de mais agilidade, redução de custos operacionais.
Quer entender como funciona esse recurso que promete revolucionar sua gestão de documentos e deixar a papelada para trás de uma vez por todas? Este guia simples traz tudo o que você precisa saber sobre o tema. Boa leitura!
Como assinar documentos na Coalize?
Para assinar documentos na Coalize, basta fazer o login na plataforma e carregar o arquivo a ser assinado na opção “Distribuição de documentos” do seu menu. Depois, o sistema vai enviar uma notificação ao funcionário que precisa deixar sua assinatura no aplicativo.
Quando o signatário acessa o app, basta clicar na aba assinar, revisar o documento e, caso esteja de acordo, pode confirmar sua assinatura eletrônica, que será confirmada com uma selfie, de forma rápida e sem complicações.
Depois, o documento pode até ser baixado e compartilhado entre gestores e funcionários, já com a autenticação eletrônica disponível.
Quais documentos dá para assinar eletronicamente pela Coalize?
No geral, a assinatura eletrônica da Coalize serve para uma série de documentos que o setor de RH lida no dia a dia, o que inclui:
- Holerites
- Espelhos de ponto
- Acordos de demissão
- Contratos de trabalho
- Cartas de advertência
- Contratos de estágio
- Avaliações de desempenho
Tudo isso com validade jurídica e sem a necessidade de autenticação em cartório!
Validade jurídica da assinatura eletrônica Coalize: como funciona?
A assinatura eletrônica da Coalize é válida juridicamente porque é autenticada pelo Gov.br, o que garante a segurança, rastreabilidade e valor legal reconhecido do arquivo, tanto no âmbito privado quanto público.
Em outras palavras, isso significa que um documento assinado eletronicamente na Coalize tem o mesmo peso jurídico que um documento assinado fisicamente, ou seja, não há margens para questionamentos sobre a validade do procedimento.
Além disso, é importante destacar que a plataforma adota mecanismos de segurança avançados, como criptografia, para garantir a integridade dos documentos assinados, evitando fraudes ou adulterações por qualquer uma das partes envolvidas no processo. Assim, você pode ter total confiança de que os contratos e acordos firmados eletronicamente possuem plena validade jurídica e são aceitos perante a lei.
Quais são as funcionalidades da assinatura eletrônica Coalize?
- Envio de documentos para assinatura: a Coalize facilita o envio de documentos diretamente para as partes envolvidas, eliminando a necessidade de deslocamento físico e acelerando o processo de validação.
- Notificações automáticas e lembretes: o sistema envia notificações automáticas para os signatários, lembrando-os sobre a necessidade de assinatura e garantindo que o processo seja concluído sem atrasos.
- Rastreabilidade e status em tempo real: com a Coalize, é possível monitorar o status dos documentos em tempo real, sabendo o que já foi assinado e o que ainda está pendente.
- Relatórios e histórico de assinatura: a plataforma gera relatórios RH detalhados sobre todas as assinaturas feitas, ajudando no controle e na auditoria dos arquivos e facilitando a conformidade fiscal da empresa.
- Segurança avançada: a Coalize adota criptografia de ponta para garantir a integridade dos documentos, evitando fraudes e adulterações e ainda os armazenando com total segurança na nuvem própria da plataforma.
E a boa notícia é que todas essas funcionalidades – e muitas outras – podem trazer benefícios que vão além da otimização do tempo na sua empresa.
7 vantagens da assinatura eletrônica para RH que você precisa conhecer
1. Agilidade no processo de assinatura
A assinatura eletrônica elimina a necessidade de papéis e deslocamentos físicos, o que permite que os documentos sejam assinados de qualquer lugar e a qualquer hora. Esse é um ponto importante principalmente porque acelera os processos internos e facilita o cumprimento de prazos e até a admissão de novos colaboradores.
2. Redução de custos operacionais
Ao dispensar o uso de papéis, impressões e armazenamento físico, a assinatura eletrônica gera uma economia significativa para o setor de RH, o que impacta diretamente no orçamento da empresa, que gasta menos com recursos materiais.
3. Conformidade legal
Como a assinatura eletrônica da Coalize é vinculada ao certificado digital oficial do governo, o seu departamento de Recursos Humanos estará sempre em conformidade com as regulamentações legais e trabalhistas nesse quesito.
4. Maior segurança dos documentos
Por ter criptografia avançada, o recurso proporciona um nível de segurança superior para a armazenagem e o envio de documentos confidenciais, o que reduz os riscos de fraudes e garante a integridade dos dados da sua organização.
5. Aumento da produtividade da equipe
A agilidade trazida pela ferramenta permite que o time de RH se concentre em tarefas mais estratégicas em vez de perder tempo com a parte burocrática e física dos processos de assinatura.
6. Melhora da experiência do colaborador
Com uma plataforma que ofereça essa facilidade, os colaboradores podem assinar documentos sem sair de casa, garantindo mais comodidade e menos burocracia. Esse aspecto, sem dúvidas, contribui para um ambiente mais produtivo e positivo em toda a empresa!
7. Facilidade no controle e no monitoramento
Por fim, graças à rastreabilidade e às notificações automáticas, a assinatura eletrônica facilita o controle sobre os processos, permitindo que o RH acompanhe em tempo real o status de cada assinatura e evite pendências ou mesmo atrasos.
Melhor do que conhecer todos esses benefícios é só vivenciá-los na prática, por isso, não deixe para amanhã a ferramenta que pode facilitar sua vida hoje: acesse o site e comece a testar todas as soluções para RH da Coalize hoje!
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