Para assinar um holerite de forma digital, o colaborador da organização que já implementou esse tipo de mudança em seu cotidiano deve acessar o aplicativo de gestão de horas utilizado pela empresa e tirar uma selfie comprovando sua identidade. Simples assim!
Tudo o que funcionários e gestores precisam para que seja deixada uma rubrica virtual no comprovante de pagamento mensal é que a plataforma contratada para registro de ponto disponha desse recurso.
Se você é gestor(a) de um negócio que não quer perder oportunidade de crescimento e de agilizar os processos, confira, adiante, o guia completo com as respostas da equipe de especialistas Coalize para todas as dúvidas sobre assinatura eletrônica.
O que é a assinatura eletrônica de holerite?
A assinatura eletrônica de holerite nada mais é do que a assinatura, de forma online, do comprovante de pagamento recebido ao fim de cada mês pelos funcionários de uma empresa, ou seja, uma assinatura sem o papel e a caneta tradicionais. Nesse caso, uma selfie substitui a rubrica.
O formato tem sido cada vez mais utilizado por conta da sua praticidade e porque permite, dentre outras coisas, que os colaboradores assinem o documento de qualquer lugar e a qualquer hora.
Como funciona a assinatura eletrônica de holerite?
Os melhores sistemas de gestão e registro de jornada permitem a assinatura eletrônica de holerite apenas com o registro de uma selfie do colaborador. Basta fazer o login no aplicativo, acessar a área de documentos, selecionar o holerite e registrar a foto para comprovar a identidade.
E ninguém precisa se preocupar: a assinatura eletrônica tem validade e segurança jurídica, o que significa que está de acordo com as leis e pode ser utilizada como comprovante de que as partes que assinaram estão de acordo com o que está disposto no documento.
Gestores que optam por essa alternativa garantem maior facilidade na coleta das rubricas e muito mais eficiência na distribuição dos holerites em massa, que também pode ser feita de forma digital.
Como o sistema de holerite online ajuda a empresa?
Contar com um sistema de holerite online permite que os responsáveis pela gestão de pessoas possam distribuir os documentos gastando menos recursos, com mais agilidade, segurança e menor risco de erros humanos.
Automatizar a assinatura de holerite também agiliza a rotina dos próprios funcionários da corporação, já que ninguém precisa perder minutos preciosos de trabalho para passar no Departamento Pessoal só para deixar uma rubrica num papel.
Quando a empresa contrata uma tecnologia de gestão completa que permita a distribuição e assinatura online dos holerites, todos os envolvidos podem direcionar tempo para atividades mais estratégicas e ainda contam com a comodidade de ter acesso aos registros na palma da mão através de um aplicativo.
E as vantagens não param por aí!
6 maiores vantagens da assinatura eletrônica de holerite para a empresa
Sustentabilidade, praticidade, arquivamento em nuvem, validade jurídica, segurança das informações e facilidade para realizar auditorias são algumas das principais vantagens da assinatura eletrônica de holerite para empresas.
Confira a lista toda em detalhes!
1. Sustentabilidade
Esqueça as pilhas de papel que devem ser impressas todos os meses! Com a assinatura eletrônica, nenhuma árvore precisa ser sacrificada para que seus funcionários tenham acesso ao comprovante dos pagamentos do mês.
E, aqui, a sustentabilidade tem duplo sentido, viu? O recurso, além de ser amigável ao meio ambiente, é uma prática sustentável para a equipe, porque economiza tempo e recursos materiais, além de garantir maior eficiência na rotina operacional e atuação estratégica de muita gente, como você viu acima.
2. Otimização de tempo
Quando a empresa possui um sistema de gestão que permite aos funcionários anexar documentos e assiná-los de forma eletrônica, bastam alguns cliques e o registro de uma selfie para cada um resolver uma pendência que poderia levar muito mais tempo se tivesse que deixar sua assinatura em papel.
3. Arquivamento em nuvem
Nunca mais perca tempo buscando papéis em uma gaveta de arquivos! Os holerites assinados digitalmente ficam salvos na nuvem e seguros, podendo ser acessados sempre que o gestor ou o próprio colaborador quiser ou precisar.
Sem contar que não há riscos de molhar papéis ou de extraviá-los.
4. Validade jurídica
Todos os holerites assinados via aplicativo de ponto com gestão de documentos e assinatura eletrônica têm validade jurídica perante a lei. Isso quer dizer que, caso seja necessário utilizar os comprovantes em qualquer ação trabalhista, o empregador estará resguardado. Ufa!
5. Segurança garantida das informações
As assinaturas eletrônicas são criptografadas, o que significa que cada signatário possui uma chave única para assinar um documento, garantindo a integridade do que está escrito (ou melhor, digitado!) e a certeza da identidade de quem deixa o nome registrado.
6. Facilidade para realizar auditorias
Por último, os tempos em que eram necessárias horas vasculhando a papelada para encontrar um holerite de meses anteriores também ficaram para trás. Com o arquivamento em nuvem, gestores encontram fácil e rapidamente quaisquer comprovantes que sejam necessários.
Isso porque, quando as partes envolvidas assinam o documento digital, informações como data e hora ficam registradas também no sistema, permitindo que os documentos possam ser rastreados com tranquilidade.
Com todos esses benefícios, a vontade que fica é a de implementar o recurso para ontem mesmo, né? O próximo tópico dá conta desse recado e ensina a criar o holerite para ser assinado de forma online. Confira antes de ir!
Como fazer um holerite online?
Para fazer um holerite online, você deve, primeiro, contar com uma ferramenta que disponha da criação de holerites digitais. Depois, basta coletar os dados de cada trabalhador, personalizar o holerite, calcular deduções e impostos para cada funcionário e revisar as informações. Por fim, emita o documento e o distribua através do próprio sistema.
Certifique-se de que os dados pessoais de cada colaborador estejam corretos, bem como as deduções e impostos que incidem sobre o pagamento de cada um. Para além dessas personalizações, também é possível adicionar o logo da organização e outras informações fiscais e trabalhistas.
E se a sua empresa dispõe de benefícios corporativos, eles também devem estar discriminados no arquivo.
Lembre-se: após recebidos e assinados através de uma plataforma para assinar holerite automático, os comprovantes ficam armazenados em nuvem e podem ser acessados a qualquer momento!
De quebra, gestores podem liberar a visualização da “papelada” pelo funcionário através do painel de controle da solução de automatização.
No fim das contas, o recurso oferece praticidade e segurança para que tanto empregadores quanto funcionários fiquem tranquilos e tenham seus documentos bem armazenados e assinados de forma prática. Que tal implementar?
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