Como otimizar distribuição de holerite em massa?

Para otimizar a distribuição de holerite em massa, conte com uma boa plataforma que permita automatizar o processo, reúna todos os holerites em um documento PDF e envie-os aos profissionais de uma só vez através do sistema, permitindo que os trabalhadores assinem suas folhas também por meio da ferramenta.

A emissão automatizada economiza muito tempo na hora de enviar cada contracheque como também é conhecido o holerite, que nada mais é do que o comprovante de salário dos funcionários.

Nele, além do valor bruto que o colaborador recebe todo mês, devem constar descontos como os de montantes destinados ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e ao Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF).

Enviar esse comprovante aos empregados é obrigação da empresa, mas o processo não precisa ser penoso e, no decorrer, deste artigo, você descobre como disparar vários holerites de uma só vez, facilitando o fechamento da folha no final do mês.

O que é um holerite?

O holerite ou contracheque é um documento que comprova o pagamento mensal de cada colaborador de uma empresa, que precisa estar de acordo com o informado no contrato de trabalho. Desse modo, ele deve trazer o salário bruto e líquido dos funcionários, descontos e benefícios.

No cotidiano das corporações, essa é uma documentação indispensável, uma vez que auxilia nos controles tributários, financeiros e trabalhistas – que precisam andar nos conformes para evitar possíveis problemas com a lei e multas.

Nas descrições do contracheque também estão detalhadas todas porcentagens, os valores e as deduções. Além disso, como ele faz parte da folha de pagamento, dados do empregador e do empregado se tornam informações obrigatórias.

Dá para distribuir vários holerites ao mesmo tempo em vez de um por um? Dá! Mas o que está previsto na legislação sobre isso? Veja a seguir!

Distribuição de holerite em massa: o que diz a lei?

Conforme o Artigo 464 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), é dever do empregador emitir um recibo de pagamento, que pode ser entregue de forma impressa ou online a cada colaborador.

Além disso, a norma não proíbe a possibilidade de serem enviados vários documentos ao mesmo tempo. Veja, abaixo, o que diz a cláusula.

Inclusive, desde que alinhado entre empregador e empregados, a distribuição do holerite online – e em massa – não só é possível como está dentro da lei, o que facilita muito para os gestores ou responsáveis pelos departamentos financeiros e de Recursos Humanos.

O que não pode é deixar de enviar o documento, até porque o esquecimento ou não envio dele pode gerar multas e até processos!

O que acontece se a empresa não distribuir holerite?

Não distribuir holerite foge das melhores práticas corporativas porque acaba causando grandes transtornos para uma empresa, como processos trabalhistas ou o pagamento de multas, afinal, o holerite é o comprovante de que o funcionário recebeu seu salário devidamente, dentro do que diz a legislação.

E ainda há o agravante de que o contracheque é uma forma de os empregados comprovarem suas rendas, então, caso precisem das informações que constam nele e não as tenham, os trabalhadores podem até processar a empresa por danos morais.

Anota aí! Uma boa gestão de jornada de trabalho deve, obrigatoriamente, incluir a emissão correta dos contracheques, com todos os elementos necessários que você confere abaixo.

O que deve constar no holerite?

O holerite precisa conter o salário bruto do trabalhador, ou seja, sem os descontos e acréscimos, e também o valor líquido, que engloba impostos, vales, encargos, horas extras, entre outros. E não é só isso!

Veja, em detalhes, tudo o que precisa constar no documento.

Dados da empresa

Neste campo, cabe indicar a razão social da empresa e o número do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ).

Dados do funcionário

O nome, cargo, RG e CPF são fundamentais, mas algumas empresas também colocam o código do funcionário e o nome do responsável pelo setor em que ele trabalha.

Salário-base

É o salário bruto, sem acréscimos de valores fixos ou variáveis que podem aumentar ou diminuir a remuneração do colaborador.

Horas extras

As horas extras representam o período trabalhado pelo o empregado a mais do que o estipulado no contrato.

Uma hora extra custa, pelo menos, 50% mais do que uma hora normal, mas essa porcentagem pode mudar de acordo com convenções coletivas de trabalho e o pagamento não acontece no mesmo mês quando a empresa conta com um banco de horas, por exemplo.

Hora noturna

Se for o caso, a hora noturna – reduzida em comparação à hora normal – é um dos dados que precisam ser informados no holerite, já que pessoas que trabalham à noite têm suas horas de trabalho contabilizadas de forma diferente, sem falar que recebem mais por conta do horário atípico.

Benefícios

Todos os benefícios que o trabalhador recebe devem ser discriminados no contracheque, sendo os mais comuns o vale-transporte e o vale-alimentação ou refeição.

Aqui, ainda podem ser adicionadas as gratificações, comissões e ajudas de custo, inclusive se você pensar que, com a expansão do modelo de trabalho remoto, se tornou comum o auxílio para pagamento de contas de luz e internet e para a compra de móveis de escritório, por exemplo.

Deduções

As deduções, como o nome já diz, englobam tudo o que é descontado do valor que iria para a conta do empregado no fim do mês, por exemplo:

• adiantamentos;
• atrasos;
• faltas injustificadas;
• contribuições previdenciárias (INSS, FGTS ou tributo sindical);
• Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF);
• planos de saúde e odontológico;
• seguros; e
• mensalidades de associação a entidades culturais ou recreativas.

Realmente, são muitos itens a serem considerados e, por isso, distribuí-los de uma forma automatizada e enviá-los para todo mundo ao mesmo tempo é uma mão na roda! Porém, a facilidade na disposição das informações não é o único ganho, olha só!

Quais são as vantagens de enviar holerite em massa?

Os benefícios da distribuição de holerite em massa vão além de agilizar os processos da empresa e economizar tempo e recursos: a prática oferece mais segurança e transparência tanto para quem contrata quanto para quem é contratado e diminui a ocorrência de erros humanos.

A automatização ainda torna mais prático o acesso aos documentos, favorece o controle do orçamento e permite a elaboração de relatórios otimizados que ajudam na gestão.

Mais segurança e transparência para todo mundo

O uso de uma plataforma para a emissão automatizada dos holerites aumenta a segurança para empregadores e funcionários, pois os dados da jornada e do pagamento são guardados na nuvem e apenas pessoas autorizadas conseguem acessá-los.

Dê adeus às pastas físicas de arquivos! Com um processo assim, a documentação fica armazenada de forma digital, sem ocupar qualquer espaço no escritório e existe economia até se você pensar no quanto gasta de papel e armazenamento de arquivos físicos.

Outro ponto importante é a transparência: com as informações disponíveis de forma online, o colaborador pode ter acesso a elas a qualquer momento, não sendo necessário fazer solicitações ao RH cuja resposta demora dias e sobrecarregar o setor com essa demanda.

Maior praticidade para acessar documentos

Quem é gestor e quem trabalha na área de departamento pessoal sabe que uma das tarefas mais demoradas é a de procurar e disponibilizar documentos e a distribuição dos holerites em massa permite armazená-los todos juntos.

Fora que, enviando os contracheques de uma única vez, a empresa permite que qualquer trabalhador consiga acesso ao comprovante no celular ou computador.

Enquanto isso, responsáveis por administrá-la são capazes de concentrar o seu tempo na realização de atividades mais estratégicas que vão trazer maiores benefícios a longo prazo.

Diminuição da ocorrência de erros humanos

Ao disponibilizar holerites online, inclusive com o propósito de distribuir todos eles ao mesmo tempo, os dados de cada funcionário são adicionados automaticamente ao documento, diminuindo as chances de erros humanos – comuns se o mesmo processo for feito de forma manual.

Outra coisa! O armazenamento e controle das folhas de pagamento também acaba facilitado, o que evita possíveis falhas na hora do pagamento, provenientes do grande volume de informações.

Controle maior do orçamento e mais dinheiro no bolso

A automatização permite uma troca mais fluida entre diferentes setores da empresa, como o financeiro e o administrativo. Desse modo, é possível obter relatórios bem estruturados relacionados à gestão das folhas de pagamento.

Logo, todos os responsáveis têm livre acesso aos holerites, sabem onde conseguem cortar gastos, controlam melhor o dinheiro disponível em caixa e podem tomar melhores decisões baseadas nos gastos mensais.

Elaboração de relatórios otimizados

A possibilidade de fazer relatórios otimizados é mais uma vantagem da distribuição de holerite em massa! Isso porque, através deles, se torna muito mais fácil analisar as métricas relacionadas à jornada de trabalho para pensar em novos investimentos e projetos.

Quem não quer usufruir de tudo isso, hein? Mas olha só: as vantagens, apesar de tentadoras, só existem quando a solução escolhida para a automatização está adequada com o que exige o mercado (e a lei!), então, atenção!

Como otimizar a distribuição de holerite?

Você sabe que a distribuição de holerite em massa só acontece com uma ferramenta que permita automatizar o processo, mas será que sabe qual solução escolher para ter suas necessidades atendidas e dentro da lei? Experimente a Coalize!

Usando essa plataforma, você pode distribuir holerites em massa super rápido! Basta entrar no sistema, selecionar o mês correspondente, escolher um arquivo em PDF com todos os documentos reunidos e enviar.

Depois disso, é só esperar que os colaboradores assinem suas folhas de ponto de forma eletrônica, mas sem perder dias aguardando que todos passem no departamento pessoal para deixar uma rubrica em um papel.

Como fazer a distribuição de holerite em massa com a Coalize?

Veja como funciona a distribuição de holerite em massa através da plataforma da Coalize. O processo online é rápido e prático!

1. Acesse o sistema com o login de gestão e selecione a opção “distribuição de holerites”. Em seguida, selecione o mês correspondente.
2. Carregue o arquivo em formato PDF – ele deve conter os documentos dos(as) funcionários(as) reunidos. Lembre-se de que o nome do(a) colaborador(a) deve ser idêntico no holerite e no sistema, caso contrário, a documentação não será aceita.
3. Clique em “enviar” e aguarde pelo retorno dos(as) funcionários(as). Eles vão precisar assinar pelo aplicativo e, se estiver tudo nos conformes, o nome deles aparecerá na seção de “assinados”.
4. Durante todo o processo, é possível administrar quem já assinou e, se alguém estiver faltando, também existe a possibilidade de enviar uma notificação solicitando a assinatura.

Um verdadeiro salva-vidas, não?

Adote a opção e tenha, em primeira mão, as facilidades que a plataforma proporciona, deixando os processos do departamento pessoal bem mais otimizados e rápidos. Ainda não sabe se é para você? Solicite uma demonstração e veja os resultados na rotina e na economia do seu negócio!