Contratar um funcionário requer algumas etapas, como, por exemplo: primeiro é necessário conduzir entrevistas e avaliar currículos, até encontrar o profissional certo para o cargo disponível.
No entanto, engana-se quem acredita que as etapas de uma contratação acabam quando o candidato é escolhido.
A verdade é que outra etapa se inicia após a admissão ser concluída e esta segunda fase é tão importante quanto a primeira - senão até mais importante que a anterior.
Isto porque essa segunda parte requer paciência, tempo e atenção, para gerar resultados positivos.
Nesta fase, é preciso entender como fazer uma integração de funcionários e por que uma má integração pode interferir na produtividade da empresa.
A má introdução desse funcionário pode aumentar o índice de turnover, ou seja, quando existe uma grande rotatividade de contratação e demissão de colaboradores, que pode acontecer por insegurança do funcionário ou por ele não se sentir confortável com os demais.
Para diminuir este risco, é necessário cuidar do processo de adaptação. Tanto em relação ao ambiente de trabalho e seu cargo, quanto aos demais colegas.
E, para auxiliar nesta inicialização, trouxemos os segredos das empresas que estão gerando resultados em cima de uma estratégia de integração eficaz.
Comunicação
A comunicação é a peça-chave de todo bom relacionamento, inclusive o profissional. O caminho do diálogo deve ser mantido desde a admissão e continuar durante toda a carreira do colaborador dentro da organização.
Por exemplo, se a empresa fechar um grande contrato ou aumentar as vendas significativamente, é interessante informar a novidade a todos os funcionários, incluindo aqueles que acabaram de serem contratados.
Reconhecer os responsáveis por este resultado e deixar claro a participação deles para o crescimento também é fundamental. É importante agradecer a todos os colaboradores que auxiliaram, mesmo que indiretamente.
Esta atitude de reconhecimento e gratidão agrega valor ao profissional e aumenta a aproximação entre os colegas.
Faz parte da comunicação ouvir o que os colaboradores têm a dizer a respeito de projetos, melhorias ou desconfortos. E proporcionar o bem-estar no trabalho é indispensável para criar um ambiente estável e produtivo.
Agora que você conhece a parte principal para a integração, saiba como pôr a comunicação em prática desde o início.
Para auxiliar você, nós selecionamos um exemplo de programa de interação prático, que poderá auxiliar desde o início.
Programas de integração
Como citamos anteriormente neste artigo, a parte interessante do processo de inclusão - também conhecido como onboarding de novos colaboradores - é tentar mantê-lo durante todo o tempo profissional do empregado, prezando pela conformidade de atuação, conduta, competência e dos conhecimentos individuais.
Vamos explicar os procedimentos que consideramos mais eficientes para inspirar você a criar o seu próprio programa.
Primeiro dia: antes, durante e depois
Não pense que a inicialização começa somente no primeiro dia de trabalho, pois a verdade é que existe muito a ser feito antes disso, a fim de que o novo funcionário se sinta um pouco mais confiante e familiarizado com tudo e todos, durante esta experiência.
Do mesmo modo que devem ser tomadas atitudes para auxiliar os colaboradores sobre a chegada de alguém novo na equipe, para que situações constrangedoras não ocorram e tudo seja organizado da melhor forma.
Antes do primeiro dia
Por exemplo, antes de começar efetivamente a trabalhar, no primeiro dia de trabalho do novo contratado, você deve:
- integrá-lo sobre os assuntos gerais da empresa;
- mostrar o local de trabalho;
- explicar sobre a visão, a missão e os valores;
- apresentar o nome dos colegas mais próximos com quem ele deverá manter contato com frequência; e,
- deixar claro os horários de entrada, saída e de intervalos.
Desta forma, o empregado começa seu primeiro dia de trabalho com mais confiança e tranquilidade. Mas não pense que as funções terminam por aqui, pois é preciso dialogar com o restante da equipe sobre as novas contratações.
Isso pode ser feito com:
- envio de um e-mail para todos os setores avisando da contratação, deixando claro as informações como o nome e o cargo do novo contratado;
- avisos sobre quem serão os responsáveis por auxiliar o novo colega no primeiro dia;
- preparo do local de trabalho do colaborador, mantendo todos os equipamentos necessários para o inciante.
- Com estes pontos fica mais fácil a interação durante o primeiro dia e todos saberão como agir.
Durante o primeiro dia
Os colegas responsáveis por ajudar o iniciante necessitam explicar coisas simples que acontecerão no primeiro dia, como por exemplo, como usar a máquina de xerox, se for o caso.
O novo colaborador poderá ficar constrangido em pedir ajuda a alguém, por isso, não perguntará como proceder e, se isso acontecer, “perderá tempo” ao tentar encontrar a solução sozinho. Esse é o momento em que começa o programa de interação entre os colegas.
Isto fará com que novas amizades sejam construídas, resultando em um rápido acolhimento.
Lembre-se de que os encarregados pelo novo empregado devem ser funcionários experientes, solidários e, principalmente, motivados com o ambiente de trabalho, porque a impressão que eles passarão ao iniciante influenciará nos resultados produzidos ao longo da jornada na empresa.
Quando este cuidado não é tomado e se responsabiliza um colaborador tímido para esta tarefa de adaptação, pode-se transferir um sentimento de desconforto em quem está chegando na empresa, atrapalhando a motivação inicial e, principalmente, tornará o primeiro dia um tanto quanto cansativo e estressante.
Após o primeiro dia
O primeiro dia foi vencido com sabedoria e maestria? Mas saiba que o seu trabalho como gestor ainda não terminou: é preciso cuidar dos funcionários diariamente e, para que isto aconteça, é necessário pedir um feedback aos envolvidos e conversar com o aprendiz.
Assim você poderá entender como ele se sentiu e se ainda possui alguma dúvida sobre a empresa e como tudo funciona.
Uma ótima dica é, após a primeira semana, marcar um happy hour com todos, para celebrar as boas-vindas, tornando o objetivo desta comemoração fazer com que os funcionários aproximem-se e conversem entre si outros assuntos que não sejam os profissionais, criando um vínculo.
Avaliação do novo colaborador
Após toda a interação inicial, deve-se começar a avaliação do funcionário que está em período de experiência, para que seja possível notar o desenvolvimento dele dentro da empresa.
Não somente em relação ao trabalho, mas também em relação a equipe com que ele está envolvido, - novamente citamos a importância do feedback - para entender tudo o que está acontecendo dentro da sua instituição.
O que mais você pode fazer
Além do programa citado acima, existem alguns itens que podem incrementar a integração e auxiliar a maneira como fazer com que os funcionários possam se sentir bem com a rotina e com toda a organização.
Estes itens são:
- apresentar a história da empresa;
- mostrar onde a empresa quer chegar e qual o papel de cada funcionário para poder alcançar este objetivo;
- falar sobre os benefícios oferecidos, como plano de saúde, vale-transporte, vale-alimentação, se for o caso; e
- apresentar os canais de comunicação seguros: RH, ouvidoria, etc.
Elabore um checklist do funcionário, uma prática simples que pode servir de base para que se possa implementar este processo de integração de forma eficiente.
Envie esse documento para toda a equipe, sempre, além do próprio novo integrante. O checklist para onboarding de novos colaboradores pode conter etapas a serem seguidas, como:
- participação de todos, inclusive do CEO (se possível);
- esclarecer todas as informações sobre a empresa e sobre as funções que cada um desenvolve;
- mostrar o motivo pelo qual ela se destaca das demais;
- apresentar os colegas entre si e “quebrar o gelo” rotineiro;
- fazer um tour pelo ambiente de trabalho com os novos funcionários para que se familiarizem com cada setor.
Acrescentando estas dicas a sua lista de atividades voltadas para melhorar o convívio entre os colaboradores e realizar uma boa admissão, você terá a comprovação de que todo o processo de aproximação valeu a pena e gerou o resultado positivo esperado!
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