Contar com uma equipe eficaz pode ser a melhor forma de resolver problemas e concluir tarefas. Já que os diferentes pontos de vista, a possibilidade de dividir as atividades e a troca de conhecimento é bastante útil para o trabalho.
Contudo, para que isso realmente funcione, é necessário uma boa gestão e um planejamento diário de trabalho. Além disso, os integrantes devem compartilhar das mesmas metas e objetivos, trabalhando todos juntos com um mesmo foco.
Assim, além de manter a sua equipe motivada e ter um bom plano de ação, é fundamental fazer o planejamento das atividades do grupo.
A organização das tarefas diárias ajuda na agilidade e no dinamismo, na hora das suas execuções, reduzindo a procrastinação ou a possibilidade de sobrecarregar um único funcionário.
Planejamento Diário
O planejamento diário funciona como um norte para o trabalho que será executado ao longo do dia. É uma forma de não esquecer tarefas e estabelecer o grau de importância de cada uma, garantindo que as mais importantes sejam feitas primeiro e não corram o risco de serem procrastinadas.
Essa é uma técnica que mantém o trabalho organizado, o que facilita tanto na hora de executá-lo, como no monitoramento. E, além de tudo, evita o desperdício de tempo. Acompanhe, abaixo, 7 etapas para você seguir e fazer a organização das atividades da sua equipe.
1. Liste as tarefas
Tire um tempo para listar todos os afazeres do seu dia. Organize tudo por grau de importância e garanta que todos sejam cumpridos naquele dia. Coloque nessa lista, também, aquelas tarefas que podem ser feitas no dia, caso haja tempo, ou podem ser adiadas para o dia seguinte.
Ou seja, deixe bem definido o que será feito pela sua equipe. E lembre-se, essa lista deve ser feita todos os dias, se não puder fazer em algum dia, peça para que alguém capacitado a faça.
2. Conheça a sua equipe
Observe seus colaboradores e saiba quais são as habilidades de cada um, assim será mais fácil decidir qual missão dar a cada um, principalmente, as que surgem fora da rotina ou aquelas muito importantes. Também, servirá para não sobrecarregar o grupo ou mesmo deixá-los ociosos.
3. Pergunte quando não tiver certeza
Ouça seu grupo, pergunte o que cada um sabe fazer e deixe que eles sejam sinceros, isso pode evitar muito trabalho mal feito. Não adianta nada dar uma tarefa a alguém que não é capaz de concluí-la e depois ter de perder tempo fazendo-a de novo. Certifique-se sempre antes.
4. Esteja presente
Não basta ter uma equipe incrível se o líder não souber como guiá-la. Conheça o seu trabalho e pegue junto com o grupo. Saiba como ensiná-los e monitore o trabalho sempre que puder. Seus colaboradores não podem sentir que estão sozinhos.
5. Invista no feedback
É imprescindível que seus funcionários recebam feedback pelos seus trabalhos. Principalmente, quando concluíram a tarefa com sucesso. Não se trata de bajulá-los, apenas, mostre que estão no caminho certo e transmita a valorização necessária. No entanto, também avise-os quando não estiverem indo bem e diga o que podem fazer para melhorar.
6. Anote tudo
Hoje em dia, lidamos com muitas informações e fica quase impossível lembrarmos de tudo. Por isso, crie o hábito de anotar as coisas. Anote tudo, sempre. Essas anotações serão úteis para que nenhuma tarefa fique para trás. As utilize, também, quando estiver fazendo a lista das atividades do dia.
7. Seja criativo
Esteja preparado para improvisar. Um líder sempre terá desafios repentinos no seu dia a dia. Use a sua criatividade e improvise!
Recapitulando
- Liste as tarefas do dia;
- Saiba a quem dar cada missão;
- Pergunte quando tiver dúvida se um colaborador será o melhor para resolver aquela tarefa;
- Trabalhe junto ao grupo;
- Dê feedbacks;
- Não conte com a sua memória: anote tudo;
- Improvise quando necessário.
Com essas dicas, o dia da sua equipe ficará mais organizado e produtivo.
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