Como fazer um Plano de Ação para sua Empresa

Às vezes, um projeto pode parecer inalcançável ou muito difícil de realizar. Mesmo que seja um grande sonho ou uma necessidade do momento, nem sempre sabemos o que fazer para alcançar tal objetivo.

Isso normalmente ocorre porque a ansiedade ao visualizar o resultado final nos paralisa. Imaginar que teremos de fazer algo tão grande ou que está longe do presente faz com que possamos pensar que é melhor deixar para amanhã ou, ao contrário disso, começar hoje mesmo, mas no lugar e do jeito errado.

A verdade é que fica muito mais fácil obter o resultado realizado quando dividimos o projeto em pequenas metas. Assim, não ficamos congelados diante de todas as tarefas e sabemos por onde começar.

Por isso, na hora de executar os projetos da sua empresa, é muito importante saber como fazer um plano de ação.

O que é um Plano de Ação?

Essa é uma forma de simplificar e agilizar os processos de um projeto, além de garantir que nenhuma etapa seja esquecida. Com um bom planejamento estratégico, é possível saber exatamente de onde partir e quais etapas seguir. Por isso, deve ser pensado a partir de um foco ou objetivo, que guiará todo o processo.

Essa estratégia pode ser aplicada de diferentes formas. Em alguns casos, pode se fazer um Brainstorming antes, para surgir ideias inovadoras, e depois, finalizar com o plano de ação, que não é apenas um planejamento, mas sim, uma organização que pensa todo o processo, desde a ideia inicial, passando pelo planejamento e seguindo até os resultados.

Isto é, o planejamento faz parte do plano, como parte fundamental, ou até mesmo, pode ser considerada a mais importante do processo. Por isso, continue nossa leitura para aprender a metodologia de planejamento 5w2h e, em seguida, como aplicar um plano de ação.

Ferramenta 5W2H

A ferramenta 5W2H, apesar de objetiva e simples, é muito útil para um planejamento. Consiste, basicamente, em responder às seguintes perguntas em inglês:

• What? (O que será feito?);
• Why? (Por quê?);
• Where? (Onde?);
• When? (Quando?);
• Who? (Quem irá fazer?);
• How? (Como será feito?);
• How much? (Quanto custará?);

Esse é um método que pode ser aplicado na maioria dos planejamentos, para organizar as ideias e, enfim, começar a colocar o plano em prática. Agora, veja a seguir, como fazer um plano estratégico utilizando o 5w2h.

Etapa 1: Foco

Essa é primeira etapa na hora de organizar um plano de ação e uma das mais importantes. Não há como planejar algo se não se sabe qual o objetivo. É muito importante ter o seu foco totalmente esclarecido. Antes disso, não passe para a segunda etapa.

Etapa 2: Planejamento

Depois de ter o seu foco estabelecido, comece a planejar. É o planejamento que dará base ao seu plano, e aqui você definirá todas as etapas.

Imagine qual é o resultado final que você espera. Faça a reflexão do que aconteceu um pouco antes do seu resultado e vá regredindo as etapas, sempre se perguntando o que ocorreu antes de cada coisa, até chegar no passo inicial. Vamos imaginar que o seu objetivo seja mudar o cardápio do seu restaurante.

Resultado final: Cardápios novos no restaurante.

Quais as etapas anteriores?

A gráfica imprimiu os cardápios > Mandaram os cardápios para a gráfica > O cardápio ficou pronto > Foi decidido o design > Alguém escreveu os novos pratos para o cardápio > Decidiram os novos pratos > Os pratos foram colocados à prova > Alguém cozinhou os pratos > Foram criadas as receitas novas > Estudaram quais seriam os melhores tipos de receitas.

Siga assim até chegar no primeiro passo. Desse modo, você saberá bem por onde começar e por quais etapas deve passar.

Depois, para cada tarefa dessas, aplique a ferramenta 5W2H e responda às questões: What?; Why?; When?; Where?; Who?; How? and How Much? Como mostramos acima.

Lembre-se: todas as fases devem ter uma data específica para conclusão. Nunca determine apenas a quantidade de dias. Marque a data de cada entrega no calendário.

Etapa 3: Ação

Você já definiu todas as tarefas, como e onde serão feitas e quem irá fazê-las. Agora é só começar a executá-las.

Dica: Deixe sempre apenas uma pessoa responsável por cada etapa, mesmo que essa tarefa envolva mais pessoas. As chances de um esperar pelo outro é bem menor quando há um único responsável. E fica mais provável das tarefas serem cumpridas nos prazos.

Etapa 4: Aperfeiçoamento

É muito importante que você monitore o seu plano e vá fazendo aperfeiçoamentos, quando necessário. Talvez tenha estipulado alguma data errada ou colocado alguém em uma função equivocada. Saiba observar seu plano em ação e mude-o se necessário.

Etapa 5: Resultado

Esse é um momento decisivo! Agora que você tem o seu resultado final, revise-o. Veja se ele está de acordo com o seu foco inicial e se não há nenhum ajuste ou aperfeiçoamento a ser feito. Arrume tudo que for necessário e seu resultado ficará incrível.

Pronto! Agora você está preparado para começar o seu plano de ação e colocar em prática aquele projeto importante.