Controlar a jornada de trabalho já foi um processo complexo e trabalhoso, mas a folha de ponto digital veio para simplificar isso, automatizando todas as etapas, eliminando retrabalho, garantindo precisão nos registros e uma análise eficiente a partir de relatórios completos emitidos em poucos cliques.
Uma mão na roda para organizações que precisam seguir o art. 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), que define que empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a registrar a jornada de trabalho de forma manual, mecânica ou eletrônica.
Se esse é o seu caso e você quer evitar custos com erros manuais e retrabalho, a folha de ponto é a solução que você busca. Saiba mais sobre ela e descubra o melhor sistema de gestão para gerar relatórios detalhados e acompanhar os registros de forma simples na leitura a seguir!
O que é uma folha de ponto eletrônica?
A folha de ponto eletrônica é um documento digital que contém todas as informações referentes à jornada de trabalho dos funcionários. Nela, ficam registrados dados como horários de entrada e saída, intervalos, atrasos, horas extras e faltas.
Ou seja, trata-se de um relatório RH que informa tudo o que envolve o controle de presença dos colaboradores. Esse registro garante que a folha de pagamento seja calculada corretamente e serve como um documento oficial que traz transparência às relações trabalhistas e pode ser usada como prova em processos e auditorias.
Ela não difere nada da versão tradicional, com exceção de que, agora, é digital e automatizada, o que a torna mais moderna e acessível do que a folha de papel.
Como funciona uma folha de ponto digital?
A folha de ponto digital funciona de forma fácil e intuitiva! Dependendo da solução escolhida pela empresa, ela pode ser acessada por aplicativos, sistemas web ou até por um site.
Depois de contratado e implementado o sistema de controle de ponto que oferece o recurso, o processo segue desta forma:
- Primeiro, os funcionários são cadastrados na plataforma.
- Depois, a equipe de suporte da solução escolhida oferece um treinamento ensinando seus colaboradores a bater o ponto pelo sistema.
- Por fim, sempre que eles registram seus horários de entrada, saída e intervalos, essas informações são automaticamente armazenadas na folha, e você pode conferi-las através do painel do gestor.
Destaque para esse último detalhe: um dos maiores diferenciais da folha digital é que os gestores ou responsáveis podem acompanhar tudo em tempo real, o que facilita o monitoramento do ponto online, reduz erros na gestão das horas e garante maior transparência ao processo.
Vantagens da folha de ponto online
Conheça as principais vantagens que um sistema de folha de ponto online pode trazer para a sua empresa!
Relatório de jornada automatizado
Chega de cálculos manuais e pilhas de papéis! Com um sistema de ponto digital, você pode gerar relatórios de jornada de trabalho de forma automatizada a partir de poucos cliques, garantindo registros precisos e facilitando a organização do RH sem que você precise ficar filtrando dados e checando inconsistências.
Gestão mais transparente
Com um sistema integrado, tanto empregadores como funcionários podem acompanhar em tempo real as horas realizadas na jornada. Essa integração fortalece a relação de confiança dentro da empresa, já que todas as informações ficam armazenadas de forma segura e podem ser acessadas por ambas as partes.
Redução de custos
O que você acha de simplificar a sua rotina e também a do seu contador? Com um sistema de folha de ponto online, você envia, em poucos cliques, um resumo pronto para que a contabilidade possa calcular o pagamento de forma automatizada e precisa, considerando jornadas de trabalho, horas extras e adicionais de acordo com as leis.
Essa facilidade reduz erros humanos e assegura que o salário dos seus colaboradores seja pago corretamente, evitando retrabalho e problemas jurídicos com passivos trabalhistas.
Maior segurança
Um sistema de folha de ponto online reduz o risco de fraudes e de manipulação de registros de ponto, principalmente porque os melhores sistemas do mercado utilizam tecnologias como biometria, reconhecimento facial e geolocalização na hora de registrar as jornadas, garantindo autenticidade e segurança.
Além disso, todas as informações de ponto ficam armazenadas em servidores seguros que possuem proteção de ponta contra possíveis alterações. Tudo para garantir a integridade dos dados, evitando multas por inconsistência nos registros.
Mobilidade e acessibilidade
Com um sistema como esse, seus funcionários podem registrar seus horários de qualquer lugar, seja no escritório ou fora dele. Esse aspecto traz uma maior flexibilidade para empresas que adotam modelos híbridos ou remotos, permitindo um registro de jornada sem complicações.
Se você busca otimizar seus processos, a automatização da folha de ponto é o caminho certo, e o sistema da Coalize dá acesso a todas essas vantagens de forma integrada!
Conheça o sistema de folha de ponto online da Coalize
O sistema de ponto e de gestão da Coalize automatiza todo o controle do banco de horas, tornando a sua gestão muito mais simples e eficiente. Os funcionários registram suas jornadas, e o próprio sistema já organiza as batidas automaticamente e gera a folha de ponto digital para você.
Tudo pronto, é só revisar e enviar a folha para assinatura digital diretamente na plataforma, facilitando o processo para você e para os seus funcionários, que não precisam mais perder tempo “dando uma passadinha no RH” só para deixar uma rubrica na folha.
Ah, e não para por aí! Com a Coalize, você pode escolher como os colaboradores vão registrar a jornada:
Independentemente do formato escolhido, você poderá contar com uma folha de ponto automatizada no fim do dia. Além disso, o sistema permite integração com sistemas contábeis, agilizando ainda mais o envio desses dados para a contabilidade.
E a melhor parte de tudo isso – além das vantagens garantidas que você já leu – é que é muito fácil gerar a folha no sistema!
Como gerar folha de ponto no sistema da Coalize?
Gerar a folha de ponto no sistema e acompanhar os relatórios dos colaboradores no sistema de gestão de jornada da Coalize é rápido e sem complicação. Em poucos cliques, você organiza tudo de forma automatizada, economizando tempo e garantindo mais eficiência.
Confira o passo a passo!
- Faça seu login como gestor no sistema e acesse a opção “Distribuição de ponto” no menu.
- Selecione “Espelho” no tipo de documento, insira o mês e clique em “Configurar envio” para definir quais colaboradores devem receber a folha. Por padrão, todos são incluídos, então, caso queira enviar para pessoas específicas, lembre-se de fazer essa configuração.
- Clique em “Continuar” e aguarde o sistema preparar os arquivos. Quando tudo estiver pronto, clique em “Concluir envio” para seguir com a operação.
- Revise as páginas geradas para garantir que tudo esteja correto.
- Clique em “Enviar” e pronto!
- Para acompanhar as assinaturas no espelho de ponto, vá até o menu esquerdo e clique em “Assinaturas”. Lá, você poderá visualizar quem já assinou o documento e quem falta assinar.
Viu como é fácil? Você também pode acessar um relatório que resume as horas trabalhadas por cada profissional no menu “Ponto eletrônico” > “Resumo das horas”. Nele, você verá:
- Total trabalhado, incluindo horas diurnas, noturnas e extras
- Faltas, caso o colaborador tenha se ausentado ou cometido erros no registro
- Horas extras realizadas
- Horas extras que precisam ser pagas
Tudo isso no mesmo sistema! Com a Coalize, você tem um controle de ponto digital com relatórios e não precisa perder mais tempo com cálculos manuais ou conferências complexas.
Chega de burocracia: simplifique sua gestão de jornadas com o sistema de gestão de ponto da Coalize e otimize os processos da sua empresa! Teste por 30 dias grátis e veja os resultados dessa solução na prática.
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