O jeito mais fácil de otimizar a sua gestão de documentos de colaboradores é fazer uma boa categorização e nomeação dos arquivos, digitalizar os processos ainda em papel, controlar os acessos e fazer auditorias periódicas. E dá para fazer tudo isso com a plataforma da Coalize!
A quantidade de informações e registros relacionados aos funcionários pode ser esmagadora, incluindo desde documentos de contratação e treinamento até registros de desempenho e documentos de licença.
Uma gestão eficiente desses arquivos não só garante o cumprimento das regulamentações legais, mas também contribui para a eficiência operacional e o desenvolvimento estratégico da empresa.
Você anda tendo pesadelos com uma pilha enorme de papéis que não para de crescer? Fique tranquilo(a)! Seus problemas estão prestes a acabar.
Qual a importância da gestão de documentos de colaboradores? 3 vantagens de uma boa organização!
A gestão de documentos de colaboradores é uma parte fundamental da administração de todos os negócios, já que mantém a empresa dentro das leis, facilita a rotina administrativa e melhora a transparência entre gestores e colaboradores.
Não tem jeito: qualquer empresa, independentemente do porte, vai precisar lidar com uma série de arquivos, certidões, registros e comprovantes, o que engloba desde aquele contrato milionário até a Nota Fiscal dos salgadinhos comprados no final do expediente da sexta-feira.
Uma outra parte disso tudo está relacionada diretamente aos colaboradores, porque são papéis que representam seus dados pessoais, certificações e folhas de pagamento. Ter cada item em ordem garante uma noite tranquila de sono para os gestores, além de um dia de trabalho sem estresse para a equipe no geral.
1. Garante o cumprimento da legislação
O primeiro ponto – e com o qual você precisa tomar mais cuidado – relacionado à manutenção de documentos é o cumprimento da legislação. O prazo para manter uma documentação guardada varia de 2 até 30 anos, dependendo do tipo e finalidade do papel.
Desde registros de contratação, documentos fiscais, registros de horas trabalhadas até outros documentos necessários para atender às obrigações legais, manter os arquivos organizados é essencial para que sua empresa não corra riscos de sofrer com ações trabalhistas e, no pior dos cenários, de enfrentar um problema na Justiça sem ter nenhum registro para contestação.
2. Facilita a rotina administrativa
Quem trabalha ou já trabalhou no setor administrativo sabe a dor de cabeça que é lidar com a papelada. Contratos, currículos, folhas de pagamento, atestados… Se nada disso for organizado, recuperar um arquivo se torna uma verdadeira missão impossível, tomando muito tempo e prejudicando a eficiência.
Documentos como formulários de benefícios e aqueles contendo informações fiscais e dados bancários são essenciais para a administração eficaz dos direitos dos colaboradores e para uma folha de pagamento para ninguém colocar defeito.
Sem tê-los organizados, como conseguir isso? E como fica a rotina de quem trabalha só nesses processos? Um horror!
A dica é usar um sistema no qual todo mundo que for autorizado consiga acessar a “papelada” que quiser a qualquer momento e pesquisando com facilidade. Isso contribui até para o clima organizacional, pode apostar.
Sem contar que, com uma visão ampla do conteúdo dos arquivos – que também devem incluir avaliações de desempenho, registros de treinamento e históricos de emprego – dá até para identificar de bate e pronto oportunidades de desenvolvimento e promoção.
3. Melhora a administração da empresa
Uma gestão eficaz de documentos facilita a vida da empresa inteira, não só de quem a administra. Se o(a) responsável pelo setor segue uma padrão, sabendo o que deve ser mantido e como deve ser arquivado, o tempo para procurar informações específicas é reduzido e pode ser direcionado à realização de tarefas mais estratégicas.
Manter um registro completo da trajetória de um colaborador na organização ajuda a empresa a entender sua evolução, contribuições e eventuais desafios enfrentados, e a gestão acaba se tornando uma ferramenta valiosa até para a gestão de pessoas e a retenção de talentos.
Outro ponto importante é garantir segurança, ou seja, trabalhar sempre visando proteger informações confidenciais e sensíveis, como dados pessoais e financeiros.
Quais são as melhores práticas para manter a organização dos documentos dos colaboradores?
A organização dos documentos de uma empresa é trabalhosa, mas não tem muito segredo: uma boa política organizacional envolve categorizar, nomear os arquivos com um padrão, controlar o acesso, estabelecer prazos de retenção, fazer auditorias periódicas, treinar a equipe e digitalizar os papéis sempre que possível.
Digitalizar documentos sempre que possível
Chegou a estratégia que vai revolucionar a visão que você tem daquela pilha de papéis: a digitalização. Ela consiste em migrar, aos poucos, todos – ou todos que forem permitidos pela lei – os documentos para o meio digital.
São várias as vantagens da digitalização na gestão de documentos de colaboradores, como por exemplo:
- acesso rápido e fácil aos arquivos;
- possibilidade de fazer edições e alterações;
- redução de custos com impressão;
- economia de espaço;
- facilidade para controlar quem acessa os arquivos; e
- menos chances de perdas e extravios.
Para aproveitar tudo isso, você terá que integrar os computadores da sua empresa por meio de um servidor, contratando um serviço de armazenamento em nuvem ou, então, utilizando uma plataforma especializada.
De qualquer maneira, é importante realizar backups regulares de documentos na nuvem para evitar a perda de dados em caso de falhas nesses sistemas.
Categorizar
A maneira mais simples e prática de categorizar arquivos é por ordem alfabética ou por datas. Como o assunto, neste artigo, é a documentação dos funcionários, a primeira opção será, com certeza, a mais eficiente.
Dentro da pasta de cada um, ainda é possível criar subcategorias para dividir os itens em contratos, currículos, registros de desempenho, documentos fiscais etc.
Isso acaba fazendo com que você siga um caminho mais curto, sem vasculhar pasta por pasta no computador.
Nomear os arquivos com um padrão
Utilize um padrão consistente de nomenclatura para nomear os documentos. Essa prática faz ainda mais sentido se você já usa o meio digital para gerenciar a maior parte dos arquivos, nem que sejam pastas no computador, por exemplo.
Vamos supor que os contratos de trabalho de todos os colaboradores ficam salvos na mesma pasta. Sem um padrão, os arquivos provavelmente vão estar com nomes assim: “contrato Fulana” “c_trabalho ciclano” “Beltrano - Contrato” ou até mesmo sem o nome da pessoa, só “contrato”.
Agora, imagina achar o que você quer nessa bagunça? Além de torcer para que o contrato esteja no lugar correto, você terá, ainda, que abrir alguns arquivos para ver de quem são até localizar o que procura.
Utilizando um nome padrão para todos os itens da mesma categoria, como “Contrato de trabalho - Fulano”, basta digitar na barra de busca o que você procura e o arquivo vai aparecer ali. Rápido e fácil.
Ah, se preferir organizar por ordem alfabética, a dica é colocar o nome da pessoa antes do tipo de arquivo e seguir com “Fulano - Contrato de trabalho” ou só “Fulano - Contrato + data”, assim, você pesquisa pela inicial ou as iniciais do funcionário na hora da filtragem.
Controlar o acesso
Deixar que todo mundo tenha acesso a todos os documentos é uma péssima prática! Para manter a organização como manda o figurino, guarde os arquivos físicos e digitais em locais seguros e só libere, para visualizá-los, quem realmente precisa deles.
Inclusive, a papelada impressa, por exemplo, pode ser arquivada em um bom armário com chaves que devem ficar apenas com os responsáveis pela gestão. Já para arquivos digitalizados, o ideal é usar senhas fortes e nunca compartilhar nenhuma delas por WhatsApp ou sequer por e-mail.
Estabelecer os prazos de retenção
Lá em cima, você viu que, pela lei, é preciso manter certos documentos na empresa por uns bons anos e, nesse ponto, não tem muito o que fazer: você precisa se certificar de ter espaço para armazenar tudo o que é físico.
O que vai ajudar é categorizar, em uma planilha mesmo, quais são esses documentos, quando eles entraram na empresa, onde estão guardados e até quando você precisa mantê-los. Um controle simples já vai garantir que nada se acumule por mais tempo do que deveria.
Fazer auditorias periódicas
Mais uma boa prática para quem quer dormir tranquilo sabendo que tudo está em ordem é realizar auditorias no arquivo de tempos em tempos – até no digital, hein!
Essa ação ajuda a garantir que todos os documentos necessários estejam presentes e em conformidade com as políticas da empresa.
Através das auditorias, também é possível saber se as regras que foram estabelecidas para organização estão sendo seguidas, mantendo o padrão de nomenclatura e classificação, principalmente em empresas com um número maior de colaboradores responsáveis pela gestão de pessoas.
Treinar sua equipe
O treinamento dado aos funcionários sobre as políticas de gerenciamento de documentos e a importância da organização deve estar sempre em dia. Essa questão é particularmente importante quando sua empresa decide digitalizar a maioria dos documentos, o que é o mais recomendado.
Isso porque é bem provável que uma parte dos seus colaboradores não saiba como funciona o armazenamento em nuvem, quais são os diferentes formatos de documentos digitais ou até mesmo como operar o scan da impressora.
Realizar um treinamento vai garantir que essa transição para o online aconteça da maneira mais tranquila possível, sem que nenhum relatório se perca no caminho.
E aí, gostou das dicas? Então, que tal conhecer um sistema que integra todas elas de maneira simples e intuitiva?
Como funciona o sistema de gerenciamento de documentos da Coalize?
O sistema de gerenciamento de documentos de funcionários da Coalize é um dos mais completos do mercado. Através dele, além da gestão de documentos básicos para cada colaborador, é possível fazer o processo de admissão totalmente digital por meio de aplicativo próprio, sem precisar que nenhum documento físico seja levado até a empresa.
Esse recurso permite que o responsável pelo processo crie “templates”, ou seja, um padrão de informações e documentos que cada novo funcionário precisa enviar, dependendo da função que vai exercer. Assim que tudo estiver pronto, um contrato digital é criado de maneira automática, que também pode ser assinado utilizando a plataforma.
No perfil de cada colaborador cadastrado, gestores também conseguem gerenciar todos os arquivos que já foram anexados e cadastrar novos. Dá para incluir:
- dados bancários;
- dados de contratação;
- benefícios;
- atestados;
- comprovantes;
- espelho;
- holerites;
- contratos; e
- qualquer outro, basta criar campos personalizados!
O sistema ainda permite criar relatórios específicos sobre os dados dos colaboradores só com as informações que você precisar para tomar determinada decisão em determinado momento, além disso, a plataforma também distribui espelhos de ponto e holerites de maneira automatizada. Experimente e comprove os benefícios!
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