Toda vez que uma empresa contrata novos colaboradores, é preciso fazer com que eles se sintam acolhidos dentro desse novo ambiente. Para isso, existem diversas maneiras legais e, inclusive, fáceis de realizar.
Um dos meios mais conhecidos é a entrega de um kit de boas vindas, seja este entregue pelo gerente da equipe ou deixado na mesa do funcionário para ele abrir quando chegar em seu primeiro dia de trabalho.
Dentro desse kit, é importante que seja incluído, além de alguns brindes como copos reutilizáveis, camisetas, canetas, entre outros, um manual de integração de novos colaboradores. Afinal, este é o primeiro contato da pessoa com a organização após a contratação.
O que o manual de integração deve ter
Esse tipo de manual segue um modelo bem padronizado, contendo informações básicas sobre a empresa e explicando as políticas do local, assim como as funções desse novo funcionário.
Mais que isso: é fundamental preparar um manual que seja condizente com as necessidades da sua organização. E os principais elementos que devem constar neste documento de integração de colaboradores são:
Mensagem de boas vindas
Esse é um item fundamental para fazer o novo integrante da equipe se sentir bem recebido. Uma mensagem, simples e terna, assinada pelo presidente da empresa ou pelo gestor da equipe fará muito bem ao recém chegado.
Objetivo do manual
Apesar de um manual já ser de fácil entendimento, o objetivo, neste caso empresarial, pode variar. Algumas empresas podem preferir usar o manual como um guia de comportamentos dentro do ambiente de trabalho, outras podem tê-lo apenas como um meio de comunicação aprazível mesmo.
Uma página dedicada a explicar o que a empresa pretende alcançar ao entregar esse manual será interessante até para que o novo colaborador entenda a cultura e como a organização trata seus funcionários integralmente.
História da empresa
Quer a empresa seja uma grande corporação ou um empreendimento recém iniciado, ela tem uma história que merece ser contada e lida. Por isso, logo no início do manual, essa história precisa ser exposta.
Isso também ajuda os novos funcionários a entenderem mais sobre qual a motivação da empresa. Além disso, pode ser incluído, ao longo da história, detalhes como: qual a visão do negócio, onde pretende chegar no futuro, qual a missão, os valores, etc.
Apresentação de sócios
Toda empresa tem uma equipe base que faz todo o negócio funcionar. Esses empreendedores sócios podem receber uma página para eles, mostrando quem são, os nomes e as funções que têm.
É interessante mostrar, por exemplo:
- CEO da empresa, ou seja, o dono;
- CFO, diretor financeiro;
- CHRO, diretor de Recursos Humanos.
Os principais líderes podem variar de acordo com a finalidade da empresa. Se o principal viés for tecnologia, com certeza terá um CTO (diretor técnico) a ser apresentado.
Soluções e serviços
Ao ser inserida na empresa, a pessoa nem sempre está a par de tudo que acontece lá dentro. Até porque, ela está sendo contratada para uma função específica, então pode ser que alguns serviços e produtos que a companhia oferece passem despercebidos a ela.
Por conta disto, uma sessão do manual que apresente e explique todas as soluções, serviços e produtos que a empresa oferece é bem interessante.
Políticas da empresa e procedimentos internos
Essa parte precisa de uma dedicação a mais, ela é extremamente importante para a empresa e funcionário de maneira equivalente. Através dela que são apresentados os direitos e deveres dos colaboradores, mostrando os códigos de conduta em diversas situações.
Estes incluem dados sobre pontualidade, assiduidade, salários, saídas para almoço e lanches, etc.
Os processos seguidos pelos administradores e Recursos Humanos devem ser, de mesmo modo, esclarecidos. É bom exemplificar situações para essa parte ficar bem clara, algo como “se tal coisa acontecer, a empresa irá agir de tal modo”.
Também podem ser apresentadas cartilhas de benefícios trabalhistas que a empresa fornece e outras informações, como:
- acordos de confidencialidade;
- mapa do escritório;
- convênios da empresa;
- número de ramais;
- etc.
Funções do novo funcionário
Por último, todas as funções e tarefas desse novo colaborador devem ser explícitas. Claro, o manual não terá logo as tarefas para o indivíduo realizar na semana, mas sim uma explicação geral de o que irá acrescentar à empresa e de quais maneiras poderá fazer isso.
Como fazer a integração de novos colaboradores
Após a entrega do manual e, talvez, um treinamento presencial para os novos colaboradores, todos já devem estar situados suficientemente dentro da empresa para começarem seus trabalhos.
Porém, nem todos conseguem se “infiltrar” nas equipes com tanta facilidade. Portanto, é necessário criar algumas situações de integração entre quem já está na empresa e quem acabou de chegar.
Algumas ideias são:
- certificar que todos saibam que novos colaboradores estão chegando e que deem as boas-vindas;
- escolher um colaborador “veterano” (ou alguns, dependendo de quantas pessoas forem contratadas) para ser anfitrião do novo;
- fornecer alguns coffee breaks durante a semana de trabalho;
- convidar o escritório para um happy hour no final da primeira semana dos novos colaboradores.
Enfim, o manual de integração de novos colaboradores já será um grande passo para que todos se sintam convidados a fazer um bom trabalho.
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