Guia definitivo de reuniões one-on-one (1:1) em empresas

One-on-one – ou “um a um” em português – é uma reunião periódica que deve acontecer entre líder e liderado (e mais ninguém). Nesse encontro, há o alinhamento de expectativas, a troca de feedbacks, a discussão do progresso de ações traçadas e muita (muita!) escuta ativa.

O termo tem origem no esporte, e era utilizado para descrever a situação em que um jogador de basquete enfrentava outro individualmente, sem a interferência de um terceiro atleta. Com o tempo, a expressão saiu de quadra e alcançou mais áreas, inclusive a corporativa.

Por ser uma reunião individual, a 1:1 é um espaço seguro para a troca de informações entre gestor e funcionário, então, mesmo que você tenha em mãos uma “colinha” para conduzi-la, saiba que a condução pode ser diferente de liderado para liderado.

Quer entender tudo sobre o assunto? Este guia definitivo elaborado por especialistas vai ajudar!

O que é uma reunião 1:1?

One-on-one é uma reunião periódica realizada entre líderes e liderados com o propósito de promover uma comunicação direta e assertiva entre as partes. De praxe, ela deve acontecer pelo menos uma vez ao mês e durar cerca de 1 hora.

Se você tem uma equipe grande de liderados, a dica é espalhar as one-on-ones ao longo do mês e evitar agrupá-las em um mesmo dia, já que a troca de ideias com cada pessoa exige 100% de sua atenção.

Inclusive, o momento serve para que o liderado possa se expressar sem medo de represálias, embora seja também muito válido quando o assunto é proporcionar feedbacks construtivos.

Qual a importância da reunião one-on-one?

Um funcionário acolhido e ouvido é um colaborador produtivo, empático e satisfeito no trabalho e, nesse sentido, a 1:1 importa muito. Ela traz a sensação de pertencimento ao liderado, algo que é super importante para o líder estabelecer uma conexão de confiança e uma comunicação sem ruídos no ambiente corporativo.

O momento também é uma ótima oportunidade para mostrar que o desenvolvimento pessoal e profissional de cada colaborador também é uma prioridade para a empresa.

E aproveite a conversa para resolver problemas pontuais que requerem sua consultoria.

Na hora de falar, busque conhecer mais do ambiente de trabalho do colaborador, medir o clima organizacional da equipe, identificar melhorias e traçar metas ao lado dessa pessoa, fazendo alinhamentos e buscando a manifestação de (des)contentamentos com processos internos.

Quais são os benefícios da 1:1?

As reuniões de 1:1 têm o poder de aproximar o colaborador do gestor e vice-versa, estabelecendo um modelo mais horizontal e menos hierárquico de liderança, substituindo gradualmente a ideia de “chefe” por “líder”.

Confira a lista das principais vantagens!

• Identificação entre líder-liderado
• Engajamento do colaborador
• Solução de desafios antes de eles virarem problemas
• Esclarecimento de ruídos na comunicação
• Melhoria dos processos internos
• Maior visão holística da empresa

E quem não quer trabalhar em uma empresa que ofereça benefícios verdadeiros à saúde e ao bem-estar que vão além de um vale-alimentação e um vale-transporte, não é mesmo? Aliás, isso é ter um employer branding forte!

Logo, não dá para perder mais tempo se você ainda não implementou esse tipo de reunião por aí!

Como implementar one-on-one em sua empresa?

Por ser um termo da Língua Inglesa e novidade para muitos profissionais, explicar o propósito e funcionamento da reunião, definir datas e horários, tranquilizar colaboradores e registrar pontos importantes do encontro são os primeiros passos para implementar 1:1s.

Confira todas as etapas detalhadas adiante.

Explique ao time o que é e como funciona a 1:1

Todos os envolvidos precisam saber que a 1:1 não se trata de uma reunião comum, por isso, explique que o momento é especialmente dedicado a ouvir os colaboradores. Sugestão: mande este artigo aos líderes e liderados da empresa, vai ajudar muito!

Defina a periodicidade e o tempo de duração de cada encontro

As reuniões individuais devem ser um ritual periódico, acontecendo, idealmente, pelo menos uma vez ao mês, com 1 hora de duração no mínimo. Se você levar mais tempo para encontrar o liderado, mais tópicos e demandas serão acumulados e, assim, o papo certamente será mais longo.

Marque as datas

Verifique sua agenda e a dos seus liderados e escolha datas estratégicas dentro delas. Normalmente, início e final de mês são momentos mais oportunos para fazer esse tipo de encontro. Marque a escolha no calendário as datas e peça para os colaboradores fazerem o mesmo.

Se a reunião for online, mande o convite por e-mail e peça o aceite do participante para que ele receba um lembrete no dia.

Tranquilize seus liderados e insira a cultura da 1:1 organicamente

Deixe claro aos liderados que a 1:1 não é uma avaliação individual de cada colaborador da equipe, mas um ambiente seguro e criado para falar e ser ouvido. Claro, ela pode ser intimidadora no início, mas, se bem conduzida, se tornará parte indispensável da rotina da dupla.

E se tranquilize da mesma forma! Assim que os benefícios forem sentidos, essa cultura será instalada organicamente na empresa, e a oportunidade de vocês crescerem juntos comandará todo o processo.

Registre o papo

Seja em cadernos, blocos de notas, planilhas compartilhadas ou plataformas especializadas, o registro da one-on-one deve acontecer sempre, pois a documentação de cada sessão permite uma visão macro do processo e serve como guia para os próximos passos.

Essa é uma forma, inclusive, de medir a efetividade dos encontros. Ainda que seja um espaço para o colaborador se abrir, tenha em mente que não é para ser uma sessão de desabafo, mas um momento de encontrar soluções em conjunto para problemas ou cenários e que, de preferência, também beneficiem a organização.

E, por falar nisso, topa aprender a conduzir esses encontros?

Como fazer uma reunião one-on-one em 7 passos

Para fazer uma one-on-one, você vai precisar criar uma pauta colaborativa, elaborar perguntas, quebrar o gelo, manter um tom amigável, reconhecer o bom trabalho do liderado, traçar um plano de ação junto com ele e, em seguida, já sugerir marcar a próxima.

1. Crie uma pauta colaborativa para a reunião

A pauta será o seu guia durante a reunião, garantindo que a conversa não saia demais da rota e acabe em amenidades, por isso, separe tópicos norteadores para abordar durante cada encontro.

Reflita sobre o desempenho do profissional durante o mês, sobre a relação de vocês dois nos últimos dias e nos acontecimentos recentes dentro do ambiente corporativo, sempre anotando palavras-chaves. Peça para o liderado fazer o mesmo.

2. Elabore perguntas com antecedência

Além da pauta, elabore também perguntas e considerações com antecedência: não confie apenas na sua memória e não perca tempo encontrando as palavras certas para comunicar suas ideias.

Organizar o encontro vai deixar você mais seguro(a) e tirá-lo(a) de muita saia-justa. Improvisar pode causar sérios problemas, principalmente quando o assunto tratado for delicado.

Não sabe por onde começar? No final deste artigo, você confere ideias de perguntas para as suas 1:1s!

3. Quebre o gelo antes de falar sobre assuntos mais sérios

É natural que seu colaborador fique ansioso no início do encontro, principalmente se essa for sua primeira vez participando de uma reunião individual. Quebre o gelo falando sobre algum assunto que não esteja relacionado ao trabalho.

O importante é amenizar a tensão inicial e dar o tom para o restante do encontro.

4. Mantenha o tom acolhedor, otimista e empático

Mesmo que a pauta contenha assuntos delicados, como feedbacks difíceis, o tom da conversa deve permanecer amigável e leve, e é você, líder, o(a) responsável por manter o clima agradável – tenha isso sempre em mente e prepare-se!

Demonstre interesse genuíno à conversa, deixe a pessoa falar sem ser interrompida e esteja 100% presente. Nada de ficar checando o celular a cada 5 minutos, viu? Mesmo em conversas remotas, porque, sim, dá para perceber!

Seja um bom ouvinte e acolha respeitosamente as considerações do profissional.

5. Reconheça o bom trabalho que vem sendo feito

Encontre pelo menos um aspecto positivo no trabalho desempenhado ou uma postura profissional do colaborador para elogiar em todas as reuniões. Além de ser motivador, isso mostra que o líder tem uma visão do “todo” e não está “pegando no pé” de ninguém.

O trabalho bem feito merece reconhecimento, e a 1:1 é o momento perfeito para demonstrar seu contentamento como líder.

6. Trace um plano de ação com cada colaborador

Uma one-on-one é uma oportunidade de ouro para traçar, junto ao liderado, um plano de carreira e um Plano de Desenvolvimento Individual (PDI), afinal, como liderança, você pode oferecer percepções valiosas para o desenvolvimento pessoal e profissional do colaborador.

Pontue competências, habilidades e aptidões do profissional que ele talvez ainda não tenha percebido, e busque abrir novos caminhos para que profissional e empresa cresçam paralelamente.

7. Marque a próxima 1:1 para reiniciar o ciclo

Aproveite os últimos 5 minutos de cada reunião para marcar o próximo encontro entre você e seu liderado, assim como para apontar as “lições de casa” a serem feitas no intervalo de tempo entre um encontro e outro. Essa é uma maneira de otimizar sua agenda e não deixar que a animação do momento se perca.

Pronto? Antes de ir, confira uma lista de perguntas para fazer para conduzir sua 1:1 da melhor forma possível e caprichar na retenção de talentos do negócio!

30 exemplos de perguntas 1:1 (para líder e liderado)

Dá uma olhada nesta coletânea de questões elaboradas por especialistas para nunca ficar sem assunto durante as reuniões individuais.

De líder para liderado

1. Como você está se sentindo em relação ao seu trabalho ultimamente?
2. Como posso apoiá-lo melhor em seu crescimento profissional?
3. Qual habilidade você gostaria de desenvolver mais neste próximo período?
4. Quais são seus objetivos a longo prazo?
5. Você sente que estamos ajudando você a avançar em sua carreira em um ritmo que esperava?
6. Tem alguma coisa faltando para você fazer o seu trabalho?
7. Que obstáculos posso tirar da sua frente para que você renda mais?
8. Você está aprendendo coisas novas no trabalho?
9. Você sente que está fazendo aquilo que faz de melhor aqui?
10. Há algum feedback que gostaria de me dar ou para alguém do time? Posso ajudar de alguma forma a estruturar essa avaliação?
11. Em que aspecto do seu trabalho você gostaria de receber um treinamento?
12. Como você acha que pode melhorar como profissional?
13. Como você acha que estamos nos saindo como equipe? Alguma sugestão para melhorarmos nosso trabalho em equipe?
14. Tem algum objetivo pessoal que você gostaria de compartilhar?
15. Teve algo que você conseguiu recentemente que lhe deixou orgulhoso?

De liderado para líder

1. Como você avalia meu desempenho até agora?
2. Existe algo específico que você gostaria que eu fizesse de forma diferente ou melhor?
3. Você pode me ajudar a identificar oportunidades de crescimento ou áreas para melhorar minhas habilidades?
4. Qual é o próximo passo em minha trajetória de desenvolvimento profissional na empresa?
5. Existe algum recurso adicional ou treinamento que você recomendaria para me ajudar a ter um desempenho ainda melhor?
6. Como posso obter mais apoio da equipe ou da empresa para alcançar meus objetivos?
7. Você poderia me manter mais informado sobre as decisões ou mudanças que afetam meu trabalho?
8. Existe a possibilidade de assumir novas responsabilidades ou liderar projetos adicionais?
9. Se eu precisar de alguma ajuda, qual a melhor forma de falar com você sobre isso?
10. O que preciso fazer para ser promovido?
11. Quais são as soft e hard skills que preciso desenvolver nos próximos meses?
12. Como você enxerga minhas habilidades de comunicação?
13. Quais são os livros que podem ajudar minha trajetória profissional?
14. Como você avalia o desenvolvimento geral da equipe e quais são as áreas de oportunidade?
15. Quais são os maiores desafios que você vê para mim ou para a equipe atualmente?

Agora sim, você foi “certificado(a)” com sucesso, e pode começar ainda este mês a aplicar as reuniões one-on-one em sua empresa. Sucesso!