Contar com uma plataforma de admissão digital como a da Coalize agiliza a contratação e a integração de novos colaboradores à sua empresa de um modo totalmente online, sem precisar que o novo talento se desloque até o trabalho apenas para entregar documentos ou assinar o contrato, já que todas as etapas são digitalizadas.
Com a adoção dessa tecnologia, tanto empreendedores que gerenciam seus próprios times sozinhos quanto profissionais de Recursos Humanos têm acesso a uma série de benefícios na rotina, o que inclui a otimização do tempo, a eliminação da burocracia e a diminuição de erros humanos.
Neste artigo, você vai descobrir como a admissão digital funciona em detalhes, além, é claro, de conhecer melhor a plataforma que vai trazer todos os benefícios listados para o seu negócio. Boa leitura!
O que é admissão digital?
A admissão digital pode ser definida como uma evolução dos processos tradicionais de contratação de novos colaboradores em uma empresa, migrando tudo o que precisava ser feito de forma física e burocrática para o ambiente digital.
O processo envolve a digitalização completa das etapas de contratação e de integração de novos colaboradores, desde o envio de propostas de trabalho até a formalização dos contratos e a coleta dos documentos necessários para a admissão, que passa a acontecer em uma plataforma online, o que permite que os novos funcionários passem pelas fases de forma remota e segura.
Além disso, essas plataformas costumam auxiliar os profissionais de RH nos processos de integração dos novos colaboradores à cultura e às operações da empresa, o que torna o onboarding também mais eficiente.
Como fazer a transição da admissão tradicional para a digital?
O primeiro passo para transacionar do tradicional para o moderno é escolher uma plataforma, como a da Coalize, que tem tudo que uma empresa precisa tanto para fazer a admissão digital de novos talentos quanto para gerenciar jornadas, folgas e bancos de horas de todo o time.
Depois de escolhido, o sistema precisa ser implementado e usado de forma correta. Todas as funcionalidades oferecidas devem ser adaptadas ao contexto da empresa, de forma que atendam às necessidades específicas da organização e que sejam intuitivas tanto para o empresário e/ou para o time de RH quanto para os novos funcionários.
Uma boa dica é começar com um “piloto”, aplicando a admissão digital em um número reduzido de contratações antes de expandir o novo processo para toda a organização.
Como funciona a admissão digital?
A admissão digital segue uma sequência estruturada de passos que trazem mais eficiência e transparência em cada fase do processo de contratação, que começa com a oferta da vaga e termina com o onboarding do novo colaborador.
Caso aceite a oferta feita pela sua companhia, o novo colaborador deverá receber acesso ao sistema que sua empresa usa, por meio do qual vai encontrar todas as instruções necessárias para começar sua jornada, incluindo um espaço para o preenchimento de alguns formulários, o upload de documentos obrigatórios e uma área para assinatura do contrato de trabalho.
Depois que o novo funcionário concluir todas as etapas, a plataforma envia uma notificação sobre o recebimento dos papéis para que você possa conferir se as informações estejam corretas e completas de acordo com as determinações da empresa.
Se algo precisar de correção, é possível notificar o novo colaborador diretamente pelo sistema, o que possibilita que os ajustes sejam feitos de forma mais rápida.
Por que usar uma plataforma de admissão digital?
A implementação de uma plataforma de admissão digital em uma empresa é um passo importante para as organizações que querem modernizar e agilizar os processos de contratação de funcionários, o que atende às demandas de um mercado de trabalho cada vez mais tecnológico.
Sem contar que a digitalização elimina a necessidade de lidar com papéis e documentos físicos, o que reduz o tempo dos novos colaboradores e do time de RH com burocracias e simplifica a comunicação entre ambos.
Além disso, por centralizar todas as informações em um único lugar, a plataforma de admissão digital possibilita que o departamento de Recursos Humanos gerencie diversas contratações de forma simultânea, sem perder o controle ou a visibilidade sobre cada etapa.
E essas nem são as únicas vantagens!
Quais são as vantagens da admissão digital?
Os benefícios da admissão digital se aplicam tanto aos novos colaboradores quanto aos gestores que lidam diretamente com o processo. Conheça os principais e pondere se eles fariam diferença na sua empresa!
- Redução de custos: ao eliminar a necessidade de impressão de documentos, o envio de papéis e o deslocamento físico, a organização economiza recursos.
- Otimização de tempo: a automatização de tarefas repetitivas e burocráticas libera tempo para que o RH possa focar em tarefas mais estratégicas, como na elaboração de um plano de carreira ou momentos de integração e treinamento com os novos talentos.
- Melhora na comunicação: com uma plataforma de admissão digital, todos os envolvidos têm acesso às informações necessárias sobre o andamento do processo em tempo real.
- Maior transparência: por todos terem acesso ao andamento do processo, é provável que a confiança e o engajamento do novo funcionário na companhia também sejam maiores.
- Segurança: todos os documentos e dados que passam pela plataforma são armazenados em ambientes digitais protegidos por criptografia.
Imagine então encontrar tudo isso e mais outras facilidades em um só sistema? Spoiler do próximo tópico, hein?
5 motivos para aderir à plataforma de admissão digital Coalize
Com o objetivo de tornar a gestão de processos administrativos mais simples, mais fácil e mais humana, a Coalize, plataforma dos profissionais de RH, conquistou um lugar de destaque no mercado, e é claro que o processo de admissão digital não podia estar de fora do portfólio da empresa.
Confira os cinco melhores motivos que fazem da Coalize a melhor opção para admitir novos talentos por aí!
1. Interface intuitiva e facilidade de uso
A plataforma de admissão digital da Coalize se destaca no mercado por ter uma interface intuitiva, que facilita a navegação e a utilização tanto para os profissionais de Recursos Humanos quanto para os novos funcionários, o que reduz o tempo necessário para treinamentos e diminui a chance de erros operacionais, permitindo uma adaptação mais rápida e eficiente ao novo sistema.
2. Preço único para usar todos os recursos
A Coalize é uma plataforma completa, que inclui controle de ponto, assinatura eletrônica de documentos, banco de horas, ponto por geolocalização e muito mais, ou seja, ao contratar a admissão digital, você leva todos os outros recursos no pacote sem pagar nada a mais por eles.
3. Segurança de dados
O sistema da empresa prioriza a segurança de dados com medidas avançadas de proteção, como criptografia e autenticação multifator, o que assegura que as informações sensíveis dos novos colaboradores – e suas, como empregador(a)! – estejam protegidas contra acessos não autorizados e vazamentos.
4. Relatórios automatizados
A Coalize oferece, também em sua plataforma, relatórios e análises automatizadas sobre inadimplência, banco de horas e muito mais, permitindo que o RH monitore o desempenho das equipes como um todo e identifique áreas de melhoria.
5. Agilidade na criação de contratos e outros documentos graças aos templates
Por fim, mas não menos importante, uma vez que você fizer o upload dos primeiros contratos de trabalho durante o processo de admissão, será possível replicá-lo e personalizá-lo para outros cargos que serão preenchidos, levando muito menos tempo do que você levaria para produzir um novo contrato do zero.
Convencido(a) de que essa é uma boa tecnologia para implementar por aí? Então, entenda como realizar o processo!
Como fazer a admissão digital com a Coalize: passo a passo simples
No sistema da Coalize, você consegue criar templates de cadastro para novos funcionários e adicionar etapas de preenchimento personalizadas de acordo com cada cargo, facilitando todo o processo.
Depois, basta seguir o passo a passo abaixo!
- Acesse o sistema da Coalize com seu login e senha.
- No painel, selecione “Admissão” e clique no botão “Iniciar admissão”.
- Selecione o cadastro do novo contratado.
- Escolha o template/documento a ser enviado e clique em “Usar template” para enviá-lo ao colaborador.
- Acompanhe o preenchimento dos formulários, a assinatura dos papéis e o envio de documentos através da aba “Em andamento” ou “Concluídos”.
Simples assim! Agora ficou fácil de perceber como o processo funciona e como ele traz vantagens para todos os envolvidos, não é mesmo?
Com mais de 10 anos de história e milhares de clientes satisfeitos, a Coalize pode ajudar sua empresa a acelerar o processo de contratação de profissionais talentosos, e tudo isso enquanto desfruta de uma série de outras vantagens, como as que você leu neste artigo.
Agora, que tal aproveitar o momento para testar as funcionalidades da plataforma de forma gratuita? Você só precisa clicar no botão “Conheça a Coalize”, que aparece no canto superior direito da sua tela. Será um prazer atender você!
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