Processo de admissão digital: o que é, vantagens e implementação

O processo de admissão digital se refere à contratação e integração de novos colaboradores à empresa de forma totalmente online, incluindo desde o envio e recebimento de documentos até a assinatura de contratos, tudo realizado através de uma plataforma online.

Com esse processo, empreendedores como você, que, muitas vezes, gerenciam o time sozinhos, podem simplificar o processo de contratação e focar em outras áreas importantes do negócio, assim como setores bem estruturados de Recursos Humanos se beneficiam da solução da mesma forma.

Neste artigo, você vai entender como funciona a admissão digital, as vantagens do modelo e como você pode implementar essa solução na sua empresa para melhorar a gestão de pessoas e otimizar suas operações. Confira!

Por que optar pelo processo de admissão digital?

Enquanto os métodos tradicionais de admissão costumam ser burocráticos e demorados, exigindo a troca de papéis físicos e a realização de muitas tarefas manualmente, o formato digital permite a execução de todas as etapas de maneira automática e online.

Basicamente, fases como a coleta de documentos físicos e de várias assinaturas manuais, além do armazenamento dos arquivos, podem acontecer diretamente no meio virtual – também chamado de nuvem – eliminando a possibilidade de atrasos, erros humanos e sem gerar uma carga adicional de trabalho para o departamento de RH.

Afinal, com essa nova tecnologia, os candidatos podem enviar a documentação, assinar contratos e completar todo o processo de integração sem a necessidade de encontros presenciais ou troca de papéis físicos.

Quais as vantagens da admissão digital?

A lista de benefícios que você terá ao migrar o processo de admissão para o meio digital não é nada pequena. Dá uma olhada!

Mais eficiência operacional e redução de erros

Um dos principais benefícios da admissão digital é a redução significativa de erros. Processos manuais estão sujeitos a falhas humanas, como a perda de documentos e a inserção incorreta de informações.

Com a digitalização, esses riscos são minimizados, pois os dados são inseridos e armazenados de forma automatizada e segura, o que resulta em um processo mais rápido e preciso, no qual os documentos são facilmente acessados e organizados.

Melhora na experiência do candidato

A experiência do candidato durante o processo é um fator decisivo na construção de uma boa imagem da empresa, conhecida como employer branding, e uma admissão eficiente e sem complicações transmite profissionalismo e cuidado com os novos colaboradores.

Permitir que os candidatos enviem documentos e assinem contratos digitalmente, sem a necessidade de deslocamento, proporciona uma experiência mais conveniente e agradável para todo mundo, o que pode acabar sendo um grande diferencial competitivo na retenção de talentos, viu?

Foco estratégico para o RH

Com menos tempo gasto em tarefas burocráticas, você ou a sua equipe de RH poderá dedicar mais tempo a iniciativas estratégicas que agregam valor à empresa. Isso inclui a análise de dados para aprimorar os processos internos, os programas de desenvolvimento de carreira e as iniciativas para melhorar a cultura organizacional.

Dessa forma, a digitalização libera recursos humanos para se concentrarem em áreas que realmente impactam o crescimento e o sucesso do negócio, logo, a admissão digital, além de ser uma tendência, é uma necessidade para quem deseja se manter competitivo e eficiente.

Mais praticidade

Documentos que podem ser enviados e assinados de forma online reduzem a necessidade de deslocamentos e impressões, o que facilita a sua vida ou do seu RH e do candidato, que podem realizar todo o processo de qualquer lugar e a qualquer hora.

Além disso, a digitalização reduz o custo por contratação, já que a papelada e os gastos com motoboys que ficavam encarregados de levar e trazer os papéis, por exemplo, são reduzidos ou até mesmo eliminados.

Mais segurança

Ao utilizar um software de qualidade, as informações dos colaboradores são armazenadas de forma segura e em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), garantindo que todos os procedimentos estejam dentro dos parâmetros legais e evitando problemas com as autoridades.

Mais sustentabilidade

O processo de admissão também se torna mais ecológico, ajudando a reduzir o impacto ambiental quando uma empresa utiliza ferramentas digitais para receber os documentos de seus novos colaboradores.

Inclusive, você pode usar essa prática como parte de suas iniciativas de responsabilidade social corporativa, melhorando a imagem da sua marca perante clientes e colaboradores.

Convencido(a) de que adotar esse formato é uma forma de atrair mais talentos para a sua organização? Mais dúvidas serão sanadas nos tópicos a seguir, anote tudo!

Como funciona a contratação online?

As etapas do processo de admissão/contratação de funcionários online começam pela oferta da vaga, seguida do envio de documentos através de uma plataforma segura e a assinatura eletrônica do contrato de trabalho, do cadastro do novo colaborador no sistema e do processo de onboarding digital.

Toda essa maratona fica muito menos cansativa porque pode ser feita sem que o novo funcionário tenha que sair de casa, e a facilidade se estende ao seu time de RH, já que o processo todo, após o recrutamento e a seleção, acontece em 5 etapas rápidas, que você confere logo abaixo.

Como fazer a admissão digital em 5 passos simples

A admissão digital começa com a escolha de uma plataforma especializada, o mapeamento dos processos, a definição do contrato de trabalho, a solicitação dos documentos e o processo de onboarding do novo funcionário.

Dá uma olhada no passo a passo!

1. Escolha uma boa plataforma: uma plataforma de admissão digital que atenda às necessidades específicas da sua empresa vai proporcionar uma interface intuitiva e recursos abrangentes, que facilitam a gestão de RH e o dia a dia dos colaboradores.
2. Mapeie os processos: analise os fluxos de trabalho atuais para identificar quais etapas podem ser otimizadas com a digitalização. Isso ajuda a configurar a plataforma de forma que ela aborde precisamente suas demandas.
3. Defina o contrato de trabalho: utilize a plataforma para criar e personalizar os termos do contrato de trabalho. As melhores plataformas de admissão digital permitem “subir” os contratos no sistema, permitindo a assinatura eletrônica deles.
4. Solicite os documentos: peça toda a papelada necessária para a contratação de forma digital através do sistema escolhido, e garanta que ele permita, ao candidato, o envio online da documentação, economizando tempo e recursos.
5. Valide o processo e integre o colaborador: uma boa plataforma permite que o seu RH valide rapidamente as informações e documentos recebidos.

Viu só como a admissão digital é uma solução moderna que transforma o modo como você pode contratar novos colaboradores? Ao optar por uma plataforma para gestão de funcionários completa que ofereça esse recurso, você simplifica o processo de contratação, economiza com processos longos e cheios de papéis e ainda impressiona todo mundo com a facilidade do processo.

Agora, é só começar sua pesquisa. Sucesso!