Provisão de férias: o que é, como planejar e calcular

A provisão de férias é uma parcela de dinheiro reservada pelas empresas para cobrir os custos das férias de seus colaboradores. Planejá-la envolve avaliar as necessidades de descanso dos funcionários e estimar custos. Ela também requer acompanhamento regular.

O cálculo da provisão de férias considera a remuneração mensal de cada funcionário, a divisão desse salário por dias do mês, o adicional de ⅓ de férias exigido pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e outros encargos, e a reserva financeira é uma constante, ou seja, precisa sempre estar disponível.

Neste artigo, você embarca numa jornada de descobertas para desvendar os segredos do planejamento e da contabilização desse valor. Começando agora!

O que é provisão de férias?

A provisão ou o provisionamento de férias nada mais é do que uma estimativa dos gastos relacionados às férias dos funcionários de uma empresa, somada ao ato de reservar o fundo para cobrir tais gastos. Ela é uma etapa obrigatória das operações de Recursos Humanos e contabilidade.

No Brasil, as férias são garantidas pela Constituição Federal e pela CLT e, portanto, são uma parte fundamental dos direitos trabalhistas.

Isso faz com que provê-las corretamente seja um dever empresarial, mas os cálculos de quanto um empreendimento precisa desembolsar para cumprir com essa obrigação também têm importância para os negócios propriamente ditos.

Qual a importância do provisionamento de férias?

Basicamente, sem uma provisão de férias adequada, a empresa precisa esgotar o que tem em caixa para cobrir o descanso dos funcionários ou, então, pode acabar não oferecendo esse descanso dentro do que é exigido por lei, e cada colaborador deixa de aproveitar de uma pausa que é sua por direito, além de necessária.

Nesse sentido, as organizações precisam estar, anualmente, preparadas para arcar com os custos referentes às férias de todo o time, bem como para contabilizar todos os gastos de maneira adequada.

Para que serve a provisão de férias na contabilidade do negócio?

Na contabilidade empresarial, os cálculos corretos de provisionamentos garantem que os gestores tenham a tranquilidade de saberem que poderão arcar com as férias de todo mundo e que os colaboradores tenham a certeza de que receberão pelo descanso remunerado.

Só com esses cálculos, as empresas atendem aos requisitos legais e evitam penalidades e problemas com órgãos fiscalizadores, além de eles serem fundamentais para a transparência financeira e as tomadas de decisão.

A maneira como as férias são contabilizadas pode fazer toda a diferença entre uma gestão financeira sólida e uma cheia de problemas contábeis. A forma como elas são planejadas também pode representar uma linha tênue entre o certo e o errado.

Como planejar a provisão de férias com praticidade e assertividade em 4 passos

Aqui está o segredo: a contabilização da provisão de férias requer um planejamento minucioso. Suas etapas cruciais envolvem avaliar as necessidades de férias dos funcionários, estimar os custos, garantir o orçamento disponível em caixa e fazer um acompanhamento regular caso a caso.

1.  Avalie as necessidades

Comece avaliando as necessidades de descanso remunerado dos funcionários, considerando o período concessivo de cada um, que é o tempo de um ano contabilizado desde quando eles chegaram à empresa até o momento em que eles adquirem o direito às férias.

Analise também os períodos de pico de demanda – épocas do ano em que mais gente solicita o descanso – e pense em como isso afeta a programação e as autorizações.

2.  Estime os custos

Com base na avaliação anterior, estime quanto a empresa vai gastar para cobrir todas as férias programadas e autorizadas. Isso incluindo salários, adicionais e encargos sociais. Um orçamento realista é o mínimo necessário para garantir que o caixa vai ter recursos suficientes reservados e, portanto, um provisionamento adequado.

3.  Reserve o dinheiro da provisão

Depois de fazer as contas e garantir que sua empresa vai ter um orçamento suficiente reservado para cobrir os custos de férias, deixe o montante separado e disponível para ser utilizado única e exclusivamente para esse fim.

Isso evitará surpresas financeiras desagradáveis e garantirá que todos os colaboradores recebam seus benefícios conforme o planejado e exigido por lei.

4.  Acompanhe regularmente todas as movimentações

O acompanhamento regular das férias dos funcionários é uma prática recomendada e o último passo do planejamento da provisão de férias.

Só ele garantirá que o seu negócio esteja sempre preparado para cumprir com as obrigações – e que os colaboradores possam desfrutar de suas férias sem preocupações financeiras, permanecendo como parte do time e sem sequer cogitar levar qualquer problema com a empresa até a Justiça.

A seguir, veja o que levar em consideração na hora de fazer os cálculos!

Como calcular provisão de férias de cada colaborador?

Antes de mais nada, faça uma consulta à remuneração mensal do funcionário em questão e a distribua nos dias do mês. Adicione o famoso adicional de ⅓ de férias e faça mais uma ou outra multiplicação para chegar ao valor final. Oriente-se a partir da tabela que aparece aqui.

Lembre-se ainda de que os valores dos encargos trabalhistas, como INSS e FGTS, devem ser agregados ao cálculo e podem variar de acordo com o salário do colaborador, a área de atuação na empresa e diversos outros critérios específicos.

Um trabalhador que recebe R$ 3 mil por mês vai ganhar R$ 100 por dia trabalhado se você considerar os 30 dias de um mês padrão. Isso significa que o seu dia de férias com o adicional de ⅓ exigido pela lei custará à empresa R$ 133.

Se esse trabalhador tiver 30 dias de férias para tirar, ele receberá, como pagamento pelo seu descanso remunerado, R$ 3.990.

Nesse caso, o valor seria pago até dois dias antes do início do período de afastamento e considerado um adiantamento integral. Em situações nas quais as férias são distribuídas em mais de um período, o pagamento acontece de outra forma e é proporcional ao tempo de férias em cada etapa.

“Nossa, mas se eu pensar que preciso pagar quase mil reais a mais de salário para cada funcionário meu que tirar férias, eu acabo o mês sem nada em caixa!”.

É por isso que alguns empreendedores acabam optando por maneiras diferentes de fazer a contabilidade. Nenhuma delas é melhor ou pior, certa ou errada: você precisa escolher a que melhor se adequa ao seu negócio. Dá uma olhada adiante.

Diferentes formas de contabilizar férias

Na hora de contabilizar a provisão, existe uma certa dose de flexibilidade para diferentes abordagens, e quem é dono de um negócio pode escolher entre apropriação mensal, apropriação anual ou o uso de uma conta separada, como a conta de “férias a pagar” para controlar como os recursos serão organizados e distribuídos.

Apropriação mensal

Nesse método, a empresa distribui os custos das férias ao longo do ano, direcionando uma porção mensal dos ganhos para a provisão e suavizando impactos financeiros, porque acaba fazendo a provisão de forma gradual.

A abordagem mensal ajuda a manter registros precisos e exige acompanhamento próximo de todos os custos de férias ao longo do exercício fiscal. É uma escolha popular para quem deseja uma gestão financeira mais previsível.

Apropriação anual

Ao contrário da apropriação mensal, a apropriação anual envolve provisionar todos os valores de férias no final do ano contábil já pensando no ano que vem. Embora essa alternativa simplifique a contabilidade, já que todos os valores são registrados de uma vez, ela requer uma preparação mais robusta do caixa.

É uma escolha adequada para quem pode planejar com antecedência e tem estabilidade financeira.

Conta exclusiva para reserva de férias a pagar

Uma terceira alternativa, escolhida por muitas empresas, é a de criar uma conta específica denominada “Férias a Pagar” que vai funcionar como um registro centralizado de todas as obrigações de férias com os funcionários.

Essa opção permite manter um controle de férias mais claro no que diz respeito aos valores devidos a cada colaborador e é útil para garantir transparência e conformidade às leis, uma vez que facilita ao departamento de contabilidade e aos gestores a visualização clara dos compromissos da empresa com suas peças mais importantes – as pessoas.

A conta separada é também uma ferramenta eficaz para auditorias internas e externas e pode funcionar muito bem na hora de garantir que todas as obrigações estejam sendo cumpridas adequadamente. ✅

De quebra, você promove um ambiente mais saudável e combate a baixa produtividade, garante sucesso e mostra que sabe que as férias são mais do que um benefício, são um direito e uma parte integral da cultura de trabalho!