9 técnicas para melhorar a produtividade no seu trabalho

Técnica do “pomodoro”, métodos GDT e ZTD e Matriz de Eisenhower são muito úteis para empresas e trabalhadores que buscam aumentar a produtividade no dia a dia e alcançar metas coletivas e individuais.

Com semanas cada vez mais corridas e várias coisas para entregar ao mesmo tempo, pode ser difícil para um colaborador se concentrar em determinadas funções, principalmente em meio a tantos estímulos visuais e sonoros que também causam impactos. Daí a sugestão de adotá-las!

Em uma pesquisa feita em 2022 pela Reclaim.ai, com cerca de 2 mil funcionários, verificou-se que somente 12% das pessoas conseguiram se manter produtivas por mais de 6 horas de trabalho. Então, se esse é um problema mais comum do que imaginamos, como superá-lo?

Conheça, neste artigo, técnicas de produtividade testadas e comprovadas que podem ajudar qualquer profissional e negócio a conseguirem mais eficiência.

Quais os principais métodos de gestão de produtividade? Veja 9 técnicas!

Kanban, Princípio de Pareto e Flow-Time são alguns dos métodos mais assertivos para manter a produtividade de um funcionário ou a sua produtividade no trabalho, mas não os únicos.

Acompanhe as informações dos tópicos abaixo para conhecer as nove técnicas mais assertivas usadas atualmente no mercado.

1.  Princípio de Pareto

Essa técnica afirma que 20% das ações são responsáveis por 80% dos resultados, ou seja, que apenas um quinto das tarefas executadas no cotidiano já servem para fazer com que grandes frutos sejam alcançados.

O modelo permite a quem o adota entender como apenas uma pequena parcela de todas as atividades diárias são realmente responsáveis pelas conquistas e, portanto, ajuda a visualizá-las como ações que realmente devem ser priorizadas.

Uma boa forma de adotar esse princípio é elencar cinco tarefas que precisam ser feitas no dia seguinte e escolher apenas uma para começar a focar na próxima jornada de trabalho. Ela será a tarefa mais importante a se fazer e a única que exigirá atenção naquele exato momento.

Assim, o processo acontecerá de forma mais produtiva, mesmo que o foco seja voltado 100% para apenas uma coisa – e não várias ao mesmo tempo.

2.  Método GTD

GTD é sigla para “Getting Things Done”, metodologia criada pelo consultor e instrutor em produtividade David Allen e apresentada em seu livro “A arte de fazer acontecer”, que busca desenvolver um sistema de prioridades de tarefas, trazendo fluidez na execução delas.

Essa metodologia é dividida em cinco etapas: capturar, analisar, organizar, refletir e engajar.

Quais são e como funcionam as 5 etapas do método GTD?

Explicamos em mais detalhes cada um dos passos seguidos por quem adota o Getting Things Done. Dá uma olhada!

Capturar: o primeiro passo é coletar todas as tarefas que precisam ser feitas em um único lugar, sejam elas pequenas ou grandes. Todas (todas mesmo!) precisam estar reunidas em uma “caixa de entrada”. Dessa forma, é possível garantir que nada será esquecido.

Não deixe nada de fora! Por mais “insignificante” que um dever possa parecer, ele precisa estar contemplado na captura também.

Analisar: na segunda etapa, será necessário analisar tudo o que foi anotado anteriormente e elencar as responsabilidades em ordem de importância.

A lista das prioridades vai variar de acordo com o ramo de atuação de cada profissional ou empresa e pode envolver desde reuniões importantes até a criação de um planejamento estratégico. Pense nessa organização considerando qual será o tempo estimado para você planejar e executar cada movimento.

Organizar: finalmente, terá chegado o momento de colocar ordem na casa! Na terceira etapa do GTD, organize o cronograma: determine prazos de execução, coloque cada prioridade capturada e analisada em seu devido lugar e estabeleça objetivos estratégicos.

Se for o caso, defina também qual tarefa precisa ser delegada a qual pessoa.

Permita que todos tenham fácil acesso às informações relacionadas aos processos para que possam consultá-las quando necessário. Além disso, elimine qualquer tarefa desnecessária e arquive tudo aquilo que for impossível de realizar no momento.

Refletir: nesse momento, olhe novamente para tudo o que foi proposto nas etapas anteriores e reflita se as decisões tomadas realmente fazem sentido. Pondere também o que precisa ser revisto e o que pode se manter inalterado.

Se puder, esqueça esse esquema por algumas horas ou até dias, assim, a mente vai ficar descansada e, quando você voltar para ele, poderá ter um olhar mais crítico sobre o que foi planejado.

Engajar: hora de pôr a mão na massa! Na quinta e última etapa do passo a passo do método GTD, começará a execução de tudo aquilo que foi planejado anteriormente – com ordem de prioridades, prazos definidos e total organização e controle do que precisa ser feito.

Produtividade a mil, concorda? Agora, próximo método!

3.  Método ZTD

O ZTD ou “Zen To Done” foi criado por Leo Babauta, jornalista e dono de um dos blogs mais visitados do mundo, e divulgado em seu livro “The Power of Less” ou, na tradução literal para o português, “O poder do menos”.

Essa é uma técnica baseada no método GTD que você viu anteriormente e mais focada na ação, para identificar o essencial e eliminar o desnecessário.

Para executá-la, 10 etapas precisam ser seguidas. Anote-as!

1. Coletar informações e anotar tudo sobre as tarefas.
2. Processar informações e definir rapidamente o que deve ser feito com cada responsabilidade.
3. Planejar antecipadamente as prioridades de cada dia.
4. Executar uma tarefa de cada vez, na ordem estabelecida anteriormente.
5. Utilizar um sistema para controlar o que precisa ser feito – sejam post-its, cadernos ou até mesmo algum aplicativo no computador, celular ou tablet.
6. Organizar a rotina e não deixar que as tarefas se acumulem.
7. Revisar, semanalmente, as metas e os afazeres.
8. Simplificar o cotidiano, mantendo somente os afazeres essenciais a cada dia.
9. Definir uma rotina que ajude na incorporação do método.
10. Encontrar a verdadeira paixão, pensando que a tendência do ser humano é procrastinar para executar tarefas que não gosta de fazer.

Perceba que o foco maior do ZTD é incentivar a aquisição de um hábito por quem decide usá-lo como técnica para melhorar a baixa produtividade no trabalho, mais do que tornar essa pessoa dependente da metodologia para sempre.

4.  Matriz de Eisenhower

Essa metodologia foi criada pelo 34º presidente norte-americano, Dwight Eisenhower, e é fundamentada na organização das tarefas com base na ordem de urgência e importância de cada uma delas.

Exemplo de uma Matriz de Eisenhower

Aqui está um exemplo da matriz para você conhecer:

São quatro quadrantes para você preencher com as tarefas que precisam ser executadas.

• Importante e urgente: faça imediatamente.
• Importante e não urgente: marque na agenda o melhor dia para fazer.
• Não importante e urgente: delegue para alguém do time.
• Não importante e não urgente: elimine. Essa tarefa não trará resultados significativos por agora.

Uma técnica simples, porém poderosa de organização, eficiência e produtividade!

5.  Kanban

O Kanban é um método de gestão visual e simples, a partir da criação de um quadro dividido entre colunas de tarefas “A fazer”, “Fazendo” e “Finalizado”.

Na primeira coluna, entram todas as tarefas que acabaram de chegar. Na segunda, o que começou a ser feito e por quem. Na terceira e última, o que já foi finalizado e a data de entrega.

Existem diversos sites que usam esse modelo e você pode acessar como base para sua organização. Um deles leva o nome do próprio método e outro bastante conhecido é o Trello que, mesmo na versão gratuita, possui diversas ferramentas para explorar. Experimente!

6.  Não quebre a corrente (Don’t Break the Chain)

Essa, provavelmente, é a metodologia mais simples da nossa lista, mas a que possui um dos conceitos mais significativos de todos.

Ela consiste em marcar um “X” no calendário a cada dia que as tarefas forem realizadas.

Com o passar do tempo, esses “X” vão se tornar algo parecido com uma corrente e a ideia é não quebrá-la, ou seja, não deixar de realizar os afazeres importantes em nenhuma semana.

Em um mundo tão digital, o método “não quebre a corrente” pode ser uma forma diferente de engajar um time e você mesmo(a).

7.  Técnica de Pomodoro

A técnica, criada no final da década de 1980 pelo estudante italiano Francesco Cirillo, consiste em dividir o tempo em 25 minutos de trabalho e cinco minutos de descanso, sucessivamente.

Nos 25 minutos trabalhados, o foco deve ser 100% voltado para a tarefa que precisa ser realizada. Nos cinco minutos de descanso, você pode olhar o celular, levantar, ir ao banheiro ou comer um lanchinho.

Ao finalizar quatro ciclos do Pomodoro – (25 + 5) x 4 ou 2 horas de tarefas realizadas nesse formato –, o período de descanso pode aumentar para 15 ou 30 minutos.

Se a empresa que implementar a técnica tiver um controle de ponto e banco de horas digital, inclusive, é possível até se organizar a partir dele para conseguir seguir essa metodologia e manter as horas necessárias de trabalho ✅️.

8.  Flow-time

Muito parecida com o método Pomodoro, a técnica Flow-time é voltada para as pessoas que preferem se sentir um pouco mais “livres” na hora de organizar suas pausas e que não gostam de se preocupar com interrupções repentinas.

Para adotá-la:

1. Escolha uma tarefa que precisa ser realizada.
2. Ligue o cronômetro e comece a trabalhar.
3. Quando sentir que precisa de uma pausa, marque a hora e veja por quanto tempo trabalhou. Não pare o cronômetro.
4. Quando voltar, marque o tempo que durou o intervalo.
5. Repita o processo para analisar seu nível de produtividade.

Assim, é possível ser mais flexível quanto ao tempo que você dedica para trabalhar e descansar e manter o controle das horas para saber em quais pontos é preciso melhorar.

9.  Devore o sapo (Eat the Frog)

Uma técnica bem simples, mas que pode funcionar para pessoas e times que precisam de motivação diariamente, a “devore o sapo” também ajuda a criar um clima organizacional mais colaborativo.

Apesar de ter um nome engraçado, ela consiste em definir qual “sapo” deve ser “devorado” no dia, como completar um planejamento, terminar um arquivo ou conquistar um número específico de clientes.

O sapo será o objetivo máximo para alcançar.

Caso o time seja bem-sucedido nessa tarefa, “o sapo terá sido devorado”, entendeu? No próximo dia, basta repetir o mesmo processo e celebrar cada nova conquista!

Então, de qual ou quais das técnicas de produtividade apresentadas no decorrer deste artigo você mais gostou? Todas podem ser adequadas aos diferentes perfis de profissionais e vale testar uma ou outra para encontrar a que pode ser ideal por aí.

Não deixe de aplicar as dicas individualmente ou junto com o seu time e aliar o seu controle de banco com uma gestão eficiente da folha de pagamento para todo mundo sair ganhando em todos os aspectos.