Para que serve e por que investir em Treinamento de Onboarding

Você sabe o trabalho que dá encontrar bons profissionais. É preciso realizar todo um processo para isso, divulgando as vagas nos lugares certos, recebendo currículos, entrevistando candidatos, às vezes fazendo várias etapas de seleção e testes, envolvendo vários profissionais da empresa, até chegar na pessoa certa para o que você precisa.

Depois de escolher quem ocupará a função, é necessário inseri-lo na rotina da organização, ou seja, integrá-lo. Até aí tudo bem, é demorado, mas é um processo fundamental.

O problema começa quando, depois da integração, o novo funcionário vem com a notícia de que, por alguma razão, vai precisar se desligar da empresa. Todo seu trabalho vai por água abaixo porque não conseguiu o funcionário.

E pior: vai precisar encontrar quem vai substituí-lo o quanto antes, em mais uma jornada de seleção e integração exaustiva, perdendo mais tempo e sem o profissional que já deveria estar fazendo a diferença naquela função.

É aí que entra o treinamento onboarding: para ajudar você a fazer uma integração capaz de reter profissionais e, assim, ter mais produtividade, não menos.

A importância de um treinamento onboarding

A empresa que realiza um treinamento onboarding bem estruturado, ou seja, conta com um forte processo de integração, não só retém funcionários, como aumenta a produtividade.

É o que mostra a pesquisa The True Cost of a Bad Hire - O verdadeiro custo de uma má contratação -, realizado pela Brandon Hall Group: quando as empresas não padronizam seu processo de integração e não conseguem incluir os novos funcionários de forma efetiva na sua cultura, acontece queda de desempenho e engajamento.

Já organizações que dão atenção ao onboarding, melhoram a retenção de novos contratados em 82% e a produtividade em mais de 70%.

Empresas com programas de integração fracos perdem a confiança de seus candidatos e têm mais chances de perdê-los no primeiro ano.

Além disso, quem não quer saber que seus funcionários estão satisfeitos e felizes em trabalhar na empresa? Obviamente, a felicidade está diretamente ligada à produtividade e melhores resultados.

Mas como fazer um onboarding eficaz?

Checklist para treinamento onboarding

Para não esquecer de nada importante na hora de integrar o funcionário, montar uma checklist é fundamental.

Você tem que ter em mente que, ao se sentir bem recebido e devidamente integrado à empresa, o funcionário estará à vontade para ter foco em suas tarefas desde o início, sem ficar perdido ou receoso, se adaptando de forma mais rápida à cultura da organização.

Já foi um longo processo para encontrar o novo funcionário e você não quer perder muito mais tempo também com a sua adaptação, não é?

É no momento da integração que você deve:

• dar a orientação necessária para que os resultados sejam alcançados: conte as expectativas da empresa sobre a atuação do funcionário e como a empresa dará todas as condições para que ele realize essa função;
• aproximar o funcionário da organização, falando da sua história, seus valores, do que se deseja alcançar em curto e longo prazo enquanto empresa e como espera contar com ele para isso;
• apresentar informações técnicas para o trabalho ser eficiente, como softwares e métodos usados, bem como inserção em programas, criação de senhas, etc.;
  gerar espírito de pertencimento: faça o funcionário se sentir “em casa”;
• garantir que o funcionário esteja satisfeito: converse abertamente com ele para que ele converse abertamente com você e, por meio de transparência, todos estejam caminhando na mesma direção.

O que não pode faltar na checklist de treinamento onboarding

Pensando nos pontos citados acima, uma checklist que pode ajudar muito você a realizar uma integração de sucesso envolve os quatro passos abaixo.

1.  Desenhe a sua estrutura

Você vai precisar mostrar para o novo ou novos funcionários, de forma bem clara, como é estruturada a sua empresa e como as coisas funcionam. Então, mapeie:

• setores, gestores e hierarquias;
• o que é responsabilidade de cada cargo;
• ferramentas, processos e boas práticas ao usá-las;
• missão, visão e valores da organização;
• boas práticas e políticas da empresa.

Tudo isso deve aparecer na introdução do seu treinamento.

2.  Faça um planejamento

Para fazer essa introdução e mostrar tudo que é importante durante o treinamento, sem esquecer nada, se planeje para saber:

• quais materiais e conteúdos precisam ser coletados e produzidos para transmitir as informações de maneira clara e até mesmo criativa;
• o que vai ter em cada etapa: depois da introdução, você pode planejar uma dinâmica para que os novatos participem ou envolvendo toda a equipe, se vai ter um pequeno coquetel, se serão entregues itens como caderno, caneta, camiseta, etc - é legal entregar itens para anotações antes do treinamento começar;
• quais ferramentas podem ser utilizadas para otimizar os resultados, como você pode mostrar tudo de forma mais interativa e que prenda a atenção do seu público;
• quanto tempo cada atividade terá: crie um cronograma para não se perder, talvez até pontue ele no início do treinamento, para que todos possam estar mais preparados para o que virá;
• quem vai cuidar de cada etapa, quais profissionais farão cada parte - é importante que líderes e gestores participem;
• quanto você vai gastar para isso e como criar materiais que podem ser reaproveitados em novos treinamentos - tenha um orçamento;
• também pense em uma forma de medir a satisfação com o processo, mesmo que fazendo uma simples pesquisa ao final, até pedindo sugestões, que podem ser úteis para você aprimorar essa etapa tão importante na sua empresa para os próximos funcionários que entrarem.

3.  Realize a aplicação

Com planejamento em mãos, é hora de realizar o treinamento onboarding. Esteja pronto para imprevistos. O planejamento é justamente para que tudo saia o mais próximo possível do planejado, claro, para atingir resultados positivos, mas algumas coisas podem demorar mais ou menos do que você previu.

Portanto, sempre dedique um tempinho maior no cronograma para cada atividade prevista, para que sua programação não acabe sendo completamente prejudicada caso algo saia do parâmetro planejado, ainda mais se você apontar ao público os horários de cada ação.

Permita que todos participem e não transforme o treinamento em um monólogo.

4.  Não esqueça do acompanhamento

Siga dando todo apoio necessário ao novo profissional, mesmo depois do treinamento, para que seu esforço não passe de um discurso de primeiro dia ou primeira semana. Dê feedbacks constantes e pergunte como ele está se sentindo.

De tempos em tempos, também procure avaliar quais resultados o onboarding trouxe para a sua empresa.

Vá alterando o que for necessário, pois ele pode precisar de ajustes, e esteja pronto para colher os bons frutos que certamente virão!