Como fazer uma advertência por marcação de ponto incorreta?

Precisa fazer uma advertência por marcação de ponto incorreta? Saiba que esse documento deve ter o nome do empregado, os dados principais de sua Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) e a razão pela qual ele está sendo advertido.

Informe também a cidade na qual a sua empresa está fixada e a data completa – dia, mês e ano – da advertência. Lembre-se de deixar um espaço para o colaborador assinar.

Chamadas de atenção desse tipo acontecem quando os alertas verbais não surtem efeito e o funcionário continua registrando seus horários do jeito errado ou deixa de fazer a marcação com frequência, mesmo depois de isso ser conversado com ele.

E elas não funcionam apenas para deixar clara a existência de um problema no cotidiano da empresa ou de uma possível demissão do colaborador! É importante que fique claro que a questão vai além e pode chegar à Justiça Trabalhista, prejudicando os dois lados.

Trouxemos um modelo de advertência para você utilizar, mais detalhes sobre a obrigatoriedade do registro de jornada e dicas sobre como lidar quando fica impossível fazer o controle adequado por causa da falta de comprometimento com as marcações. Dá uma olhada!

O registro de ponto é obrigatório?

Essa é a pergunta mais importante a ser respondida tanto para contratantes quanto para contratados e a resposta para ela é: sim! É obrigatório o registro de ponto em empresas que tenham mais de 10 colaboradores em seu quadro, de acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

O registro de ponto eletrônico, especificamente, também é regularizado por uma outra legislação: a Portaria 671/2022.

Seja qual for o modelo de controle escolhido para a sua empresa, os registros de jornada precisam acontecer regularmente e são uma verdadeira responsabilidade para você e para os seus contratados.

De quem é a responsabilidade de marcar o ponto?

A responsabilidade de marcar o ponto é do colaborador de uma empresa, mas ele só consegue fazer isso quando está devidamente orientado por seus líderes e pelo departamento de RH.

Além de tudo, esse funcionário precisa dos recursos adequados para realizar o registro sem enfrentar complicações ou prejudicar o seu período de atividade.

Como somos seres humanos, esquecer a marcação ou realizá-la de forma enganada não é algo anormal ou que exija uma punição imediata, Mesmo assim, ignorar a sua importância pode trazer enormes prejuízos para os dois lados e acarretar gastos absurdos de dinheiro – principalmente por parte de quem contrata – e deve acender o sinal de alerta.

O que acontece quando um funcionário não bate ponto?

Nada acontece no caso da ausência de um registro se esse deslize for esporádico e repassado imediatamente (e corretamente!) ao RH da empresa. Agora, se o problema se repetir várias vezes e nenhuma atitude for tomada principalmente pelos gestores, o Ministério do Trabalho pode aplicar multas à organização.

Outro problema: caso o colaborador que dificulta os registros decida, por alguma razão, entrar na Justiça, a empresa não terá como comprovar que fez tudo direitinho no período em que ele prestou seus serviços para ela.

Quer evitar dores de cabeça? Comece aprendendo exatamente como identificar as marcações feitas de forma incorreta. Esse é o primeiro passo.

Como identificar marcações de ponto incorretas?

Descobrir se um registro de horários está deixando de acontecer ou se está sendo feito errado é muito simples. Veja!

1. Procure espaços em branco nas marcações de cada semana ou mês, tomando cuidado para não ignorar aquelas que deveriam ser de horários de início e término de intervalos.
2. Procure registros duplicados com apenas alguns minutos de diferença entre um e outro.
3. Analise se as marcações de cada funcionário estão acontecendo exatamente no horário que foi combinado que eles entrariam e sairiam do serviço ou pelo menos o mais próximo possível desse horário exato.
4. Monitore inconsistências frequentes nos registros e na folha de ponto de um mesmo funcionário e procure suas causas.

Alguns outros sinais de que existem erros ou fraudes são percebidos pelo RH de acordo com a política de cada empresa e seguindo o combinado que os gestores têm com cada um dos profissionais.

Então, podemos garantir a você que a identificação de marcações incorretas não tem uma fórmula secreta ou exata e depende muito do quanto as lideranças conhecem os seus liderados.

Uma vez compreendida a identificação, vamos à ação!

O que fazer quando um funcionário não registra o ponto?

Se um funcionário não registrar o ponto na sua empresa uma ou duas vezes, a nossa dica é que você converse com ele e verifique sua evolução no decorrer dos próximos dias e semanas. Se a questão for frequente, não há outra saída senão as advertências.

Ah, outra coisa! Pode até acontecer de o colaborador esquecer de fazer o registro, mas logo se lembrar e precisar dar um jeito na situação.

Nesses casos, basta enviar um documento ao RH transmitindo a informação de que não marcou o ponto, mas trabalhou naquela data (e mencionar qual), de tal a tal hora e o ajuste poderá ser feito diretamente no espelho de ponto.

Dá uma olhadinha no resumo que preparamos para você saber o que fazer em cada situação!

• Caso o trabalhador esqueça de fazer o registro, mas logo se lembre e queira corrigir a situação, é preciso documentar por escrito ou e-mail e enviar ao RH.
• Caso ele repita algumas vezes, na mesma semana ou no mesmo mês, o erro da marcação esquecida ou incorreta, o colaborador recebe uma advertência verbal por não registrar ponto.
• Se continuar cometendo o mesmo erro, sem se preocupar em corrigi-lo, é preciso emitir uma advertência por não registrar o ponto, feita por escrito.

Esse é o procedimento de advertência.

Como lidar com marcações de ponto erradas?

A melhor maneira de lidar com marcações de ponto erradas é o funcionário se predispor a informar o erro ao seu gestor. Se a empresa precisa entrar em cena para ajustar a questão, pode dar advertências verbais ou até por escrito a esse colaborador.

1.  Informando ao RH

Um funcionário que percebe que esqueceu a marcação ou que a realizou de forma enganada e, por exemplo, bateu o ponto duas vezes, pode recorrer a um documento por escrito ou a um e-mail para informar o deslize ao RH.

Esse documento precisa ser assinado e, com base nele, um registro será feito manualmente pelo próprio Departamento Pessoal em seu sistema de controle de horário dos funcionários.

Para quem busca automatizar funções e sair do papel na hora de fazer o controle de ponto dos funcionários, usar uma planilha de cartão ponto pode ajudar. Com essa ferramenta, o gestor fica encarregado apenas de inserir informações como a data de entrada e saída do colaborador, enquanto o sistema faz o resto.

Como justificar esquecimento de registro de ponto?

O e-mail ou documento que conterá a justificativa do erro ou do esquecimento de ponto precisa apresentar:

• horário da chegada ou da saída ou do início ou fim do intervalo que não tenha sido registrado pelo colaborador ou tenha sido registrado de forma enganada;
• data da ocorrência; e
• motivo do problema.

Também precisa ter a assinatura desse funcionário e ser enviado ao responsável por controlar a folha de ponto.

Ele serve até mesmo quando o registro acontece atrasado: alguém que chegou às 8h e só lembrou de marcar o ponto às 9h pode registrar as horas no sistema e depois informar o atraso ao RH. Só que isso não pode acontecer sempre, ok?

Pode marcar o ponto com atraso?

Mais uma pergunta que tem o "sim" como resposta: nenhum sistema de controle restringe marcações de horários e dá para fazer o registro mesmo que o colaborador tenha chegado ao trabalho vários minutos depois da sua hora de entrada combinada.

Tem quem opte por registrar o ponto atrasado, mesmo! Porque percebeu que esqueceu de fazer a marcação quando entrou. É aqui que entra a justificativa sobre a qual falamos acima.

2.  Com uma advertência verbal

Outra maneira de lidar com marcações incorretas são as advertências verbais. Um bate-papo mais sério com quem está vacilando frequentemente nas marcações e que precisa envolver pelo menos o líder direto dessa pessoa e um responsável pelos Recursos Humanos.

Esse papo serve como uma orientação, um lembrete e um alerta – tudo ao mesmo tempo – e pode ser considerado uma advertência por esquecimento – ou por falha, mesmo – no cumprimento da responsabilidade de realização do registro.

3.  Com uma advertência por escrito

A advertência por escrito passa a valer quando as advertências verbais não surtem efeito e é ainda mais séria e preocupante. Se o colaborador somar três delas e todas estiverem devidamente assinadas por ele, o seu emprego está em risco.

O próximo passo é uma suspensão remunerada e depois outra, caso necessário. Duas suspensões levam à demissão por justa causa.

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A empresa pode fazer desconto por falta de marcação de ponto?

Pela lei, não existem descontos por falta de marcação de ponto, mas o salário acaba diminuindo se o registro não é justificado ao RH e corrigido manualmente, afinal, vai constar no sistema que o funcionário trabalhou menos horas.

A remuneração fica menor ainda quando ocorrem suspensões, já que elas não são remuneradas. A cada suspensão, um dia de trabalho e de salário perdido.

E atenção!

Ao lidar com marcações de ponto erradas, preocupe-se em adequar as advertências à política e aos valores da empresa.

Siga o que estabelece a cultura da organização: isso mostra para os colaboradores que você e outros gestores realmente estão alinhados aos propósitos pelos quais trabalham e deixa tudo mais transparente.

Cada detalhe é fundamental para o bem-estar no ambiente de trabalho e para que todos queiram vestir a camisa com a mesma disposição.

Que tal ter em mãos um documento modelo de advertência por escrito, adequá-lo aos moldes da sua empresa e entregar a funcionários que precisam assiná-lo?

Comunicado sobre marcação de ponto errada

Logo abaixo, você encontra o modelo de comunicado que prometemos para você anteriormente! Ele é bem simples e pode ser adequado aos padrões da sua empresa e, desde que esteja assinado pelo colaborador, terá validade legal.

Salvou o modelo? Antes de ir, veja algumas dicas para não precisar utilizá-lo.

6 dicas para evitar que seus colaboradores não esqueçam de bater o ponto

Você pode ter a sua participação na tentativa de evitar complicações relacionadas a registros de jornadas errados e ignorados. Aliás, não só pode, como deve! Pensando em ajudar, trouxemos seis sugestões de melhorias para fazer por aí.

1. Conscientize os funcionários em uma reunião coletiva, em um e-mail divertido ou em uma mensagem do WhatsApp.
2. Fique à disposição para que todos esclareçam dúvidas sobre o assunto.
3. Crie o hábito de acompanhar as marcações diariamente e já corrigir o que estiver errado em vez de tentar organizar tudo só no dia de fechar a folha de pagamento.
4. Acione colaboradores responsáveis por algum deslize imediatamente ao perceber o problema e trate da questão com transparência.
5. Coloque o relógio de ponto em um lugar estratégico e de fácil visualização.
6. Adote um sistema de registros mais prático e menos burocrático.

Um ponto eletrônico moderno pode ser instalado em computadores, tablets ou celulares e não exige mais nada dos colaboradores além de um nome de usuário e senha que serão usados todos os dias na hora da marcação.

Alguns sistemas desenvolvidos por especialistas chegam a permitir que quem trabalha remotamente faça a marcação da jornada pelo próprio celular, utilizando a função do GPS para mostrar à empresa que está onde deveria estar no período de trabalho.

Vale a pena experimentar!