Para controlar o banco de horas de forma online é necessário que a empresa possua um sistema de controle de ponto de qualidade — de preferência também online.
Isso porque é preciso que as horas extras trabalhadas por cada colaborador estejam organizadas dentro de um sistema de banco de horas e disponibilizadas em nuvem para que possam ser controladas, da mesma forma, online.
Afinal de contas, todo processo que é automatizado busca otimizar o seu trabalho, garantir segurança e praticidade e, nesse caso, evitar também processos trabalhistas.
Por isso, que tal descobrir juntos como esse controle do banco de horas de forma online funciona na prática?
O que é o sistema de banco de horas?
O sistema de banco de horas nada mais é do que um recurso trabalhista que busca trocar a jornada extraordinária de um colaborador por horas vagas ou folgas.
Em outras palavras, em vez das horas extras serem pagas, elas são compensadas, oportunizando períodos de descanso durante o ano tradicional de trabalho.
Essa medida foi criada para evitar demissões em massa em épocas de crise, mas atualmente é utilizada para reduzir custos e, ainda, cumprir demandas extras quando necessário.
O sistema de banco de horas é permitido pela lei de nº 9.601/98, sendo suas novas regras de funcionamento estabelecidas no art. 59 da CLT.
Qual é o limite do banco de horas?
Segundo a CLT, a jornada padrão de um colaborador não pode ultrapassar 10 horas diárias, sendo 8 horas, de modo geral, a jornada de trabalho normal e 2 horas consideradas extraordinárias.
Assim, o limite do banco de horas é de 2 horas extras diárias e, ultrapassando esse número máximo, o sistema de compensação é invalidado e as horas extraordinárias devem ser pagas.
Qual a importância de controlar o banco de horas?
O banco de horas pode ser feito em comum acordo, entre empregado e empregador, sem a necessidade da presença sindical.
No entanto, depois de acordado, as horas trabalhadas acumuladas no banco de horas deverão ser compensadas dentro do prazo de 6 meses. Caso isso não aconteça, o empregador deverá pagar as horas extras trabalhadas com seus devidos acréscimos.
Assim, caso as horas extras não sejam pagas como a lei prevê, a situação pode resultar em um processo trabalhista e as complicações jurídicas podem refletir na imagem da sua marca e doer no financeiro da sua empresa.
Consegue perceber o efeito cascata da falta de controle do banco de horas da empresa?
Além disso, o acordo de compensação de horas geralmente vem acompanhado da necessidade de reduzir custos e, caso esse acordo não seja levado a sério, o pagamento das horas extras será inevitável.
Aliás, se você não pode pagar pelas horas extras dos funcionários, mas também necessita da presença constante de quase todos os colaboradores do negócio, será importante controlar e organizar como e quando acontecerá essa compensação.
Caso contrário, o desfalque de empregados pode influenciar no funcionamento da sua empresa, entende?
Como controlar o banco de horas de forma online?
1. Contrate um sistema de ponto digital online
O primeiro passo para controlar o banco de horas da sua empresa é contratar um sistema de ponto online. Isso porque, com ele em mãos, será mais simples reunir e mensurar a quantidade de horas a compensar de cada um dos funcionários.
Afinal, todas as horas trabalhadas por cada um deles estarão disponíveis digitalmente na plataforma contratada para acessá-las sempre que necessário.
De modo geral, os sistemas de ponto online armazenam automaticamente as horas extras em uma aba chamada “banco de horas”, organizando-as em um ambiente alheio ao das horas referentes à jornada de trabalho de cada colaborador.
2. Consulte frequentemente o banco de horas de cada colaborador
Uma vez que o ponto de seus funcionários é batido e encaminhado de forma online à plataforma da gestão do software, o setor de Recursos Humanos tem disponível relatórios atualizados em tempo real do banco de horas de cada funcionário da organização.
Assim, tanto o empregador quanto o empregado podem ter acesso com regularidade às informações atualizadas do sistema de compensação de horas.
3. Compense as horas de acordo com a quantidade pendente de cada funcionário
Desse modo, para que haja um rodízio adequado do banco de horas basta acessar o sistema, consultá-lo e administrá-lo de acordo com a maior quantidade de horas acumuladas no banco de horas.
Ou seja, se Maria possui 12 horas acumuladas, enquanto João possui 8, ela deverá ser priorizada, recebendo sua folga antes de João. Isso evitará problemas logísticos, financeiros e, possivelmente, jurídicos.
Como funciona um sistema de banco de horas online?
O sistema de banco de horas da Coalize, por exemplo, acoplado ao software de ponto online da mesma empresa, funciona da seguinte forma:
Através do aplicativo ou plataforma online, o gestor ou colaborador acessa o painel de “horas extras” ou do “saldo de banco” e lá confere uma lista dos funcionários que possuem horas a compensar.
Assim:
O ranqueamento é feito de acordo com a quantidade de horas de cada um, de modo regressivo - como sinalizado na imagem.
A partir dessa informação, o gestor pode administrar o banco de horas da empresa, cuidando para que as horas ultrapassem o limite que a empresa está disposta a pagar (no caso das horas extras) e que o saldo em horas não ultrapasse o limite que a empresa deseja compensar (no caso do banco de horas).
Como fazer o cálculo do banco de horas?
Não existe um cálculo do banco de horas, mas sim a administração do banco de horas. O único cálculo existente é feito em cima das horas extras a serem pagas. Quando elas são direcionadas ao banco, elas devem ser organizadas a fim de serem compensadas dentro do prazo estipulado na CLT.
Agora que você aprendeu como controlar o banco de horas de forma online, basta colocar as dicas em prática e lembrar de continuar controlando-as. Esse cuidado é necessário para manter a empresa legal, os colaboradores felizes e o financeiro da organização em dia, ok?
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