O cartão de ponto manual já está ultrapassado e não é mais uma ferramenta recomendada às empresas para marcarem a jornada de trabalho de seus colaboradores. Em primeiro lugar, porque as chances de erros nas marcações são enormes e, em segundo lugar, pelos riscos de fraudes.
A ferramenta manual apresenta pouca precisão, portanto, deve ser utilizada com ressalvas caso você queira insistir em tê-la no cotidiano dos seus negócios.
Com o aprimoramento das leis e o surgimento de novas tecnologias para controle da jornada laboral, como o relógio de ponto eletrônico, a utilização do registro manual se tornou quase obsoleta e o que antes era prático, simples e barato virou um prato cheio para erros, fraudes e processos trabalhistas.
Veja, neste artigo, outros motivos que justificam a escolha de muitos gestores em substituir o cartão de ponto manual de suas empresas e descubra se você também deve seguir esse caminho.
Como funciona o cartão de ponto manual?
Todo mês ou de quinze em quinze dias, o Departamento Pessoal da empresa que adota esse recurso tem como obrigação entregar a cada colaborador um novo cartão de ponto, impresso em papel ou comprado pronto em papelarias.
Ele deve ser preenchido diariamente pelo próprio funcionário. Sempre à caneta e com os horários de entrada, saída e intervalos.
O funcionamento do cartão de ponto manual não tem mistério, embora exija da empresa uma boa dose de confiança em seus funcionários, uma excelente memória dos colaboradores, além de tempo dedicado para o preenchimento.
Afinal, quando escolhido o método de preenchimento à mão dos horários trabalhados, se torna responsabilidade de cada funcionário marcar o ponto corretamente conforme a sua jornada.
Para ficar ainda mais fácil compreender o mecanismo, confira abaixo a imagem de um cartão de ponto impresso.
Repare que o documento contém as informações do empregador e do empregado, a função desempenhada pelo profissional, o endereço da empresa, mês e ano dos registros e jornada de trabalho prevista em contrato. Também traz a marcação de ponto dividida por turnos.
Apesar de parecer organizado, ele é mais prejudicial do que vantajoso: vamos explicar o porquê no próximo tópico.
5 desvantagens do controle de ponto manual
Existem vários motivos para você não usar o cartão de ponto manual em sua empresa. Entre eles, destacamos os cinco principais.
1. Pode resultar em processos trabalhistas
Sabe aquela história de que o barato sai caro? Pois bem, esse ditado pode ser aplicado perfeitamente ao registro de ponto feito à mão. Ele realmente custa menos do que o registro digital, mas o custo-benefício também é bem menor.
Embora um bloco com 100 cartões de ponto custe R$ 15 em média, o uso indevido das folhas de registro e a falta de um controle extremamente atento sobre cada informação anotada pode resultar em conflitos entre empresa e colaboradores.
Muitos desses conflitos se dão pelo mau gerenciamento de horas extras, por jornadas excessivas ou por erros cometidos na hora de calcular o salário pago de acordo com a quantidade de tempo trabalhado.
Eles levam a processos trabalhistas que não apenas mancham a imagem da organização no mercado como pesam no bolso dos seus gestores.
2. Impede a anotação de informações adicionais
Qualquer outro dado além de horário de entrada, saída e intervalos não tem espaço para registro adequado no cartão de ponto manual.
Por isso, dizemos que a sua utilização é bastante limitada e que o papel concentra apenas informações essenciais sobre as horas trabalhadas pelo colaborador, deixando de fora dados complementares que podem ser importantes para controle e manejo da jornada do profissional.
Logo, acontece uma descentralização de informações: os detalhes “brutos” da jornada ficam marcados no cartão, mas quaisquer outros apontamentos precisam ser armazenados e anotados em outro local ou ferramenta. Entre eles: pedidos de folga e férias, apresentação de atestados médicos, justificativas de falta, etc.
3. Dificulta o processo de apuração das horas trabalhadas
O processo manual de compilação dos dados do cartão de ponto é demorado e ardiloso e exige que profissionais do departamento financeiro ou do RH das empresas deixem outras tarefas importantes de lado para se dedicarem completamente a ele.
Além de muito tempo, esse processo requer atenção redobrada dos seus envolvidos para que sejam apurados corretamente todos os registros feitos no documento e investigados possíveis casos de fraudes.
Sem contar o cálculo de horas trabalhadas e não trabalhadas, horas extras e negativas.
É importante mencionarmos que esse trabalho aumenta conforme a empresa cresce e que, quanto maior o quadro de funcionários, mais tempo destinado à função. Por isso, levá-la adiante pode ser um grande prejuízo.
Nesse caso, você terá duas opções: contratar mais pessoas para realizar uma tarefa essencialmente mecânica ou investir em um relógio de ponto eletrônico, que, inclusive, ajudará na automatização de outros processos e burocracias. Qual será a sua escolha?
4. Propicia pequenas distrações que podem causar divergências graves
A dificuldade de fazer o tratamento de ponto é só um detalhe quando falamos sobre divergências graves nos registros.
Pequenas distrações durante o processo de transferência das informações do cartão - que foram anotadas pelos colaboradores - para uma planilha ou algum outro documento usado pelo RH ou financeiro para controle de todos os dados são um perigo iminente!
Bem como distrações durante a análise e o cálculo das horas trabalhadas, que podem resultar em problemas seríssimos.
A marcação de um número errado no registro manual e nas planilhas pode comprometer todo o cálculo das horas trabalhadas por um colaborador e resultar em um acerto indevido do valor do salário mensal registrado na folha de pagamento dos colaboradores ou em excesso ou ausência de horas trabalhadas.
Você já imagina o que vem depois, né?
5. Pode ser adulterado com facilidade
Esse tipo de marcação de ponto abre margem para ações fraudulentas tanto por parte do empregado quanto por parte do empregador e é considerado, cada vez mais, um processo nada seguro.
São exemplos de adulterações do documento:
- ausência de registros de atrasos e faltas;
- marcação de ponto entre colegas de trabalho (uns para os outros, mesmo que não estejam presentes fisicamente na empresa);
- rasura do documento por parte da empresa (como excluir casos de sobrejornada).
Os motivos para a sua empresa não usar o cartão de ponto manual são tantos que não vale a pena arriscar a segurança do seu negócio por conta do custo baixo desse tipo de controle, certo? Pois, como você pode ver a seguir, nem o cálculo das horas trabalhadas está livre de erros.
Como calcular apontamento de cartão de ponto manual?
Para calcular o apontamento de cartão de ponto manual, você ou um funcionário do setor administrativo da sua empresa podem se orientar pelo passo a passo a seguir.
- Contabilize todas as horas trabalhadas por cada colaborador.
- Observe e anote possíveis ocorrências: horas extras, faltas, atrasos etc.
- Desconte do total de horas trabalhadas todas as horas negativas (de faltas e atrasos). Lembre-se que, em caso de atraso, há uma tolerância de 10 minutos diários para a marcação do ponto, tudo bem? Eles não devem ser contabilizados.
- Esclareça com os próprios colaboradores casos de rasuras ou ausências das marcações.
- Confira todos os registros novamente e refaça todos os cálculos, reduzindo chances de erros.
- Só então utilize todas as informações para fazer o espelho de ponto dos funcionários e, posteriormente, gerar as folhas de pagamento.
São os dados apurados através do registro de ponto que compõem o espelho de ponto e a folha de pagamento de cada colaborador da empresa. Então, qualquer contabilidade feita de forma enganada pode trazer prejuízos para quem contrata e para quem é contratado.
Tome cuidado!
Talvez seja melhor deixar o registro manual de lado e partir para uma solução mais moderna: o ponto digital. Essa ferramenta é automatizada, precisa e intuitiva e tem vantagens importantes para a reputação e o bolso das organizações que resolvem adotá-la.
Quais as vantagens do controle de ponto digital?
O controle de ponto eletrônico digital permite que o registro de jornada de trabalho seja feito através de aplicativos com ou sem a necessidade de uso de biometria (impressão digital) por parte dos colaboradores.
Ele também é conhecido como "ponto alternativo" e foi regularizado em 2011 pela Portaria 373 que, posteriormente, foi substituída pela Portaria 1510 e por fim pela Portaria 671/21 que, dentre muitas coisas, discorre sobre o controle da jornada de trabalho e o registo de ponto.
As vantagens desse registro são muitas, principalmente quando comparadas ao controle de ponto manual. Dê uma olhada:
- diminui a incidência de rasuras, erros e fraudes;
- reduz chances de processos trabalhistas;
- reduz custos e otimiza recursos;
- protege a empresa de perdas judiciais;
- permite acompanhamento dos registros em tempo real por gestores e colaboradores;
- possibilita apontamentos automáticos da jornada de trabalho, ou seja, tem um sistema que indica e separa horas extras, atrasos e faltas por conta própria;
- dá liberdade ao colaborador para bater o ponto de qualquer lugar, mas permite que os gestores definam uma cerca virtual via GPS de onde esse registro pode acontecer ou não; e
- oferece o recurso de registros offline.
Todo o armazenamento das informações do ponto eletrônico é feito em nuvem, então ele também acaba com o uso do espaço físico da empresa para arquivos, pastas e pilhas de papéis.
E aí, pronto para revolucionar a forma como você controla os horários dos seus colaboradores? A gente também! Se precisar de ajuda durante as mudanças, conte com a Coalize.
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