11 passos de como conduzir uma demissão sem traumas

Para conduzir uma demissão sem erros, é preciso conhecer a legislação, ter um motivo claro para a dispensa, comunicar e documentar todo o processo com transparência, oferecer oportunidade de feedback ao funcionário antes do corte, dar suporte para sua transição no mercado de trabalho e atender a todas as obrigações legais.

Cumprir a lei é o básico em processos como esses, mas cuidar para que tudo corra bem também para o trabalhador é essencial! E por que o empregador deveria se preocupar com o futuro do, agora, ex-funcionário? A resposta vem logo no próximo parágrafo!

Steve Jobs e Satya Nadella (atual CEO da Microsoft) dão o exemplo: eles saíram e voltaram para a mesma empresa em posições estratégicas anos depois de um desligamento, ou seja, o ideal é manter as portas sempre abertas, independentemente de em qual lado da situação você esteja.

Mas não é nem mesmo preciso recorrer a esses exemplos famosos para convencer alguém da importância de um processo correto e humanizado de demissão. O motivo? Você confere nos tópicos a seguir.

Como fazer a demissão de um funcionário?

Talvez seja melhor não falar exatamente de como conduzir uma demissão corretamente, mas de como interagir da melhor forma com quem está sendo desligado para que esse processo ocorra de forma justa e para que não haja ressentimentos, por isso, a chave neste momento é a comunicação transparente.

Existem diferentes tipos de demissão nas quais a iniciativa pode partir da empresa, do próprio funcionário ou até de comum acordo. Neste artigo, o foco está na abordagem para situações em que ocorre a dispensa, ou seja, a decisão de rompimento de contrato partindo do empregador.

E o primeiro passo do processo é exatamente o mais sensível: informar a decisão.

Existem duas formas de comunicação a serem feitas e a ordem delas é muito importante – sim, aqui, a ordem dos fatores altera muito o produto. Veja o porquê!

Como comunicar o desligamento do funcionário?

O ideal é que o primeiro comunicado venha do líder mais próximo – de preferência, alguém que esteja habituado com o cotidiano do funcionário e seja o responsável por oferecer seus feedbacks formais.

Normalmente, são os profissionais de Recursos Humanos ou áreas similares que exercem esse papel, mas o melhor cenário inclui a notícia vinda de quem supervisiona diretamente o trabalhador.

Como você já leu anteriormente, o desligamento do funcionário deve ser comunicado de duas formas:

1. através de uma conversa privada com o gestor imediato do colaborador; e
2. por meio de uma carta formal de dispensa, a ser entregue em mãos, já que precisa ser assinada por ambas as partes.

E jamais faça o primeiro informe por videoconferência, telefone e muito menos e-mail. Essas vias são toleráveis apenas em situações muito específicas, como um emprego 100% remoto.

Pode parecer mais fácil não precisar olhar nos olhos de alguém que está sendo demitido, mas, mesmo à distância, dá para errar feio por vídeo ou pessoalmente. A seguir, veja dicas de o que não falar em hipótese alguma!

O que não falar para demitir um funcionário?

Mais do que saber o que falar, o segredo talvez esteja em saber o que não falar para demitir um funcionário! Muita gente já está cansada de ouvir aquela frase horrível: “O problema não é você...”, seja no fim de um relacionamento afetivo ou de trabalho, e é mais ou menos essa linha que não deve ser cruzada.

Jamais seja condescendente ao comunicar a decisão da dispensa – não tente impor suas ideias ou a sua forma de pensar, por exemplo –, isso porque esse tipo de comunicação não traz razões para a demissão, de fato. Pelo menos, quase nunca.

Evite a todo custo dizer qualquer coisa parecida com os exemplos listados abaixo.

Agora que você sabe o que não deve ser dito em hipótese alguma, que tal algumas dicas de como comunicar o desligamento?

O que falar para demitir um funcionário?

Já em relação ao que deve ser dito, não há fórmula mágica. Cada indivíduo tem uma história, por isso, é essencial focar em duas coisas ao ponderar como demitir um funcionário:

• os motivos que levaram à demissão; e
• toda a contribuição do funcionário para a empresa durante o tempo de serviço.

Honestidade, clareza e total transparência são palavras-chave nesse momento.

Informe o motivo da demissão sem rodeios, tire todas as dúvidas e certifique-se de que o empregado entendeu tudo claramente. Ofereça também um feedback, principalmente porque ele pode ajudar a abrir espaço para qualquer questionamento sobre os motivos do desligamento.

Não esqueça de fazer tudo de maneira privada, em ambiente reservado e com uma agenda que permita dar tempo para a informação ser processada: nada de despejar a notícia no colo do colaborador e sair correndo para a próxima reunião, viu?

A comunicação da demissão para os colegas de trabalho também não deve ser feita pelo próprio empregado, mas por um representante da empresa designado para informá-los de forma a preservar a privacidade do demitido, especialmente em casos mais sensíveis.

E, então, será hora de partir para as formalidades...

Como conduzir uma demissão em 11 passos

Sempre que precisar dispensar um funcionário, procure seguir estes 11 passos para garantir o bom andamento do processo.

1.  Verifique a legislação trabalhista

É imprescindível conferir a legislação vigente e consultar profissionais especializados, principalmente quando o encerramento de contrato se tratar de um caso atípico. Cometer algum equívoco por não cumprir com as obrigações legais pode custar muito caro depois.

2.  Defina claramente o motivo e a modalidade de demissão

Seja por um corte de gastos ou por uma falta grave do funcionário, é preciso que o motivo para o desligamento esteja muito claro. Ele não só influencia a condução de todo o processo como serve para definir qual a modalidade de demissão, dentre as quais se destacam:

• desligamento com justa causa;
• desligamento sem justa causa;
• demissão por término de contrato e decisão, de alguma das partes, em não renovar o vínculo;
• demissão por acordo entre as partes;
• demissão voluntária.

Sem contar que, apesar de só ser obrigatório se justificar ao colaborador em casos de justa causa, poder justificar a situação com clareza tem o seu valor, né?

3.  Tenha “transparência” e “sigilo” como palavras-chave

Tudo deve ser feito com transparência total, mas só com o trabalhador que vai ser demitido! É preciso respeitar todo tipo de informação sigilosa própria do processo, sem transformar o desligamento em um espetáculo, especialmente em casos controversos ou por questões relacionadas à justa causa.

4.  Informe o funcionário de forma direta e privada

Este é um momento crítico, logo, nada de enviar e-mail ou fazer chamada de vídeo para comunicar a decisão. Agende uma reunião privada e prepare-se também para ouvir o que quem está sendo desligado da empresa tem a dizer.

A comunicação do desligamento deve ser direta e sem delongas, mas é preciso oferecer tempo para a assimilação da notícia e, principalmente, disponibilidade para tirar dúvidas.

5.  Abra espaço para feedback

Abrir espaço para receber feedback demonstra não só respeito pelo profissional que está partindo como também o ajuda a lidar com o que está acontecendo. Um empregado que está deixando a empresa também pode oferecer dicas valiosas para aprimorar relações futuras. Registre todas essas informações!

6.  Documente todo o trâmite da demissão

Além da burocracia tradicional, registre também as etapas do processo, especialmente se existirem fatores excepcionais relativos à decisão tomada ou até acordos e documentos de aceite extraordinários assinados pelas partes.

Arquivar um “retrato” do cenário vivido pela empresa na ocasião da demissão pode ser muito útil também se houver um cuidado direcionado para planejamentos futuros. Isso é mais evidente em situações em que o desligamento vem de cortes ou demissão voluntária.

7.  Calcule as verbas rescisórias

Calcule devidamente todo tipo de verba rescisória e tenha em mente que determinadas situações podem acarretar pagamento de multa. O cenário muda se for uma demissão por justa causa, já que alguns direitos não entram na conta.

Que tal conferir um checklist de tudo o que precisa ser calculado numa rescisão?

• Aviso-prévio indenizado (justa causa não recebe)
• Saldo de salário dos dias trabalhados até a rescisão
• Férias vencidas e proporcionais ao período trabalhado
• 13º salário proporcional ao período trabalhado
• Multa de 40% sobre saldo do FGTS (justa causa não recebe)
• Horas extras, adicionais noturnos e acordos de convenção coletiva

Depois de acertar os valores, faça os registros.

8.  Registre a demissão na Carteira de Trabalho

Peça a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) ao funcionário para registrar devidamente as informações de demissão. Se o desligamento ocorreu por justa causa, o registro deve indicar o motivo da demissão de forma clara e específica. Uma opção – obrigatória, na verdade, para quem não quer enfrentar problemas na Justiça – é recorrer aos códigos e descrições previstos na legislação trabalhista.

9.  Ofereça suporte durante a transição

Orientar um funcionário em processo de demissão é uma das melhores formas de humanizar essa experiência difícil, especialmente em situações de corte de gastos.

Procure demonstrar apoio durante a transição, fornecendo recomendações ou até mesmo ajudando na busca por novas oportunidades de emprego. Nem toda situação permite essa prática, mas, quando for possível, ela pode também beneficiar a própria empresa.

Isso porque a ação pode ajudar na preservação da reputação de cuidado e responsabilidade da empresa, reforçar a cultura organizacional pela valorização das relações humanas, contribuir com o networking tanto do funcionário sendo desligado quanto da organização e propiciar o reconhecimento de ações solidárias no mercado.

Só não prometa o que não pode cumprir!

10.  Conclua as obrigações legais

Se houver saldo na conta do FGTS do funcionário demitido, a empresa deve entregar as guias para o saque. Esse é um direito que pode ser revogado em alguns casos mais graves de demissão por justa causa, como violência, roubo ou atos que, enquadrados na lei, levem o empregador a solicitar o bloqueio do benefício.

Inclusive, para requerer esse tipo de documentação, é preciso comunicar a rescisão formalmente a órgãos como a Previdência Social e o Ministério do Trabalho.

Outros documentos específicos da área de segurança e saúde do trabalho, como o Perfil Profissiográfico Previdenciário e o Atestado de Saúde Ocupacional, também devem ser entregues ao trabalhador.

11.  Revogue os acessos do ex-funcionário

Os acessos a sistemas digitais devem ser revogados, assim como os crachás e outros objetos usados para entrada em propriedades da empresa devem ser recolhidos, mesmo que não funcionem mais.

É recomendado também informar a área de segurança sobre o desligamento do funcionário, especialmente em firmas menores caso esse setor exista. Também é de praxe comunicar à área em que o profissional trabalhava de que futuros acessos só podem ser autorizados pela área de Recursos Humanos.

Esses passos fazem parte de todo processo de desligamento, ainda que possam variar, já que toda demissão é uma história única.

E vale reforçar: se você for demitir um funcionário por justa causa ou enfrenta uma situação delicada por questões comportamentais, vai precisar de alguns cuidados extras.

Como agir com um funcionário problemático?

Antes de decidir por desligar um funcionário problemático, é preciso verificar o que está causando seu comportamento ou desempenho indesejado. Depois de identificar a origem do problema (falta de treinamento, problemas pessoais, dificuldade de adequação à cultura da empresa etc.), cabe avaliar se a demissão é realmente a melhor opção.

Em muitos casos, oferecer treinamento ou suporte para questões pessoais pode sair mais barato do que a demissão de um colaborador e sua substituição por um outro profissional.

Às vezes, porém, o problema não pode ser remediado e o desligamento se torna inevitável.

Dê atenção redobrada ao feedback do colaborador sobre a empresa e não responda a qualquer comportamento passivo-agressivo, muito menos ataque verbal direto. Às vezes, apenas ouvir pode ser o bastante.

Em situações mais críticas, apenas transmita as informações necessárias, oriente sobre os próximos passos e encerre a conversa. Se necessário, acione a área de segurança e registre formalmente o incidente.

Mas e se o funcionário, problemático ou não, ainda estiver em fase de teste?

Como dispensar um funcionário em teste?

Antes de decidir dispensar um funcionário em teste, procure por seu supervisor para saber como foi o tempo de trabalho, mesmo curto, e converse com outros funcionários que tiveram contato com o trabalhador durante o período probatório se julgar necessário.

Afinal, não é raro que essa fase de experiência seja mais desafiadora por uma questão de adequação ao novo ambiente do que por uma questão de competência e que tudo isso talvez impacte na performance e no comportamento.

E, ainda que os resultados do profissional em teste estejam aquém do esperado, caso você esteja pensando em cortá-lo porque a fase probatória está chegando ao fim, avalie o feedback de seus parceiros e líderes imediatos.

Se todos reconhecerem e atestarem sua competência, talvez ele já tenha passado no teste que realmente importa!

Enfim, antes de ir, que tal conferir um modelo pronto de comunicado para qualquer desligamento? Aproveita para salvar e editar com os dados necessários por aí!

Modelo de comunicado de desligamento do colaborador

O comunicado de desligamento do colaborador não é uma obrigação legal, mas é uma prática comum e recomendada para garantir transparência ao processo de desligamento.

Também serve como documento para os termos e condições da demissão, evitando possíveis complicações futuras. A solicitação de benefícios como o seguro-desemprego, por exemplo, exige a apresentação de registro formal da demissão.

Ao redigir uma carta como essa, é importante identificar o funcionário também por seu cargo e/ou área de atuação, informando o motivo da demissão de forma sucinta e respeitosa.

Aproveite para registrar os direitos legais a serem recebidos e eventuais compensações ou gratificações previstas em contrato ou pela cultura da empresa e compartilhe o conteúdo somente com a pessoa que está sendo cortada e o RH.

Confira, abaixo, um modelo de comunicado de desligamento do colaborador que pode servir de referência.