Quer saber como criar um banco de horas para gerenciar com eficiência o tempo extra trabalhado pelos empregados? Então, você vai precisar investir numa forma de manter um registro fiel das jornadas de cada colaborador para que a estratégia seja justa para todos.
Fique atento também às leis trabalhistas vigentes e aos acordos e convenções das categorias, que atualmente têm um papel relevante para determinar a validade do que aparece em contrato e os prazos para fazer a compensação de carga horária.
Pode parecer complexo, mas criamos este artigo para facilitar sua compreensão e mostrar que existe um caminho mais fácil para implementar um bom banco de horas na sua empresa.
Quer ver como? Vamos do começo!
O que é o banco de horas?
O banco de horas é uma forma de compensar as horas extras trabalhadas por funcionários de uma empresa. Com ele, todo colaborador pode trocar o tempo a mais de trabalho acumulado por dias de folga ou mesmo usá-lo para compensar atrasos e faltas não justificadas sem sofrer desconto em folha.
Previsto no art. 59 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o banco é um recurso que pode ser usado pelo empregador, desde que não tenha nenhum impeditivo partindo de convenções coletivas das categorias e sindicatos.
As horas registradas acima da jornada diária são chamadas de "positivas" e as devidas são chamadas de "negativas" nesse recurso e a compensação segue a mesma lógica de banco: quem trabalha a mais tem mais chances de descanso e quem trabalha a menos precisa correr atrás do prejuízo.
Para que o banco funcione corretamente e seja usado de forma justa, sem lesar o trabalhador e colocar a empresa na mira de uma ação judicial, a marcação da jornada de trabalho deve ser rigorosa.
Além disso, tenha atenção aos prazos para a compensação, lembrando que qualquer saldo positivo não compensado até a data limite deve ser computado e pago como hora extra no holerite do mês de vencimento do prazo.
Qualquer saldo negativo, por outro lado, acaba descontado da folha ao fim do período limite para compensá-lo também. Mais um motivo para fazer sempre uma boa gestão dos dados.
Qual a importância da gestão do banco de horas?
Tão importante quanto a implementação do recurso é uma gestão correta dos seus registros. Respeitar os acordos e manter um controle eficiente da jornada através de um sistema confiável evita problemas com o Ministério do Trabalho e prejuízos à empresa.
Além disso, poder contar com o banco de horas é vantajoso tanto para o empregador quanto para o funcionário. Veja a seguir os principais benefícios.
- Reduz os custos da folha de pagamentos: já que o banco de horas é uma alternativa à compensação de carga horária por pagamento de horas extras.
- Dá mais autonomia aos funcionários: pois permite que eles acumulem horas para trocar por folgas programadas quando for necessário.
- Reduz taxas de absenteísmo: com mais autonomia e com a possibilidade de compensação de horário, o trabalhador evita atrasos e faltas para não gastar seu saldo positivo "à toa".
- Permite melhor aproveitamento das equipes: em picos de demanda, o gestor consegue empregar o efetivo completo, aliviando a carga horária em momentos de baixa demanda.
- Melhora o clima organizacional: a flexibilidade e a justa compensação das horas trabalhadas deixa os colaboradores mais motivados e confiantes.
Porém, é preciso reforçar: para que essas vantagens sejam plenamente aproveitadas sem prejudicar nenhum trabalhador e, ao mesmo tempo, protegendo a administração contra falhas, a empresa deve contar com algum tipo de registro de ponto para controle das jornadas.
Tipos de controle de ponto para gestão de banco de horas
A marcação de ponto pode ser feita de três maneiras específicas: manual, eletrônica ou digital. Vamos explorar melhor esses modelos? Assim, você pode decidir com segurança sobre qual satisfaz as necessidades do seu negócio.
Controle manual
As formas de controle manual de ponto talvez sejam pouco conhecidas pelas novas gerações do mercado de trabalho, mas, em alguns lugares, ainda se faz uso de opções como relógios de ponto manuais ou livros de ponto, em que as jornadas são registradas por escrito.
Esses são modelos mais baratos na implementação, geralmente adotados em pequenos estabelecimentos que contam com um quadro reduzido de funcionários.
O problema com essa forma de controle é que erros podem ocorrer com frequência, tanto na hora de registrar quanto de computar as anotações. Sem mencionar a facilidade de fraudes nas informações.
Uma forma de trazer mais agilidade e segurança para ele, solucionando as principais falhas sem pesar nos custos, é utilizar uma planilha para fazer os registros e gerenciar o banco de horas. Só que nada é tão seguro quanto o digital, tudo bem?
Planilha de controle de banco de horas
A planilha controle de horas trabalhadas funciona como uma opção gratuita e permite gerenciar as informações de múltiplos colaboradores, o pagamento de horas extras ou o controle do banco de horas de uma forma simples, apesar de minimamente segura.
Vale a pena fazer um teste e avaliar se o recurso atende a demanda do seu RH.
Caso sua empresa tenha uma estrutura mais complexa ou um quadro maior de funcionários ou você queira garantir que vai evitar problemas e ações trabalhistas, avalie a possibilidade de implementar um modelo de controle automatizado.
Controle eletrônico
Os controles eletrônicos vieram para entregar praticidade ao registro da jornada dos trabalhadores, especialmente naquelas empresas onde o número elevado de funcionários tornou a tarefa de controle manual exaustiva e muito sujeita a erros.
Softwares em computadores que funcionam com login e senha e relógios de ponto eletrônicos acionados por cartão magnético ou leitura de biometria facilitaram a vida dos funcionários na hora de registrar entradas, saídas e intervalos.
O setor de RH também se beneficia desse sistema, que agiliza o processo de tratamento de ponto, mas o controle eletrônico ainda exige bastante trabalho humano para que o gerenciamento de todas as informações seja ideal. Sem mencionar os custos de manutenção das máquinas!
Na trilha da digitalização dos processos administrativos empresariais, surgem os sistemas de controle de ponto digitais, com muito mais recursos combinados, beneficiando tanto a corporação quanto os trabalhadores.
Controle digital
Estamos falando dos softwares mais modernos de marcação de ponto online, tão capazes de combinar tarefas e garantir segurança que até mesmo as leis trabalhistas foram revisadas para torná-los 100% legais.
Esses softwares e aplicativos dispensam relógio e outros equipamentos, eliminando custos de manutenção e dando mais autonomia ao colaborador, que pode acessar melhor as informações registradas e combinar folgas e turnos extras com seu líder.
Outra vantagem está na gestão de jornadas cumpridas, por exemplo, em home office ou em qualquer ambiente externo à empresa, pois os apps possibilitam ao trabalhador fazer o registro de ponto pelo celular, usando o GPS do aparelho e em poucos cliques.
Além disso, os sistemas digitais contam com o armazenamento dos dados em nuvem — adicionando uma camada extra de proteção ao tratamento dessas informações —, se alinham com a folha de pagamento e ajudam na gestão do banco de horas.
Essa praticidade fica ainda maior quando você pode contar com um sistema completo que faz todo o processo de cálculo de horas extras ou devidas automaticamente, gerando relatórios precisos para os órgãos fiscalizadores não ficarem em cima da sua administração.
O funcionamento do modelo é tão simples que você vai se surpreender!
Como funciona um sistema de banco de horas?
O sistema desenvolvido especialmente para controle de jornada e banco acessa as informações registradas diariamente pelos funcionários no app digital, registra as horas positivas e negativas e calcula automaticamente o saldo de cada um – para quitar ou para converter em folgas.
- O funcionário acessa o aplicativo com login e senha individuais.
- Depois, aciona o GPS do celular.
- Aí bate o ponto nos horários corretos.
- Tanto ele quanto a empresa têm acesso às informações em tempo real e a certeza de que o registro foi enviado imediatamente para a folha.
O controle de ponto digital, aliado a um sistema de gestão de banco de horas, entrega eficiência, segurança e confiabilidade no tratamento de dados tão sensíveis para a segurança jurídica da empresa e que afetam diretamente a rotina dos colaboradores.
Mesmo que o uso do banco de horas seja "estranho" para os funcionários no começo, o seu uso no dia a dia já demonstra as vantagens de tê-lo como um recurso e acaba convencendo pela eficiência e praticidade.
É claro que cabe ao gestor conduzir a implementação, garantindo que todos estejam prontos e seguros para utilizá-lo.
Quer saber como fazer uma implementação bem sucedida? A gente ensina!
Como implementar e monitorar o sistema de banco de horas?
Depois de escolher com cuidado a empresa que vai prestar esse serviço, verificando se ela está em situação regular com as condições determinadas pelo Ministério do Trabalho, basta orientar os colaboradores sobre como instalar o sistema no celular.
Você também pode optar por um app para os PCs ou tablets da empresa.
Então, basta cadastrar cada colaborador no novo sistema e o restante será praticamente intuitivo: todos farão o login nos horários previstos, deixarão suas marcações e poderão acessar as informações em tempo real na palma da mão.
Alguns sistemas permitem até a solicitação de folga para compensar as horas positivas acumuladas diretamente via aplicativo e o gestor pode responder ao pedido em um clique.
O monitoramento da marcação de ponto e do saldo do banco de horas é super prático, já que tanto o empregador quanto o funcionário conseguem acessar todos os dados em tempo real, na tela do celular ou no computador.
Só que, para poder ganhar desde já com essa inovação, não esqueça de estabelecer uma política interna de banco de horas, de acordo com as regras de cada categoria e a CLT. Se você tem dúvidas sobre esse processo, continue com a gente!
Como criar um banco de horas para funcionários?
Depois de avaliar a necessidade de usar o recurso na empresa e analisar a previsão de cada categoria, o gestor deve escolher um sistema de controle de ponto digital confiável para registro das jornadas e estabelecer regras básicas para uso do saldo do banco de horas.
Esse processo pode parecer complicado a princípio, mas demanda apenas algumas etapas essenciais apresentadas abaixo.
1. Faça uma análise da necessidade de banco de horas na sua empresa
O primeiro passo é entender se o banco de horas beneficia sua empresa e como ele é visto pelo time. Analise os seguintes fatores:
- receptividade dos empregados à novidade;
- o quanto a busca pelos serviços da empresa oscilam durante o ano;
- vantagem econômica em preferir banco de horas no lugar de pagar horas extras; e
- alinhamento dos colaboradores à cultura organizacional da empresa.
Depois de entender melhor esses aspectos, será igualmente necessário verificar a receptividade dos sindicatos de cada categoria ao recurso.
2. Verifique a legalidade do banco de horas para cada categoria
Veja se existe restrição à medida por parte dos sindicatos das categorias que farão uso do banco de horas e se as convenções coletivas vedam a implementação por alguma razão. Nesses casos, a empresa fica proibida de aplicar essa forma de compensação.
Se o banco de horas for previsto em acordos coletivos de cada categoria, o empregador pode usar o recurso. Nesse caso, o prazo para fazer a compensação das horas positivas de todos os colaboradores é de um ano (12 meses).
Agora, se não houver nenhuma previsão por parte dos sindicatos, a empresa tem liberdade para firmar acordos individuais com cada colaborador e implementar o banco com tranquilidade.
Atenção! Nesse segundo caso, sempre com prazo de compensação das horas de até seis meses ou, então, definido por combinados específicos entre empregador e funcionário, por exemplo, para fazer a compensação no mesmo mês.
Depois dos prazos ou em caso de demissão, o saldo positivo não compensado deve ser pago como hora extra, no mês do vencimento do limite para folgas ou nos valores de verba rescisória, se houver rompimento do contrato.
Seja apenas pelo fim do prazo para compensação ou em caso de demissão, vale lembrar que o saldo negativo também pode ser descontado da folha de pagamento ou do acerto das verbas rescisórias.
Vale lembrar também que a legislação prevê o limite de carga horária diária de 10 horas, sendo máximo duas extras e não devendo o empregador exigir que se ultrapasse esse limite, mesmo com banco de horas.
3. Contrate um sistema de controle de ponto digital confiável
O próximo passo é a chave para o sucesso da implementação do banco de horas: contratar um sistema de controle de ponto digital de uma marca com bom histórico de atuação no mercado.
Dê preferência para sistemas que alinham o controle de ponto com o banco de horas e com a folha de pagamentos, capazes de fazer os cálculos de forma automatizada, economizando, assim, horas de trabalho do seu RH e minimizando ou até zerando a incidência de falhas humanas.
4. Preocupe-se com a criação de regras e procedimentos para banco de horas
Como dar esse último passo fica a critério de cada empresa, destacamos a necessidade de fazê-lo sempre deixando claras as normativas, os horários e os locais apropriados para a marcação de ponto.
Cobre de seus líderes que acompanhem cada colaborador no início da implementação, tirando todas as dúvidas que surgirem, reforçando uma gestão participativa no uso do banco de horas.
E incentive a autonomia dos funcionários para acessarem suas informações no sistema e, junto dos líderes, combinarem a compensação do seu saldo em momentos que sejam favoráveis para todos, prezando pela manutenção de um ambiente de trabalho saudável.
Com o investimento correto num sistema de banco de horas integrado e automatizado, a compensação e o controle serão simples e seguros, os trabalhadores terão mais flexibilidade e sua empresa ganha com redução de custos. Faça o teste!
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