Você pode controlar horas extras com um relógio de ponto na sua empresa de forma manual, cartográfica ou eletrônica, com opções tradicionais – como o uso de senhas numéricas, planilhas, cartões magnéticos e biometria – ou com soluções mais atuais e 100% digitais.
Esse último tipo de ferramenta permite o monitoramento da jornada de trabalho dos seus colaboradores em tempo real, além de proporcionar economia aos cofres da organização e ajudar para uma gestão de pessoas mais eficiente.
Buscar por dispositivos tecnológicos que otimizem os processos internos se tornou essencial para minimizar o risco de erros, facilitar o dia a dia e aumentar a produtividade do setor de Recursos Humanos das companhias no Brasil e no mundo.
Além disso, o monitoramento adequado dos horários de entrada, intervalos, saída e horas extras dos seus funcionários é obrigatório em empresas com mais de 20 funcionários, de acordo com a CLT e importante para evitar dor de cabeça no futuro.
Confira agora um pouco mais sobre o assunto e como os desafios com o controle de horas extras podem ser superados!
O que são as horas extras?
São períodos trabalhados pelo colaborador que vão além da jornada de trabalho prevista pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Qualquer minuto adicional trabalhado antes ou depois do horário “oficial” é considerado hora extra perante a lei.
Conforme o art. 58 da CLT, um expediente “normal” tem exatamente 8 horas diárias e soma 44 horas semanais, assim, se o seu funcionário excede esse limite, ele precisa receber uma remuneração a mais como recompensa.
É importante ressaltar que a política de horas extras estabelece um máximo mensal de tempo que pode ser trabalhado a mais e, por isso, também há um limite diário de 2 horas extras para cada trabalhador ou 10 horas totais de serviços prestados em um dia.
Todos esses detalhes e qualquer acordo individual devem constar no contrato assinado entre empregador e empregado e os colaboradores devem ser sempre consultados sobre terem ou não flexibilidade de horários para a função que exercem.
Como controlar horas extras com um relógio de ponto?
Registrar a jornada de trabalho e o tempo a mais trabalhado pelos colaboradores que fazem parte do seu negócio com um relógio de ponto é um processo que pode ser feito:
- de forma manual, através da assinatura de livro ponto ou impressão cartográfica;
- de modo eletrônico, através de um cartão magnético, biometria ou senha numérica; ou
- de maneira digital.
Para quem quer contar com o melhor dos dois mundos, o mais recomendado é o uso da última alternativa, um sistema que oferece opções 100% online, como o registro de ponto pelo celular, por meio das quais o trabalhador pode registrar o tempo trabalhado por aplicativos, por exemplo.
Confira abaixo alguns detalhes que nós separamos para apresentar a você!
Controle de ponto manual
Muitas empresas ainda registram o ponto e a jornada de trabalho dos seus funcionários manualmente, com anotações feitas em papel e caneta pelos próprios colaboradores, nos livros ou nas folhas ponto, em planilhas de controle de ponto ou em tabelas.
Apesar de continuar sendo usado, esse modelo é bem mais suscetível a erros e falhas e geralmente não condiz com as necessidades de empresas que querem ou precisam se adequar à CLT.
Se decidir por adotá-lo, a dica é buscar por modelos de planilhas desenvolvidos por fontes confiáveis, já que basta adequá-las à rotina do seu empreendimento para desfrutar da sua funcionalidade.
Controle de ponto eletrônico
O controle de ponto eletrônico é mais seguro que a opção manual e funciona através de um sistema que é implementado na empresa, em que um aparelho que geralmente fica preso à parede é responsável por ler as informações dos trabalhadores e registrar os horários.
Com o cartão ou crachá – que possui identificação e todas as informações necessárias para o registro – em mãos, o colaborador faz uso do relógio ponto e conta com ele para calcular, de forma automática, as suas informações de entrada, saída e intervalos e gerar relatórios sobre a jornada.
Outra opção é registrar o ponto com a leitura da digital em relógios semelhantes.
Controle de ponto digital
Com o controle de ponto digital, que é a opção mais moderna do mercado, a jornada de trabalho é controlada por geolocalização (GPS) e dá até mesmo para estabelecer uma cerca virtual para os funcionários fazerem registros de onde estiverem.
Esse recurso não obriga que os colaboradores estejam fisicamente presentes no ambiente de trabalho e tornou-se perfeito para regimes remotos ou híbridos e jornadas externas.
O controle digital requer apenas o uso de um aplicativo, instalado pelo próprio colaborador em seu smartphone ou em tablets ou computadores próprios ou da empresa, e conta com um software especial para os registros – que coleta, trata e analisa cada dado em tempo real.
Assim, com um clique ou toque na tela, computadores e celulares podem se transformar em uma ferramenta eficaz de gestão de tempo para o setor de RH, já que o software produz relatórios completos de horas, unindo praticidade, modernidade e facilitando o processo de pagamento de horas extras.
E, por falar nele, vamos conhecer juntos alguns benefícios de controlar as horas extras dentro da sua empresa?
5 maiores benefícios do controle de horas extras
As vantagens de estar sempre em dia com o controle de horas trabalhadas a mais incluem desde a proteção contra processos trabalhistas até uma melhora no relacionamento com os colaboradores. Dá uma olhada!
1. Ajuda a economizar mais
Fazer o acompanhamento de horas extras com dispositivos para controlar o expediente de cada colaborador permite que você economize e proteja o orçamento da sua empresa, já que o excesso dessas horas pode ter um custo um tanto quanto elevado para o seu negócio.
2. Você observa melhor as demandas do time
Com um controle mais eficiente, é possível identificar quais funcionários estão mais sobrecarregados com uma carga horária maior e inadequada, evitando que eles fiquem desmotivados, improdutivos e desgastados, assim priorizando a saúde mental e bem-estar da sua equipe.
3. Processos trabalhistas são evitados
Evitar processos trabalhistas e eventuais problemas entre sua empresa e os funcionários também é uma vantagem e tanto desse recurso, já que o monitoramento permite que você realize os pagamentos de forma correta e justa, cumprindo com as obrigações previstas em lei.
4. Possibilita um cálculo mais assertivo dos pagamentos
O controle é essencial para o cálculo correto de todos os tipos de hora extra, tanto as diurnas quanto as noturnas, incluindo as horas extras trabalhadas nos finais de semana de feriados. Assim, o pagamento fica redondinho!
5. Melhora o relacionamento entre as partes
O método ainda permite um relacionamento mais transparente entre as partes, ajudando a evitar fraudes, possíveis erros na emissão da folha de pagamento e possibilitando que o RH trabalhe com mais fluidez.
Inclusive, dá, sim, pra reduzir custos de horas extras e esse não é um esforço desnecessário ou feito à toa. Veja quais as principais estratégias para diminuir os custos com o pagamento adicional do tempo trabalhado a mais pelo seu colaborador.
Principais estratégias para reduzir custos de horas extras
O excesso de horas extras pode ser prejudicial tanto para a saúde financeira da sua empresa quanto para a saúde da sua equipe, portanto, é importante implementar algumas ações que podem ajudar a resolver esse impasse.
Confira abaixo as três principais estratégias que podem contribuir para reduzir custos e melhorar o rendimento da sua equipe!
1. Realize o planejamento das funções
Planejar e dividir corretamente as funções de cada setor ou colaborador é um passo importante para verificar de forma assertiva as horas extras e diminuir seus custos com o pagamento delas.
Esse tipo de ação evita que os trabalhadores fiquem sobrecarregados, o que pode levá-los a cumprir horas a mais na empresa, já que não conseguem entregar a demanda no tempo exigido.
Além disso, priorizar pela qualidade de vida e pelas boas relações do seu empregado com a instituição é fundamental para aumentar a produtividade da sua equipe e garantir bons resultados.
2. Invista na capacitação do seu time
Você já sabe que uma equipe que joga junto com a gestão no dia a dia da empresa é fundamental para o alcance de resultados e metas dentro do seu negócio, não é?
Por isso, uma estratégia que dá certo é investir em treinamentos, atividades e cursos para capacitar o seu quadro de funcionários e fazê-los desenvolver habilidades importantes para a realização das funções dentro da empresa.
Assim, seus custos com horas extras também podem diminuir, contando que o colaborador estará mais habilitado, com mais conhecimento e domínio sobre o serviço que presta.
3. Adote um sistema de controle de ponto
O último, mas mais importante passo de toda essa jornada: implemente um sistema de controle de ponto na sua empresa! Falamos sobre ele acima quando mencionamos o registro em formato digital.
Os sistemas mais modernos do mercado oferecem vários produtos, ferramentas e dispositivos que podem ajudar você a controlar horas extras de forma eficiente e segura e, além de tudo:
- costumam ser feitos em tempo real;
- diminuem o risco de fraudes;
- são feitos por geolocalização (GPS); e
- evitam possíveis erros que podem acontecer ao marcar os horários e registrar a entrada, saída e intervalos de cada funcionário.
Através dessas ferramentas, você ainda pode obter relatórios e análises específicas para identificar as tendências e o comportamento dos colaboradores da sua empresa, independentemente do regime de trabalho que todos exercem.
Também acabam os gastos sem necessidade, já que o sistema notifica pedidos de folgas ou horas extras feitos pelo colaborador que você pode aceitar ou recusar, a depender da demanda da sua organização.
Ainda através da plataforma, o gestor pode recolher atestados de forma digital, organizar as escalas de trabalho da sua equipe de profissionais, gerir férias, folgas e, é claro, gerar as folhas de pagamento de forma totalmente automática.
Agora, é com você! Tome a melhor decisão para a sua empresa e contrate um sistema de relógio de ponto para ajudar a controlar a jornada de trabalho da sua equipe, potencializar seus resultados e, de quebra, dar mais comodidade aos seus funcionários.
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