Ter um controle de ponto eficiente é a única maneira de controlar a frequência dos empregados da sua empresa. Afinal de contas, é necessário que o ponto seja registrado para que o setor de Recursos Humanos tenha dados suficientes para montar o índice de frequência de cada funcionário.
Escolher o seu controle de ponto é o primeiro passo para ter um controle de frequência que gere resultados. Além disso, é a partir dele que sua empresa cumpre com suas obrigações legais e faz o controle da jornada de trabalho de seus colaboradores, além de conseguir fechar a folha de pagamento.
Sendo assim, ter um ponto capaz de armazenar dados de frequência que permita tomada de decisões importantes e otimize o trabalho da equipe de RH é o caminho para um controle de frequência de empregados eficaz.
Mas, para que tudo isso seja possível, será necessário aprender e, mais tarde, colocar em prática as respostas para as perguntas abaixo:
- Por que fazer o controle de frequência dos empregados.
- Como fazer o controle de frequência dos empregados.
Por que fazer o controle da frequência dos empregados?
Primeiro de tudo, segundo a CLT, art. 74, empresas que possuem mais de 20 funcionários são obrigadas a controlar e a registrar as horas trabalhadas de cada membro da equipe. Em outras palavras, devem, obrigatoriamente, fazer o controle de sua frequência.
Além disso, esse tipo de controle é importante para saber se o funcionário está cumprindo com o que foi estabelecido em seu contrato de trabalho e, consequentemente, sendo um colaborador que se paga, trazendo resultados e não prejuízos para a empresa.
Aliás, controlar a frequência dos funcionários é necessário para mensurar, em certa medida, a produtividade e a qualidade do trabalho. Pois, do que adianta reter um colaborador desengajado com o trabalho que desempenha?
Sim, o registro das horas trabalhadas pelos seus funcionários será uma informação valiosa para embasar decisões importantes que impactarão no funcionamento e no desenvolvimento da empresa. Por isso, é tão importante colocá-lo em prática.
Como fazer o controle de frequência dos empregados?
Existem três formas de registro de controle de frequência, confira:
1. De modo manual
A primeira maneira de controlar a frequência de seus colaboradores é por meio do ponto manual. O exemplo mais tradicional desse método é o livro-ponto. Seguido de planilhas de Excel impressas e disponibilizadas pelos murais da empresa.
Embora essa seja uma forma legítima de controlar a frequência da equipe, o controle manual peca por sua vulnerabilidade, pois é mais passível de fraudes, erros e rasuras.
E isso não facilita o dia a dia da equipe responsável por fechar a folha de pagamento dos outros funcionários, visto que é necessário conferir linha por linha as horas trabalhadas e a frequência de cada colaborador.
2. De modo mecânico
A segunda maneira de controlar a frequência de seus empregados é através do ponto mecânico ou, ainda, relógio de ponto cartográfico. A sua utilização consiste, basicamente, em colocar um cartão, feito com papel cartolina, dentro de um relógio marcador para coletar os dados cartográficos.
No entanto, assim como o ponto manual, o ponto mecânico possui limitações. Afinal de contas, é necessário controlar e fazer o cálculo da frequência de cada funcionário de maneira individual.
3. De modo eletrônico ou online
A última maneira de registrar a frequência de seus funcionários é através do ponto eletrônico ou online. Aqui as opções são maiores, assim como mais seguras - visto que não dependem tanto da interação humana para o seu funcionamento.
Há o controle biométrico de frequência, o ponto com cartão magnético e o ponto online. O biométrico é contabilizado a partir da impressão digital do colaborador, o magnético através do cartão de acesso do funcionário e o online por meio de um aplicativo de controle de ponto.
Dentre as opções, o ponto online mostra-se um dos principais, visto que para realizar o controle da frequência dos funcionários basta que a empresa contrate um sistema de ponto eletrônico, instrua que a equipe baixe o aplicativo no próprio celular e registre-os na plataforma.
Ao liberar o acesso, o colaborador deverá abrir o aplicativo nos horários indicados, ativar a localização do aparelho celular e bater o ponto.
As informações do horário e do lugar de onde o ponto foi batido são armazenadas na base de dados do sistema, via geolocalização, facilitando o fechamento da folha de pagamento e o índice de frequência de cada funcionário.
Agora é com você, escolha o ponto que mais se adequa a realidade da sua empresa e comece, assim que possível, a controlar a frequência de seus funcionários, combinado?
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