Para organizar uma boa escala de folga na sua empresa, é preciso ponderar as possíveis divisões de dias e horários que existem, se elas se encaixam às necessidades dos negócios e às agendas dos funcionários e tomar cuidado para estar de acordo com a legislação.
Além disso, leve em conta a demanda existente, como as equipes se dividem, quanto tempo um colaborador precisa ficar trabalhando na mesma função e use boas ferramentas se estiver buscando uma organização impecável de verdade.
Essa escala de folga pode ser semanal ou mensal, por exemplo, e, independentemente do formato que você escolher, seus funcionários devem estar de acordo com ela. Afinal, o combinado não sai caro.
Quer se organizar melhor para não errar, não ter problema com ninguém, ser justo e ter eficácia e produtividade sem parar? Continua com a gente!
Como funciona a escala de folga?
A escala de folga é estabelecida pelo gestor em comum acordo com os seus funcionários e pode mudar toda semana ou todo mês. Nela, ficam definidos quais são os dias de descanso de cada colaborador.
Apesar de não ser a mesma coisa que escala de trabalho, a escala de folgas depende desse outro modelo para ser construída da maneira correta, portanto, qualquer descanso se define com base nas horas de prestação de serviço dos funcionários para a empresa.
O que diz a lei sobre folgas?
Normas válidas em todo o país estabelecem que toda pessoa que trabalhe com carteira assinada tem direito a um repouso semanal remunerado de 24 horas consecutivas e tem direito a descansar nos feriados, de acordo com o que for combinado com suas respectivas empresas.
Um domingo por mês é "de lei", literalmente, a não ser que o negócio precise contar com o colaborador e uma escala de revezamento aconteça. Sem contar que está proibido que qualquer funcionário preste seus serviços a uma organização por mais de sete dias seguidos sem repouso.
Outras definições acontecem através de acordos individuais ou coletivos.
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) é a legislação mais conhecida para todos os assuntos trabalhistas, mas não a única, então, estude sobre todas as normativas existentes antes de concluir a escala que os seus colaboradores deverão fazer.
O planejamento da sua escala de folga começa aqui!
Quem decide o dia de folga?
A decisão sobre quando acontecerá cada dia de repouso é feita pelo gestor da empresa ou pela liderança da equipe de determinado funcionário em comum acordo com esse funcionário.
E devemos lembrar você que, para que essa decisão aconteça da forma mais transparente possível, nada melhor do que uma boa conversa.
O diálogo ajuda na compreensão das necessidades e expectativas pelos dois lados, deixa o patrão mais confiante em relação ao comprometimento do empregado e o colaborador mais feliz em vestir a camisa do lugar para o qual trabalha.
Qual o papel da liderança na implementação e gerenciamento da escala de folga?
Cabe às lideranças ouvirem suas equipes e conhecerem os profissionais para além da vida corporativa, abrindo espaço para que eles demonstrem seus desejos, queixas e expectativas, sem receios.
Como em todas as etapas do funcionamento de uma empresa, essas lideranças têm papel central na implementação e no gerenciamento da escala de folga e devem fazer o máximo para conseguir as melhores condições possíveis para os dois lados.
Um líder é aquele que sabe ouvir, compreende eventuais compromissos fora do trabalho, como consultas médicas e, mesmo quando não consegue adequar a escala exatamente ao que o funcionário precisa, se mostra disposto a ser o mais democrático possível – assunto sobre o qual trataremos em detalhes ainda neste artigo.
É, enfim, responsável por manter o equilíbrio.
Como equilibrar o tempo de trabalho e descanso dos funcionários?
Líderes contribuem com o balanceamento entre as vidas profissionais e pessoais de seus funcionários quando conseguem, entre outras coisas:
- maior flexibilidade por parte da empresa na hora de fazer escalas;
- estabelecimento dos horários de trabalho e descanso com antecipação;
- atender às demandas individuais de cada colaborador para que eles trabalhem mais dispostos e focados; e
- definir exatamente quais tarefas serão executadas por um trabalhador, tanto nos dias normais quanto em casos de escala.
Antes de pensar como gestor, é preciso se colocar no lugar dos seus funcionários para atingir um equilíbrio, porque exceder o limite dos colaboradores os desgasta física e mentalmente.
Não tem fórmula mágica para uma escala de folga perfeita, mas nós trouxemos algumas dicas que vão ajudar!
10 etapas para organizar uma escala de folgas de trabalho
Estude e entenda as leis e os possíveis tipos de escala de trabalho – e não de folga! – que se encaixem para as necessidades da sua empresa e possibilidades dos seus funcionários, saiba quais as demandas reais dos negócios e pondere-as e ouça o time com atenção.
Essas são as dicas principais para organizar as melhores folgas que você já viu, mas não as únicas. Abaixo, você encontra 10 sugestões que precisam ser seguidas!
1. Estude as leis e evite sobrecargas
Falamos sobre a legislação brevemente no início deste artigo e voltamos a reforçar que o primeiro passo para uma boa escala de folga é estudá-las de forma aprofundada, além de esclarecer qualquer dúvida com o seu advogado.
Conhecer as leis ajuda a evitar sobrecargas dos colaboradores e, consequentemente, processos trabalhistas que dão uma baita dor de cabeça e podem ocasionar prejuízos financeiros fora do script.
2. Avalie os tipos de escalas de trabalho
Sabendo das normativas, aprofunde-se sobre os tipos de escala de trabalho que existem no mercado atualmente e estão dentro da legalidade. São pelo menos oito:
- 4x2;
- 4x3;
- 5x1;
- 5x2;
- 6x2;
- 12x24;
- 18x36; e
- 24x48.
Nas três últimas, o primeiro número corresponde a quantidade de horas trabalhadas e o segundo a quantidade de horas descansadas. Nas anteriores, os números equivalem à quantidade de dias: 4, 5 ou 6 trabalhados e 1, 2 ou 3 descansados.
3. Converse com os funcionários
Siga para a parte prática e coloque o ouvido para funcionar!
Ouça as suas equipes de forma coletiva e cada profissional individualmente para saber o que acharam da escala anterior (se já existia uma), como esperam que a nova definição aconteça, o que estão dispostos a cumprir e o que não querem de jeito nenhum.
Reconheça a importância das pessoas para a empresa e entenda um pouco mais de suas vidas fora dali: quais têm filhos, quais fazem faculdade, quais têm outro emprego ou família fora da cidade etc.
Entendendo isso, é possível fazer uma escala mais eficiente e diminuir os famosos pedidos de trocas de dias, deixar todo mundo o mais satisfeito possível e montar revezamentos democráticos.
Coloque os seus argumentos, claro, mas ouça mais do que fale.
4. Conheça as demandas da empresa
Bata um papo com as lideranças de cada time e circule pela empresa no cotidiano para conhecer seus processos e suas operações.
Só assim você saberá quais as reais demandas do negócio e como atendê-las sem ter prejuízo, mesmo nos dias em que alguns profissionais estiverem em casa.
Tem um bar? Priorize contar com mais gente trabalhando de quinta a domingo, dias de maior movimento. Tem um restaurante? Datas comemorativas, como Dia dos Namorados e Dia das Mães atraem mais visitantes. Aliás, por falar nelas…
5. Fique de olho no calendário
Sente-se e comece a montar o quebra-cabeça. Busque um calendário com datas comemorativas para saber em quais delas o seu negócio precisa estar funcionando a todo o vapor e certifique-se das datas de todo o ano que podem ter mais movimento e procura.
Anote os feriados em que você pretende dar folga talvez até para todo mundo, bem como datas de compromissos pessoais avisados com antecedência pelos colaboradores.
6. Coloque possíveis divisões das equipes no papel
Reúna suas informações já apuradas e distribua todas elas em um papel.
Vá anotando o nome dos trabalhadores, os pedidos que foram feitos durante aquelas conversas, os horários que você gostaria que eles trabalhassem na escala de folga e aqueles em que eles gostariam de trabalhar.
Risque pra lá, risque pra cá. Faça flechinhas. Conecte os pontos.
7. Passe do papel para a tela
Explore recursos mais modernos e vá além do papel e das planilhas, transferindo as possibilidades de escalas e combinações de nomes, dias e horários para ferramentas de computador que ajudem você a deixar tudo o mais claro possível e mais fácil de visualizar.
Então, é só escolher aquela que melhor atende a todos os requisitos dos dois lados envolvidos!
Essas ferramentas fazem um excelente papel também quando chega o momento de informar aos funcionários o que ficou definido.
8. Revise a escala quantas vezes for preciso
Finalmente, faça a revisão da escala escolhida e confira com muita atenção todos os detalhes antes de imprimir, enviar e divulgar.
Lembre-se que revisar não significa só "bater um olho" no que está lá na telinha, mas verificar novamente cada combinação feita, cada funcionário e cada folga.
9. Preze pela antecedência
Com a certeza de que fez a escolha correta, divulgue a nova escala de folgas o quanto antes e com o máximo de antecedência e faça isso não só na primeira ou na segunda vez que uma escala é estabelecida, mas em todas: seja constante.
Todo mundo precisa se planejar, certo?
Se você divulga a escala de folga logo no começo do mês, por exemplo, seus liderados têm tempo de se organizar, arrumar os compromissos fora do trabalho e, caso precisem, pedir trocas com antecedência.
10. Implemente um controle de ponto digital
Uma vez tendo facilitado a vida de todo mundo, facilite a sua! Do RH e do departamento financeiro da companhia igualmente!
Implemente um sistema de ponto eletrônico moderno e desenvolvido por profissionais com expertise diferenciada para controlar o melhor possível tanto como andam as horas trabalhadas quanto como andam as folgas.
Controle a escala antes que ela controle você, organizando-a com ajuda da tecnologia.
Qual a importância de organizar escala de folga?
Lideranças que organizam a escala de folga (principalmente com antecedência) são bem vistas pelos funcionários e têm sua posição de comando valorizada e admirada. Empresas com escalas organizadas são mais produtivas e têm funcionários mais felizes.
Quais os benefícios da implementação da escala de folga?
Para quem contrata, a implementação da escala de folga ajuda no controle de demissões, processos trabalhistas, gastos desnecessários, clima organizacional. Para quem é contratado, traz mais saúde física e mental, produtividade e vontade de trabalhar.
Escalas de descanso também ajudam a controlar o desgaste da equipe e reduzem faltas e atrasos, o que impacta na qualidade das atividades desempenhadas. Sem contar que elas permitem à empresa ter mais gente trabalhando quando é realmente necessário.
Por essas razões e pelos outros motivos que você conheceu no decorrer do artigo até aqui, elas são um direito de todos.
Quem tem direito à folga?
Qualquer trabalhador que tenha carteira assinada e, portanto, trabalhe dentro do que está imposto pela CLT tem direito ao Descanso Semanal Remunerado (DSR) e isso consta no artigo 67 da legislação. Não esqueça.
Quando a folga é obrigatória?
A folga é obrigatória sempre que um funcionário em regime CLT trabalhar mais de sete dias seguidos sem descansar. Cuidado com isso porque a desatenção pode trazer problemas na Justiça.
Como fazer escala de folga semanal?
É simples: conheça a legislação, avalie possibilidades, converse com os profissionais, coloque tudo no papel e monte alternativas como se estivesse montando um quebra-cabeça ou jogando liga-pontos. Use a tecnologia a seu favor. Revise e divulgue com antecedência.
Acha que vai ficar mais fácil tendo um modelo? Sem problema! É a última coisa antes de irmos.
Modelo de escala de folga
O modelo que trouxemos pode ser feito em uma planilha. Ele usa como base uma empresa que conta com seis pessoas na equipe e funciona de terça a domingo. Seu movimento é maior aos finais de semana.
Às segundas, todos descansam porque a empresa não abre. Entre terça e quinta-feira, os turnos se alternam e, de sexta a domingo, todos trabalham.
O "✓" mostra os dias em que cada colaborador descansa e aqui temos uma escala 5x2, de cinco dias trabalhados e dois de folga. As definições mudam de acordo com o quadro de funcionários e os dias abertos e fechados de cada organização.
Agora, é só adaptar para a sua empresa. Mãos à obra!
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