Espelho de ponto: o que é, importância e como funciona?

Espelho de ponto

O espelho de ponto é um relatório que reúne todas as informações das horas trabalhadas ou não trabalhadas pelos colaboradores de uma empresa, ou seja, funciona como um documento que contém o resumo da jornada de trabalho executada por cada profissional.

Ele costuma ser emitido uma vez por mês para que seja feito corretamente o fechamento da folha de pagamento, mas, quando preenchido automaticamente através de um sistema específico para essa função, reúne e organiza as informações de ponto todos os dias.

Basicamente, todas as marcações de entradas, saídas e intervalos, assim como o registro de horas extras ou negativas, atrasos e faltas ficam espelhados nesse documento, por isso, ele serve também como um comprovante da carga horária cumprida ou não pelo trabalhador.

Preparamos uma trilha de aprendizagem com tudo o que você precisa saber para emitir espelho de ponto do jeito certo, evitar problemas trabalhistas e reduzir prejuízos financeiros na sua empresa. Vamos lá?

O que é um espelho de ponto?

É um relatório mensal e de valor judicial que mostra para gestores, RH e departamento financeiro de uma empresa como foi a jornada de trabalho de cada funcionário ao longo do mês. O documento também é chamado de folha de ponto.

Geralmente, compõem esse documento informações coletadas pelo relógio de ponto da organização. Entre elas:

nome completo do colaborador;
informações do empregado e do empregador;
jornada de trabalho acordada;
resumo mensal das marcações;
data de coleta;
horário de entrada e saída;
intervalo intrajornada;
data da emissão do relatório de ponto;
total de horas trabalhadas;
total de horas extras;
assinatura da empresa; e
assinatura no espelho de ponto do funcionário.

Ele desempenha um papel importante no controle da jornada de trabalho de cada membro da equipe de uma empresa, além de ser de suma importância para o manejo de recursos e o fechamento da folha de pagamento, como você viu anteriormente.

O que diz a CLT sobre a folha de ponto?

O artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho trata da obrigatoriedade do registro de ponto para empresas com mais de 10 funcionários, seja esse registro manual ou automatizado, porém, a CLT não especifica regras para a elaboração do espelho de ponto propriamente dito.

Mas, atenção! Existe uma legislação específica para espelhos de ponto eletrônicos.

Esse documento deve ser gerado a partir de um programa de tratamento do registro de ponto, seguindo as normas estabelecidas pela Portaria 671, que trata de aspectos relativos à inspeção do trabalho e outras disposições e exige maior detalhamento de informações de entrada, saída e intervalo dos funcionários.

É exigência da Portaria 671 para o espelho de ponto eletrônico:

identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
identificação do trabalhador contendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função;
data de emissão e período do relatório do espelho de ponto eletrônico;
horário e jornada contratual do empregado;
registro não apenas de marcações efetuadas, como também de marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas); e
duração das jornadas realizadas (considerando o horário noturno reduzido, se for o caso).

Se você faz uso de um Relógio de Ponto Eletrônico para registrar e gerir a jornada de trabalho da sua equipe, fique atento às recomendações acima. Elas são fundamentais para que o espelho de ponto emitido pelo sistema da sua empresa esteja dentro dos parâmetros legais.

Como funciona o espelho de ponto?

Ele funciona como um comprovante das horas trabalhadas pelo colaborador e pode ser montado automaticamente por um programa de computador a partir de um um registro de ponto eletrônico ou ser feito à mão quando a empresa tem um sistema de registro de ponto manual e, portanto, anotação de entradas, saídas e intervalos feitas com papel e caneta.

Depois de pronto ao final do mês, esse espelho deve ser conferido pelo próprio trabalhador e também pela empresa.

Logo depois da verificação das informações do documento, ambas as partes devem assiná-lo. Logo, uma via permanecerá com o colaborador enquanto outra cópia será arquivada pela contratante.

Saiba que é importante que a empresa possua uma segunda via de todos os relatórios emitidos e assinados por ela e pelos trabalhadores. Essa cópia pode estar armazenada em ambiente físico ou eletrônico, mas precisa existir já que autoridades fiscais podem querer analisá-la em alguma situação.

Qual é a importância do espelho de ponto?

Além do espelho de ponto ser um direito do colaborador, o documento reúne muitos benefícios para a organização. Acompanhe:

Proporciona a conferência da jornada de trabalho de cada trabalhador.
Mostra dados importantes sobre as horas extras feitas por cada um deles.
Reúne informações pertinentes sobre o absenteísmo no trabalho e a produtividade de cada membro da equipe.
Auxilia no cálculo das horas extras e no fechamento da folha de pagamento.
Serve como um documento estratégico para o gestor, já que, ao analisá-lo, é possível identificar possíveis custos a serem evitados, perceber a necessidade de contratar mais pessoas e avaliar o comprometimento da equipe com o trabalho, por exemplo.
Evita processos trabalhistas, uma vez que garante um respaldo jurídico importante e serve como comprovante.
Impede o pagamento equivocado de horas extras e, na outra ponta, a falta de descontos devidos, como atrasos e faltas sem justificativa.

Viu, só? Mais do que indispensável para o fechamento da folha de pagamento, ele pode ser uma ferramenta estratégica para a redução de custos e gestão adequada das pessoas que compõem o quadro de funcionários da sua empresa!

Como fazer um espelho de ponto?

Para fazer um espelho de ponto que garanta à sua empresa e aos colaboradores todas as vantagens acima e ajude na otimização do trabalho do departamento pessoal, o segredo é contar com um sistema de ponto eletrônico desenvolvido e implementado por uma empresa especializada como a Coalize.

De outro modo, esse processo deve ser feito manualmente, o que não garante a segurança necessária para você e sua equipe e tampouco a precisão dos registros e cálculos.

Então:

Comece a usar o ponto eletrônico da Coalize.
Cadastre todos os funcionários no sistema de ponto eletrônico uma única vez (incluindo todas as informações necessárias, conforme a Portaria 671, como nome completo, CPF, cargo e jornada de trabalho).
Explique ao funcionário como bater o seu ponto através da biometria, cartão magnético individual ou dispositivo eletrônico, como celular e tablet.
Ao final do mês, o espelho de ponto é gerado automaticamente, com base nas informações coletadas e tratadas do ponto eletrônico.
Instrua o colaborador a conferir e assinar digitalmente a folha de espelho de ponto e holerite mensal pela própria plataforma ou aplicativo do sistema.

Prontinho! Todas as informações serão armazenadas na nuvem e podem ser acessadas por ambas as partes sempre que necessário.

Inclusive, através dessa solução, o gestor consegue acompanhar e controlar a formação do espelho de ponto em tempo real e não só vê-lo fechado no fim do mês. Assim, fica mais fácil tomar decisões conforme elas se tornam necessárias, né?