Para preencher o livro de ponto é necessário que o funcionário complete as linhas e as colunas apresentadas no documento de maneira clara e sem rasuras, escrevendo o horário pontual em que entrou no trabalho, seguido pelos horários exatos em que foi liberado para almoço, intervalos e saída.
Essas informações podem mudar de acordo com o livro adquirido pela empresa, pois esse caderno, geralmente sem brochura, pode ser comprado em qualquer papelaria e por isso as informações podem variar.
Mas tenha em mente que as únicas colunas invariáveis são as de:
- assinatura do colaborador;
- horário de entrada;
- intervalos;
- horário de saída; e
- indicação de data e mês da marcação.
Segundo a Consolidação das Leis Trabalhistas - CLT, toda empresa com mais de 20 colaboradores registrados deve ter o livro de ponto para controle de horário. Veja como fazer esses registros e administrar melhor a sua equipe. É só continuar a leitura!
Para que serve um livro de ponto?
Resumidamente, ele serve para proteger os direitos da empresa e dos colaboradores em relação à carga horária trabalhada, além de facilitar o controle e o registro dos horários de entrada e saída, auxiliando o trabalho do gestor em relação à folha de pagamento e ao acerto de horas extras.
Em outras palavras, a folha de ponto - ou livro de ponto - serve para controlar os horários dos colaboradores, registrando diariamente cada movimentação de entrada e saída, incluindo os intervalos.
Essa ação facilita o pagamento exato da remuneração, pois é possível registrar as horas extras e os atrasos de cada funcionário, permitindo que o setor de Recursos Humanos gere a folha de pagamento com o valor extra a ser recebido pela horas trabalhadas a mais ou com o desconto pelo atraso.
É importante ressaltar que o desconto pelo atraso só deve acontecer em situações nas quais o colaborador ultrapassou os 10 minutos de tolerância.
Além disso, o registro correto do horário junto à assinatura do empregado funciona como prova jurídica para a empresa em caso de ações trabalhistas.
O mesmo direito é válido ao colaborador, que pode utilizar o livro de ponto como prova legítima sobre sua carga horária.
Justamente por ser um documento que pode ser utilizado em ações judiciais, a folha de ponto deve ser preenchida sempre à caneta e não deve conter rasuras, já que nessa situação o livro passa a ter suas informações comprometidas.
Quem deve assinar o livro de ponto?
A CLT determina que grande parte dos funcionários deve assinar o livro ponto, porém, deixa flexível a ação para colaboradores que possuem cargo de confiança e gerência, assim como para aqueles que exercem funções externas, ou seja, não trabalham no ambiente interno da empresa.
Por último, também estão isentos do controle de ponto os funcionários que possuem regime de teletrabalho, isto é, colaboradores que trabalham em home office.
O que escrever na folha de ponto?
O livro de ponto deve conter informações referentes ao dia e mês em que estão ocorrendo as assinaturas, além da carga horária de trabalho.
Porém, sempre há outras necessidades determinadas pela empresa na hora de preencher esse documento. Aquelas instituições que possuem horário fixo, por exemplo, precisam determinar o horário de trabalho geral, para que seja possível comparar as informações preenchidas pelos colaboradores.
Essa mesma empresa, caso possua um determinado grupo de trabalhadores com horários distintos ao fixo, deve separar as assinaturas para que seja possível diferenciar os dois grupos de colaboradores.
Como preencher um livro de ponto?
Primeiro, saiba que é fundamental assessorar os colaboradores durante a coleta de assinatura, pois o livro não pode conter rasuras, riscos ou letras ilegíveis. Em seguida, é preciso preencher todas as colunas necessárias, com cuidado e utilizando uma caneta.
Para que o preenchimento seja feito de forma correta, é preciso cumprir com as regras determinadas pela CLT, logo, a folha de ponto deve incluir:
- informações sobre atrasos e faltas;
- horas extras;
- coluna individual para preenchimento da hora, separada por períodos;
- campo para assinatura do colaborador; e
- páginas divididas em entrada e saída para melhor organização.
Saiba que alguns livros encontrados à venda não possuem esses campos, por isso, pesquise e analise o material antes de adquiri-lo, pois essas informações são de suma importância para que a lei seja cumprida.
Por outro lado, caso as informações preenchidas não estejam corretas e legíveis, o empregador perde o respaldo legal e, mesmo que possua razão, não terá provas cabíveis para contestar o colaborador em uma ação trabalhista.
É importante ressaltar a necessidade da complementação, preenchendo um documento de espelhamento. Resumidamente, você deve contar com um relatório preenchido pelo RH, esclarecendo todos os horários realizados pelo colaborador durante o mês de serviço.
No último dia útil do mês, esse documento deve ser entregue aos funcionários, que devem analisar as informações e assinar confirmando os dados descritos, que terão validade perante o Ministério do Trabalho.
Como assinar o livro de ponto?
No livro ponto tradicional, o gestor deve preencher a primeira linha, informando o dia, mês e ano atual, em seguida, deve-se orientar os colaboradores para que comecem assinando seus nomes completos, seguidos do horário de entrada.
Ao sair para o horário de almoço, o colaborador deve voltar à mesma página e preencher o horário exato em que está deixando o ambiente de trabalho e, por fim, ao encerrar o expediente, a coluna "saída" deve ser preenchida.
O campo "observação" só deve ser utilizado em situações nas quais o colaborador necessitou deixar suas funções mais cedo por algum motivo emergencial. Nesse caso, o ideal é utilizar palavras curtas que não configurem qualquer rasura ou ultrapassem o espaço disponível.
Como descrito anteriormente, é comum que haja variação de um modelo para o outro, por isso é possível - e permitido! - que a empresa providencie um livro de ponto personalizado segundo as necessidades da organização, desde que o artigo respeite a legislação e contenha as informações exigidas que foram descritas neste artigo.
É válido mencionar que quanto mais completa for a folha de ponto maiores serão as garantias da empresa, afinal, toda informação registrada será assinada e confirmada pelo colaborador, o que significa que ele concorda com o que está preenchido no livro.
Por último, o funcionário que se recusar a assinar o ponto, ou esquecer de assiná-lo com determinada frequência, pode sofrer advertências ou outras penalidades previstas no contrato de trabalho, podendo resultar em demissão.
Como funciona o ponto digital?
O ponto digital funciona através de um sistema podendo ser biométrico ou online, ambos registram e armazenam os horários de trabalho de cada colaborador.
Para isso, basta registrar as informações referentes ao ponto (no caso do online) ou colocar a digital no aparelho biométrico para que os dados sejam coletados, informando ao RH a hora exata de entrada, intervalo e saída.
Essa é uma das rotinas de controle de ponto mais seguras, porque dificulta e restringe, no caso da biometria, a possibilidade de fraude.
É importante esclarecer que existe outra maneira de controlar a jornada digitalmente, que funciona por meio de um relógio de ponto no qual o colaborador pode registrar seus horários utilizando um cartão magnético individual.
Em qualquer uma das possibilidades, o gestor consegue acompanhar todas as informações em tempo real e também de maneira mensal através de relatórios, sem rasuras ou erros manuais.
Interessante, não é mesmo? Veja agora uma pequena comparação no quesito de segurança entre os modelos digitais e o manual e escolha a melhor alternativa para o seu negócio.
Qual o mais seguro: controle de ponto manual ou digital?
Ambos são eficientes, mas, de modo geral, a opção digital é mais segura e confiável, isso porque as rasuras são praticamente inexistentes nesse modelo, que automatiza o controle da jornada de trabalho dos funcionários, minimizando erros humanos.
O ponto manual, efetuado através do livro de ponto, pode ser rasurado com facilidade, comprometendo sua legitimidade. A possibilidade de alteração de dados também é maior nesses sistemas.
Esses fatores diminuem consideravelmente quando comparados ao ponto digital, pois esse último fornece relatórios completos aos gestores, informando a carga horária exata cumprida de cada colaborador, auxiliando nos cálculos necessários, isto é, facilitando a gestão de recursos humanos.
O ponto digital também reduz as chances de alteração de informações, oferecendo maior segurança judicial aos envolvidos.
Agora que você já tem todas as informações que precisa, que tal colocar na ponta do lápis uma lista de vantagens e desvantagens e escolher o formato que melhor se adapta à sua empresa?
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