A estrutura matricial é uma forma de organizar a sua equipe de modo a torná-la mais produtiva. Isso porque, nesse modelo, os colaboradores se reportam a dois gerentes diferentes que podem auxiliá-lo nas tarefas, além de contar com uma equipe com várias especialidades que cooperam mutuamente nos projetos.
Toda empresa, independentemente do seu segmento ou tamanho, possui necessariamente algum tipo de hierarquia. Isto é, uma estrutura organizacional ou, para aqueles mais familiarizados com o assunto, um clássico organograma.
Essa hierarquização trata da definição de funções e cargos dos departamentos. Conforme essa departamentalização ocorre, percebe-se algumas diferenças nos seus formatos.
As duas formas mais tradicionais são: a estrutura funcional, em que cada setor tem um único gerente e a estrutura divisional, em que não há gerente por setor, mas, sim, por atividade, como projetos, produtos, serviços, clientes e etc.
Apresentaremos, a seguir, uma outra estrutura, não tão clássica, mas que está mais alinhada à realidade das organizações modernas: a organização matricial.
O que é Estrutura Matricial?
Este é um modelo híbrido de organização que apresenta maior flexibilidade e é uma excelente alternativa para empresas com foco em projetos. Esse tipo de departamentalização surge das duas estruturas: funcional e divisional.
Ou seja, é um tipo de organização mais flexível que pode ser adotada em empresas que buscam um equilíbrio entre as estruturas tradicionais, e os colaboradores se tornam subordinados a duas lideranças: a um gerente de projetos e um gerente de departamento.
Nesse caso, a organização conta tanto com o gerente de setor, quanto com o gerente de projetos - de produtos, clientes, dentre outros. Sendo assim, a principal diferença dessa estrutura é que cada colaborador terá dois gerentes.
A estrutura organizacional matricial é uma solução para empresas que precisam de uma organização mais fluida e dinâmica, com uma funcionalidade menos enrijecida ou burocrática.
Isso porque é uma estrutura que descentraliza a responsabilidade e a autoridade, além de formar equipes com membros de diversas especialidades.
Inclusive, a departamentalização matricial, como também é conhecida a estrutura matricial, dá mais segurança ao funcionário, que contará com uma equipe de trabalho e dois novos gerentes a quem se reportar.
Qual a diferença entre estrutura matricial e funcional?
As duas formas de estrutura se assemelham pelo fato de ainda existir um gerente para as funções. No entanto, a estrutura matricial conta com um reforço: um gerente extra que auxilia nos projetos designados.
Além disso, o gerente de projetos é responsável por uma equipe com colaboradores de diversos setores, diferente do gerente de departamento típico da estrutura funcional, que lidera apenas pessoas do seu próprio departamento.
Por exemplo, um gerente de vendas na estrutura funcional estaria encarregado de uma equipe de colaboradores apenas do setor de vendas.
E isso continua a ser a função do gerente de departamento na estrutura matricial, com a diferença de que o mesmo funcionário de vendas, que responde ao gerente de departamento, também responderá ao gerente de projetos, e será designado a uma equipe com outros colaboradores de outras especialidades para a execução de determinado projeto.
Confira, abaixo, algumas características da estrutura matricial que podem ajudar a decidir pela implementação - ou não - dessa estrutura de organização para empresas.
Características da estrutura matricial
Se a sua empresa possui um ambiente mais flexível e adaptável e você quer ver a equipe render cada vez mais, a estrutura matricial pode vir para somar.
Algumas características dessa modalidade de organização empresarial são:
- interdependência entre as áreas de atuação;
- organização fluida para obter o melhor rendimento possível dos colaboradores;
- maior autonomia e participação dos funcionários que não se encontram nos cargos de maior hierarquia;
- estrutura organizacional voltada para projetos; e
- flexibilidade quanto a alterações na equipe.
Interessante, não é mesmo?
Com várias especialidades reunidas na mesma equipe, os colaboradores se veem dependentes - em um bom sentido - dos colegas de equipe e podem contar com um time especializado na hora de resolver os desafios em conjunto.
Além disso, contar com os colegas de equipe na hora de resolver os desafios torna o trabalho mais fluido e cooperativo.
Enquanto em outros sistemas organizacionais o chefe é a figura de maior autoridade, na estrutura matricial a coordenação de grupos divididas em dois gerentes diminui a carga de autoridade de apenas um chefe: agora a responsabilidade é dividida, o que também ajuda os coordenadores de equipe a não se sentirem sobrecarregados.
Por que fazer a Organização Matricial?
Com esse modelo, as coisas fluem mais rapidamente e o resultado é uma equipe interdependente, que se comunica em prol de um projeto e torna o processo de desenvolvimento de um produto muito mais eficiente.
Se pensarmos que para desenvolver um projeto é necessário contar com diferentes setores da empresa, entenderemos como essa estrutura pode ser mais eficaz.
Imagine este exemplo de empresa com estrutura matricial: um projeto deve ser desenvolvido envolvendo produção, vendas, financeiro e RH.
Esse modelo possibilita que cada gestor de projeto possua uma equipe com funcionários de diferentes departamentos, facilitando a comunicação e o desenvolvimento dos processos.
Na organização matricial, cada funcionário terá dois gestores:
- um para o seu departamento, como Recursos Humanos, Financeiro e etc.; e
- outro para o projeto que ele estiver inserido.
Ou seja, o colaborador responderá para dois líderes, conforme o assunto em questão. Em contrapartida, terá duas equipes de apoio: a do seu setor e a do seu projeto.
Veja nosso modelo de estrutura matricial, a título de exemplo:
Desse modo, os dois gerentes estão no mesmo nível de hierarquia, pois respondem ao mesmo superior. No entanto, possuem responsabilidades e autoridade para questões diferentes.
Assim, cada colaborador saberá quando deve recorrer a um gestor ou a outro e também quando deve tomar as suas próprias decisões.
Vantagens e Desvantagens da Estrutura Matricial
Como em toda organização, ela apresenta vantagens e desvantagens. No entanto, quando se trata de uma empresa moderna e orientada para projetos, esse pode ser o modelo mais vantajoso de todos, pois é focado em eficiência e tem como objetivo aumentar os lucros.
Principais vantagens:
- tomada de decisões de forma mais rápida;
- maior produtividade e lucratividade;
- colaboradores mais participativos;
- destaca a ligação entre departamentos;
- mantém a empresa mais unida, em prol dos mesmos projetos;
- aumenta as chances de controle de resultados;
- proporciona uma flexibilização no quadro de funcionários; e
- identifica novos perfis de liderança.
Possíveis desvantagens:
- os gerentes podem entrar em conflito de ideias, porém, apresentar o objetivo claro e manter uma boa comunicação pode ser a solução; e
- os funcionários podem se confundir sobre qual gestor devem procurar, para resolver questões. Nesse caso, é preciso que esteja claro por quais assuntos cada um responde.
Como aplicar a estrutura matricial em uma empresa
Não é porque ela é um modelo de organização mais fluido que você não precisa planejar e estruturar a sua equipe formalmente para isso.
Em outras palavras, um bom planejamento é essencial para que essa estrutura funcione na sua empresa.
Confira 4 passos para aplicar a estrutura matricial na sua empresa!
1. Faça um organograma da empresa
Contar com um organograma na hora de estruturar as equipes da sua empresa ajuda muito nesse momento.
É através de um organograma prévio que você consegue visualizar melhor os colaboradores e quais são as suas respectivas funções dentro da empresa, para realocá-los de maneira eficiente no melhor grupo e melhor projeto.
2. Identifique as lideranças
Conhecer os perfis de liderança em uma empresa é uma qualidade de bons gestores que conhecem sua equipe.
Lembre-se que essa estrutura exige duas lideranças: a de setor e a de projeto e, por isso, você precisa ser estratégico na hora de escolher os gerentes das equipes.
Levar em conta desavenças e afinidades nesse momento pode ser uma boa opção para evitar conflito de interesses nas gestões dos grupos de colaboradores.
3. Treine a sua equipe
Uma mudança de estrutura na empresa é um bom motivo para capacitar a sua equipe. Afinal, mudar o modo como a empresa se organiza sem comunicar aos colaboradores como isso vai acontecer é um erro a ser evitado no início da implementação do sistema.
Prepare um treinamento em equipe que deixe bem claro como o sistema funcionará e explique quem se reportará a quem. Uma dinâmica de equipe pode ajudar a quebrar o gelo e fazer com que os futuros colegas se conheçam melhor.
Essa capacitação pode acontecer já com as divisões de equipe e lideranças definidas ou antes da implementação oficial do projeto.
4. Seja transparente com seus funcionários
O ideal é que um novo organograma seja montado após a implementação da estrutura matricial na empresa.
Afinal, agora são novas equipes que se reportam a novas lideranças. A ideia é enviar a todos os funcionários o organograma de suas equipes bem detalhado, explicando quem se reporta a quem e em quais situações.
Um organograma mais geral de todas as equipes também pode ser disponibilizado para que não restem dúvidas em relação ao sistema.
Devo aplicar esse modelo na minha empresa?
Se a sua empresa conta com diferentes atividades, como projetos ou produtos, esse pode ser o melhor modelo. Assim, a organização terá um olhar de gerência para os departamentos e um líder de equipe para os projetos, diminuindo a burocracia, pois os dois serão capazes de tomar decisões e resolver problemas.
Se a sua empresa é voltada à execução de projetos, experimente essa forma de gestão e veja os resultados.
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