Organograma é uma representação gráfica da estrutura de uma organização. Em outras palavras, um gráfico que organiza os cargos e funções da empresa, a fim de auxiliar visualmente o entendimento da disposição de cargos e suas respectivas responsabilidades dentro da corporação.
É uma estratégia simples e inteligente, que, quando colocada em prática traz benefícios organizacionais impressionantes. É a partir do organograma de uma empresa que seus colaboradores conhecem a hierarquia de cargos da corporação, além de entenderem as funções de cada um dentro do espaço de trabalho.
O organograma empresarial não é apenas um pedaço de papel fixado pelos murais da empresa ou um arquivo disponibilizado digitalmente. Mais do que isso, ele ajuda, eficientemente, nas relações de uma empresa.
Veja alguns dos benefícios da sua aplicação:
- Auxilia no entendimento da hierarquia;
- Situa, na empresa, os novos contratados;
- Otimiza a comunicação interna;
- Aumenta a produtividade dos colaboradores;
- Motiva os colaboradores.
O passo a passo para montar um organograma para sua empresa
Antes de começar a montar seu organograma empresarial, é importante notar que o mesmo deve ser incorporado em todas as empresas, não importando seu tamanho ou segmento. Ok?
Além de um instrumento organizacional eficiente para as empresas, o organograma - como citado acima - pode motivar seus colaboradores. Como? Através da visualização do colaborador sobre o quanto pode crescer dentro de uma organização, por exemplo.
A partir dele, a visualização de cargos e funções fica evidente, tornando o colaborador mais produtivo para alcançar seu plano de carreira.
Sim, o organograma pode ser utilizado pelos gestores de pessoas também. Bacana, não? Por isso, confira o passo a passo para montar um organograma do zero:
1. Realize uma pesquisa em sua empresa
O primeiro passo é realizar uma pesquisa com seus colaboradores, a fim de mapear todos os cargos e funções distribuídos pela empresa.
Para essa etapa, a melhor opção é criar um formulário online e pedir a colaboração dos funcionários para a execução da tarefa. Feito esse levantamento, você poderá seguir adiante.
2. Identifique as hierarquias
Como dito anteriormente, uma das principais utilidades do organograma empresarial é delinear as hierarquias. Portanto, o segundo passo será saber quantos e quais os cargos que compõem sua empresa, seguido da definição dos níveis de hierarquia entre eles.
Nesse ponto, você já tem as informações necessárias da sua empresa para começar a elaborar a ferramenta visual organograma.
3. Escolha o modelo ideal
Tendo em mãos os dados citados no segundo passo, é hora de escolher o modelo ideal de organograma para o seu negócio. Veja os exemplos de organogramas disponíveis e mais comumente utilizados:
- organograma vertical;
- organograma horizontal;
- organograma por pessoas;
- organograma por funções ou organograma funcional;
- organograma por projetos;
- organograma circular;
- organograma em barras.
Exemplo de Organograma Vertical
O mais comum e utilizada pelas empresas é o organograma vertical, pois promove visualmente - de cima para baixo - a hierarquia e correlações entre os cargos.
No entanto, é importante escolher um modelo que represente o principal objetivo da utilização do organograma, bem como o que represente melhor a cultura da empresa.
Como exemplo, tem-se o organograma circular, utilizado principalmente por empresas com uma visão de mundo mais aberta.
Por último, vale notar que há mais um modelo, o organograma matricial, geralmente utilizado por empresas que não têm definições claras das suas funcionalidades.
4. Selecione a ferramenta mais adequada
Escolhido o tipo de organograma que irá utilizar, é necessário desenvolvê-lo, de fato. Entretanto, para isso, é preciso selecionar a ferramenta mais adequada para criá-lo.
É possível desenvolvê-lo no Excel, no Word e no Powerpoint. Essas são as maneiras mais práticas para elaborar o seu. Também há possibilidade de utilizar aplicativos específicos para isto.
O mais importante é sentir-se à vontade com a utilização da ferramenta e que a mesma proporcione o resultado desejado.
5. Confirme as informações
Sim, terminado o organograma é recomendável checar as informações.
Consulte os setores e profissionais da sua empresa, conferindo as informações. Se estiver tudo ok, é hora de colocá-lo para trabalhar.
6. Apresente o gráfico a toda equipe
Convoque uma reunião com seus colaboradores e anexe o organograma empresarial pelos corredores da empresa. É importante que ele seja conhecido e entendido por todos. Este é o momento de conhecer, na prática, os benefícios da ferramenta visual.
7. Mantenha-o atualizado
Por fim, mantenha-o atualizado. Como se sabe, colaboradores vêm e vão. Muitas vezes a taxa de turnover não está como o desejado e precisamos fazer mais alterações no quadro de colaboradores do que o normal. Ou, por outro lado, a empresa pode estar em ascensão e o número de cargos e colaboradores tenha que aumentar. Portanto, mantenha-o em dia.
Como você viu e aprendeu, o organograma pode ser montado facilmente e seus benefícios organizacionais são necessários para o bom funcionamento de qualquer corporação. Por isso, que tal iniciar a elaboração de um organograma empresarial hoje e começar a usufruir das suas vantagens?
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